Kommunen gör en anmälan enligt lex Sarah

Ett anteckningsfält i verksamhetssystemet Combine användes på ett felaktigt sätt och informationen kunde ses av alla som arbetar inom socialtjänsten som har en koppling till personen i systemet. Nu gör Kungsbacka kommun en anmälan enligt lex Sarah till Inspektionen för vård och omsorg, IVO, samt en anmälan om personuppgiftsincident till Datainspektionen.

I slutet av september upptäckte en medarbetare att anteckningar som gjorts i fältet för så kallade upplysningar i verksamhetssystemet Combine ibland användes felaktigt. Anteckningsfältet delas också inom socialtjänsten sedan en uppdatering som gjordes i systemet i slutet av september. Det innebär att personer som arbetar på förvaltningarna för Vård & Omsorg, Individ & Familjeomsorg samt Gymnasium & Arbetsmarknad kan ha sett uppgifterna som personer från andra förvaltningar har lagt i fältet. Det krävs dock behörighet till invånarens personakt för att kunna läsa.

18 anteckningar

Totalt handlar det om cirka 500 ärenden där någon typ av anteckning finns dokumenterad och där personen förekommer på mer än en förvaltning. Men det rör sig enbart om 18 anteckningar där det finns känslig information i anteckningsfältet som flera förvaltningar inom socialtjänsten kan ha sett. Dessa personer kommer att bli kontaktade och få mer information. I övriga ärenden bedöms det inte finnas några allvarliga brister inom den inre sekretessen.

Bristerna beror på flera saker. Det handlar både om den mänskliga faktorn och handhavandefel men också på brister i verksamhetssystemet som i relation till varandra gör att vi brister i hur vi hanterar personuppgifter.

- Vi ser allvarligt på händelsen men vi har inte kännedom om att det blivit några konsekvenser av händelsen, däremot att det finns risk för det. Det är viktigt att komma ihåg att alla som arbetar inom socialtjänsten har skrivit på ett avtal som innebär att vi inte får sprida sekretessbelagd information och medarbetarna är också vana att hantera den här typen av uppgifter. Informationen har hanterats i verksamhetssystemet och ingen utan behörighet till systemet och den enskildes personakt, kan ha tagit del av uppgifterna, säger Therése Lindén, Socialt ansvarig samordnare, Sas, på förvaltningen för Vård & Omsorg i Kungsbacka kommun.

Bedömningen är att bristen som har uppmärksammats är ett allvarligt missförhållande och kommunen har gjort en anmälan till Inspektionen för vård och omsorg, IVO. Det har även gjorts en anmälan om personuppgiftsincident till Datainspektionen.

Åtgärder
Sedan händelsen uppmärksammades har kommunen vidtagit flera åtgärder, både på kort och lång sikt. Det pågår bland annat ett arbete att föra över information från upplysningsfältet i Combine till journalen, i de fall som det behövs. Det pågår också diskussioner med leverantören av systemet hur man kan göra rent tekniskt för att minska risken för felaktig användning av olika anteckningsfält.

Kontakta gärna:

Therese Lindén, socialt ansvarig samordnare
Förvaltningen för Vård & Omsorg
0300-83 58 71
therese.linden@kungsbacka.se

Sanna Heikkinen, socialt ansvarig samordnare
Förvaltningen för Individ & Familjomsorg
Telefon: 0300-83 55 97
sanna.heikkinen@kungsbacka.se

Markus Ternblad, utvecklare
Förvaltningen för Gymnasium & Arbetsmarknad
0300-83 41 66
markus.ternblad@kungsbacka.se

Vid frågor om anmälan till Datainspektionen:
Damir Mahmutovic, utvecklingsledare på förvaltningen för Vård & Omsorg
0300-83 47 74
damir.mahmutovic@kungsbacka.se

Fakta lex Sarah

Lex Sarah är en del i det systematiska kvalitetsarbetet som bedrivs inom socialtjänsten. Lex Sarah syftar till att klarlägga vad som har hänt, varför det har hänt och vad som kan göras för att förhindra att något liknande händer igen. Alla medarbetare som arbetar inom kommunens socialtjänst är skyldiga att rapportera missförhållanden eller påtaglig risk för missförhållanden som sker i verksamheten. Alla rapporter som inkommer ska utredas.

Fakta Personuppgiftsincident

En personuppgiftsincident är en säkerhetsincident som kan innebära risker för människors friheter och rättigheter. Riskerna kan innebära att någon förlorar kontrollen över sina uppgifter eller att rättigheterna inskränks. Det kan till exempel handla om diskriminering, identitetsstöld, bedrägeri, skadlig ryktesspridning, finansiell förlust, brott mot sekretess eller tystnadsplikt. En personuppgiftsincident har till exempel inträffat om uppgifter om en eller flera registrerade personer har blivit förstörda, gått förlorade på annat sätt eller kommit i orätta händer. Det spelar ingen roll om det har skett oavsiktligt eller med avsikt. I båda fallen är det personuppgiftsincidenter.