Därför suger dina möten...!

Semestern är över sedan en dryg månad tillbaka och mötesrallyt har dragit igång på allvar. Kalendern är återigen full. Mötesinbjudningarna tickar in som kulor från en kulspruta. Projektmöte. Samverkansgrupp. Veckoavstämning. Tvärfunktionell utvecklingsdialog…. Suckarna är många, inte bara över mängden möten utan över själva mötena som sådana. För det är något med svenska arbetsplatser och möten som är både fascinerande och deprimerande: Vi har många av dem, vi klagar på dem och ändå blir det aldrig bättre.

För ska vi vara ärliga så har vi alla suttit där, i ett mötesrum och undrat vad vi gör där. En PowerPoint klickas fram. Någon berättar något som lika gärna kunde mejlats. En annan bläddrar förvirrat i utskrivna dokument vederbörande inte läst innan. Det känns som att tiden står still. Och vi vet att vi kommer göra om det här. Igen. Nästa vecka. Och nästa vecka igen.

Ändå verkar ingen riktigt våga ta tag i problemet. För vi är inte dumma. Vi vet hur ett bra möte känns. Men vi saknar ofta modet, eller verktygen, för att skapa dem.

Tre klassiska mötesmisslyckanden

1. Mötet som aldrig borde ha blivit ett möte.

Det finns inga beslut att fatta, ingen information att dela som inte kunde ha mejlats, och ingen egentlig anledning att samla åtta personer i ett rum. Men någon kände ett organisatoriskt begär och bokade ändå in det, kanske för att ”det är så vi alltid gjort”.

2. Mötet där alla kom – men ingen kom förberedd.

Handlingar har visserligen skickats ut, men ligger fortfarande oöppnade i inkorgen. I stället börjar folk läsa dem på plats, vilket gör att mötet går i snigelfart. Och diskussionerna blir därefter, grundläggande, ytliga och långsamma.

3. Mötet som spårar ur.

Den som kallat till mötet vågar inte riktigt ta kommandot. Diskussionerna drar iväg. Någon börjar prata om ett helt annat ärende. En annan känner ett oemotståndligt behov att låta sin röst höras och orerar om exakt samma sak som någon redan sagt. Fast lite längre och lite omständligare.

Sju saker du måste ta ansvar för i nästa möte

Men det går att göra bättre. Mycket bättre. Här är sju grundläggande saker alla bör ta ansvar för, både som mötesledare och deltagare, om man vill ha möten som faktiskt leder någonstans:

1. Förbered mötet.

Den som kallar till ett möte måste se till att alla vet varför mötet hålls. Det räcker inte med en kalenderinbjudan. En dagordning ska skickas ut i god tid, tillsammans med relevanta handlingar. Var tydlig med vad som ska diskuteras och vad som förväntas av deltagarna, inte minst att de förväntas vara pålästa innan mötet.

2. Kom förberedd.

Det är respektlöst, både mot mötesledaren och övriga deltagare, att dyka upp utan att ha läst på. När du kommer till mötet ska du veta vad som ska diskuteras och ha dina tankar klara. Att sitta och läsa handlingar under själva mötet är som att börja rita PowerPointen när man redan håller presentationen.

3. Våga leda.

Den som kallar till ett möte har också ett ansvar att leda det. Det innebär att ta kommandot, hålla koll på tiden, fördela ordet och se till att diskussionerna håller sig till ämnet. Det handlar inte om att vara auktoritär – utan om att visa respekt för allas tid. Du har kallat till mötet, då är det ditt ansvar att leda det.

4. Prioritera.

Vissa frågor är viktigare än andra och det måste speglas i hur mycket tid man lägger på dem. Börja med de tunga, viktiga punkterna. Har ni tid kvar i slutet kan ni ta de mindre frågorna, som vem som ska ta med fika till nästa möte. Men blanda inte ihop agendans viktighet med dess kronologi.

5. Tala bara när du har något nytt (vettigt) att säga.

Det är bra att vara engagerad. Men att ta till orda bara för att höras är inte samma sak som att bidra. Om du tycker att någon annan har sagt något klokt, säg det, men känn inget behov att upprepa det med nya ord. Det hjälper ingen (förutom ditt ego).

6. Titta inte bakåt.

Om ni redan diskuterat en punkt och gått vidare, låt det vara. Kommer någon för sent får denne läsa minnesanteckningarna efteråt. Att backa bandet för att någon nyss kommit in är att straffa dem som faktiskt kom i tid och ett säkert sätt att aldrig komma igenom hela agendan.

7. Sluta i tid.

Respektera allas kalendrar och sänk inte resten av arbetsdagen med ett möte som aldrig tar slut. Avsluta helst några minuter innan utsatt tid, så att deltagarna hinner ta en paus, byta miljö eller samla tankarna. Det är en enkel gest som gör stor skillnad.

Det sällsynta bra mötet

Det finns få saker som är så tillfredsställande som ett riktigt produktivt möte. När man kommer in med en tydlig agenda, diskuterar fokuserat, fattar kloka beslut och går därifrån med energi och riktning. De mötena ger arbetsglädje och momentum. Tyvärr är de också sällsynta. Och det borde de inte behöva vara.

I grunden handlar det om respekt. Respekt för andras tid, för uppdraget, för varandra. Bra möten kräver förberedelse, tydlighet och mod och det är något alla kan bidra med. Så nästa gång du kallas till ett möte, eller kallar till ett själv, fråga dig: Vad vill vi uppnå? Och hur ser vi till att det faktiskt sker?

Då kanske vi, en gång för alla, kan få tillbaka tron på mötet som arbetslivets bästa vapen, snarare än som dess mest segdragna plåga.