Molntjänst förenklar vardagen i Mjölby

Mjölby kommun har nyligen upphandlat en molntjänst för synpunktshantering. Man tar ett helhetsgrepp för att ta emot och hantera synpunkter inom hela sin verksamhet. Syftet är att erbjuda medborgarna bättre tillgänglighet och ett mer enhetligt sätt att lämna sina synpunkter, samtidigt som den interna hanteringen förenklas och kvalitetssäkras.

Sara Hesse, som är Utredningsingenjör på Tekniska kontoret och projektsamordnare för införandet av det nya synpunktshanteringssystemet, ser fram emot att kunna ge medborgarna bättre och snabbare service:  

- Vi vill ge våra medborgare fler och enklare möjligheter att lämna synpunkter till kommunen och även få en effektivare och bättre kvalitetssäkrad hantering av dessa synpunkter i vår egen organisation. Genom att alla förvaltningar kommer att använda tjänsten får både medborgarna och vi på kommunen ett enhetligt och samlat sätt att hantera denna värdefulla information.

Vad kommunens invånare tycker är viktigt för Mjölby kommun och ett av kommunmålen är att "Medborgarnas möjligheter till inflytande på kommunens verksamheter och beslut ska öka". En del av kommunens verksamheter behöver dessutom invånarnas hjälp med att rapportera in fel. Det kan handla om trasig belysning eller skador på det mindre vägnätet, saker som de boende är de första att märka.

- Idag kan synpunkter lämnas via hemsidan men det genererar bara e-post till berörd förvaltning och sparas inte i något system, säger Sara Hesse. Hur detta dokumenteras är lite olika mellan förvaltningarna och i avsaknad av IT-stöd är det bitvis ganska bristfälligt. 

Syftet med den nya tjänsten som nu upphandlats är att det ska förbättra kommunikationen med medborgaren, att det ska förenkla för handläggarna att vidta åtgärder och att det ska bidra till ständiga förbättringar i kommunens verksamhet.

En av de viktigaste delarna i detta är förstås att göra det så enkelt som möjligt för medborgarna att lämna sina synpunkter. Därför kommer det att finnas formulär för detta både på kommunens hemsida och Facebooksida, samt en app för smarta telefoner och surfplattor där man även enkelt kan ange sin position och bifoga en bild.  

Företaget Infracontrol vann upphandlingen med sin molntjänst Infracontrol Online. Karin Ideland är Interaktionsdesigner och är nu den som hjälper Mjölby kommuns förvaltningar att konfigurera tjänsten efter de olika behov som finns.

Förvaltningarna som kommer att använda sig av Infracontrol Online i sitt dagliga arbete, när tjänsten är i full drift någon gång i höst, är: Tekniska, Miljö, Byggnad, Omsorg, Utbildning, Kultur och Fritid, Räddningstjänsten, Service och Entreprenad samt Kommunstyrelsens förvaltning som ansvarar för medborgarservice, turism och näringsliv.