5 tips för en kostnadseffektiv livsmedelsupphandling

Genom att göra en livsmedelsupphandling kan livsmedelskostnaderna sänkas med 5–10%. För att sedan kunna följa avtalet måste upphandlingen spegla behovet för hela verksamheten. Är upphandlingen dåligt utförd är det större risk för köp utanför avtal vilket gör att kostnaderna ökar.

Steg ett är därför att göra en omfattande upphandling som täcker behoven i organisationen. Att göra en bra livsmedelsupphandling är inte lätt och kräver stor kunskap. Vi delar med oss av våra 5 bästa tips för att ni ska lyckas med er livsmedelsupphandling.

1. Gör en livsmedelsupphandling

Sätt upp mätbara mål

Sätt upp ett mål på vilken avtalstrohet ni eftersträvar i er måltidsorganisation. Målet ska vara rimligt att uppnå utefter organisationens förutsättningar. Målet måste även vara mätbart, sätt upp delmål och kommunicera förväntningar och målsättningar i organisationen så alla vet vad som förväntas av deras arbetsroll. Exempel på mål kan vara avtalstrohet, andel EKO, närproducerat, klimatpåverkan per kilo livsmedel samt kostnad per kilo för att nämna några.

För att ett avtal ska kunna följas måste det spegla verksamhetens behov. Därför är det av stor vikt att lägga tid på en ordentlig behovsanalys för att kunna göra en bra upphandling som svarar på de krav som finns i måltidsorganisationen.

Skapa en referensgrupp

För att kunna göra en bra behovsanalys är det en stor fördel att skapa en referensgrupp som representerar de olika delarna i måltidsorganisationen för att inga behov ska glömmas bort. På en kommun kan det vara valda representanter för respektive enhet som skola, förskola, caféet och äldreomsorgen. Representanten driver då talan för alla inom sin enhet därför är det viktigt att representanterna har samlat information från fler personer för att kunna ge en tydlig bild av behovet.

Håll er uppdaterade på marknaden

Lägg tid på att hålla koll på nyheter som släpps på marknaden. Det kommer ständigt nya produkter på marknaden, ha därför en dialog med leverantörerna för att inte missa nyheter. Trenderna ändras snabbt och nya produkter kan hjälpa till att nå uppsatta mål som att införa mer vegetabiliska livsmedel, öka andel svenskodlat med mera.

Låt det ta tid

Det lönar sig i slutänden att lägga extra tid på förarbetet av upphandlingen, det vill säga en marknadsanalys, dialog med leverantörer samt genomlysningen av det egna verksamhetensbehovet så den stödjer behoven i hela organisationen. Desto bättre upphandling ni kan göra ju mer pengar finns det att spara då avtalstroheten kommer bli högre. Det leder även till nöjdare

medarbetare som har möjlighet att utföra ett gott arbete.

När första utkastet på upphandlingen är skapat behöver upphandlingen genomföras snarast så för att inte produktertillgång, egenskaper och relevanta krav hinna ändras.

2. Använd systemstöd

Se historiken

Med hjälp av ett systemstöd för livsmedelsupphandling är det enkelt att se vilka produkter som är köpta historiskt. Det är en stor hjälp vid upphandling att få en tydlig bild av föregående perioder för att kunna sätta rätt krav för kommande upphandling.

Grund till kommande upphandling

Genom att kunna se bakåt får vi även en stor hjälp framåt med ett förslag på varukorg som baserar sig på tidigare köp och volymer med detaljerad beskrivning ner på varje produkt.

Gå igenom varukorgen

För att få en bra bild av vilka livsmedel som ska upphandlas framåt är det en stor fördel att först se tillbaka på föregående år. När grunden för upphandlingen finns att tillgå är det dags att gå igenom varukorgen och göra anpassningar efter kommande behov. Här är det viktigt att ha med sig organisationens mål för att kunna anpassa andel växtbaserat, EKO och svenskodlat bland annat.

Lägg till nya produkter som inkommit på marknaden så att varukorgen är uppdaterad. Trender har utvecklats snabbt de senaste åren och livsmedelsproducenterna kommer ständigt med nya produkter för att leva upp till konsumenternas ökade krav.

Stäm av produkttillgången utifrån ställda krav och tänk på att ställa rimliga krav i upphandlingen. Se till att det finns produkter som matchar era krav.

Se hur andra gör och ta hjälp vid behov

Att göra en omfattande livsmedelsupphandling är inte enkelt. Det är bättre att ta in extern hjälp än att inte göra en tillräckligt bra upphandling. Det kostar mer i längden då det kommer ske fler köp utanför avtal. Ta även hjälp av andra i er bransch, att dela erfarenheter och kunskap kan vara bra för att hitta nya infallsvinklar.

3. Följ löpande upp era nyckeltal

För att lyckas med en livsmedelsupphandling och att sedan kunna följa avtalet krävs kontinuerlig uppföljning. Därför är det viktigt att tydligt ange hur avtalet kommer att följas upp.

Under avtalsperioden

Under avtalsperioden är det viktigt att följa upp nyckeltal och kvalitetskrav, både interna mål och externa mål. Interna mål kan vara avtalstrohet, andel EKO, närproducerat, klimatpåverkan per kilo livsmedel samt kostnad per kilo livsmedel. Externa mål är mer kopplade till samarbetet med era leverantörer som pris, service och leveranser.

Efter avslutad avtalsperiod

Efter att avtalsperioden löpt ut är det viktigt att samla alla kunskaper och erfarenheter in i nästa upphandling och påföljande avtal.

Analysera resultaten

Om ni har nått upp till de uppsatta målen är det en fördel att analysera vilka åtgärder ni har gjort för att lyckas. Om målen inte uppnås är det av stor vikt att analysera var era brister finns och hur ni kan agera för att minska dessa luckor.

4. Håll sortimentet levande

Trots att livsmedelsupphandlingen är gjord behöver den hållas uppdaterad med ett levande sortiment. Gör tillägg eller byt ut upphandlande produkter som inte håller måttet. Det

5. Anpassa era menyer efter er livsmedelsupphandling

Genom att utgå från avtalade råvaror vid skapande av recept och beställningsutbud minskar kostnaderna då avtalade varor har ett lägre pris än icke-avtalade varor. Optimera menyn genom att välja klimatsmarta alternativ exempelvis en del köttfärs mot linser. Det minskar kostnaderna ytterligare och har dessutom ofta bättre näringsvärden. Anpassa recepten efter säsong då råvarorna är mer klimatsmarta med korta leveranser och lägre priser.

Vill ni spara pengar på er livsmedelsupphandling? Kontakta oss för vidare information.