Extern utvärdering av projektet Combine klar

Den externa utvärderingen av hur upphandlingen och införandet av Combine fungerade är nu klar. Resultatet av utvärderingen ska användas för att utveckla och förbättra vår förmåga att driva projekt som lever över lång tid.

Combine startade som projekt i april 2016 och avslutades som projekt i januari 2019. Styrgruppen för Combine beställde i samband med projektavslutet en extern utvärdering av hur processen för upphandling och införandet av systemet fungerat. Utvärderingen, som är utförd av Preera, har inte tittat på hur väl systemets funktioner fungerar. Underlag för utvärderingen är intervjuer med nyckelpersoner i projektet men också skriftligt material.

Utvärdering införandet
Utvärderingen visar att införandet av systemet drog ut på tiden och tog mer resurser än planerat. Men den visar också på att medarbetarna var uthålliga. Preera skriver också att systemet idag är på plats eller under kontrollerad utrullning. Framgångsfaktorer som lyfts fram är gott samarbetsklimat mellan förvaltningarna, styrgrupp och projektgrupp. En grupp som särskilt lyfts fram är de kompetenta och lojala systemadministratörerna. Kommunen får också beröm för ett skickligt agerande under den situation som ledde till ett stabsläge i januari 2018.

Vid utvärderingen framkom det att medarbetarna tycker att den digitala utbildningen borde kompletterats med lärarledd undervisning. Därför rekommenderar Preera kommunen att göra en analys av vad medarbetarna har för behov av utbildning och support när vi står inför framtida projekt. Utvärderingen rekommenderar också vi ska avgränsa stora projekt i delprojekt för att minska komplexiteten. Slutligen rekommenderar de förvaltningarna att i större utsträckning samarbeta med kommunledningskontoret för att säkerställa rätt kompetens på varje roll i projektet.

Utvärdering upphandling
Utvärderingen av upphandlingen visar att den var väl genomförd, med några få undantag. Den största framgångsfaktorn var att det fanns en professionell huvudprojektledare och tre verksamhetskunniga delprojektledare och de hade ett gott samarbete. Rekommendationen till Kungsbacka kommun är bland annat att samtidigt driva ett verksamhetsutvecklingsprojekt parallellt IT-projektet, för att arbeta med förankring och förändringsledning i verksamheterna.

Så arbetar vi vidare
- Inget av det som kom fram i rapporten är förvånande. Det var ett väntat resultat och sådant som vi själva sett kunde gjorts annorlunda, säger Rickardh Asplund, huvudprojektledare för införandet av Combine.

- Resultatet av utvärderingen ska vi använda för att utveckla och förbättra vår förmåga att driva projekt som lever över lång tid och som innebär förändrade arbetssätt för stora grupper och där det är många olika parter inblandade. Alla involverade kommer att arbeta vidare med resultatet och arbetet är redan påbörjat, säger Eva Apelvi, biträdande förvaltningschef på Vård & Omsorg.

Bakgrund
Combine är ett verksamhetssystem som används av medarbetare inom förvaltningarna Vård & Omsorg, Individ & Familjeomsorg samt Gymnasium & Arbetsmarknad. Systemet används för att hantera ärenden som rör medborgaren som är kund, patient, klient eller brukare hos respektive förvaltning.

Hela rapporten finns bifogad i pressmeddelandet. 

Kontaktpersoner
Rickardh Asplund, projektledare för införandet av Combine
rickardh.asplund@kungsbacka.se
0300-83 73 06

Eva Apelvi, biträdande förvaltningschef Vård & Omsorg
eva.apelvi@kungsbacka.se
0300-83 80 48