Vetenskapligt experiment visar att kontorsarbetare slösar bort 20 procent av sina mentala resurser genom att använda traditionell kontorsprogramvara

Att presentera information visuellt är ett bättre arbetssätt

•    Deltagarna behövde 20 % mindre mentala resurser för att lösa vardagliga kontorsuppgifter när de använde information som visades visuellt jämfört med traditionell kontorsprogramvara

•    Personerna var 17 % mer produktiva när de använde information som visades visuellt jämfört med traditionell kontorsprogramvara

•    De deltagande teamen använde 10 % mindre mentala resurser och var 8 % mer produktiva med visualiseringsverktyg jämfört med traditionella kontorsprogram

Ett experiment utfört av brittiska Mindlab International för programvaruföretaget Mindjets räkning visar att både individer och grupper av kontorsarbetare slösar bort värdefull tankekraft, utför uppgifter mindre effektivt och tar till sig mindre information, när de använder traditionella kontorsprogram i jämförelse med tekniker för visualisering och mindmapping.

Experimentet utfördes med hjälp av neurometrics, en vetenskaplig teknik som mäter mönster i hjärnaktiviteten med hjälp av EEG och hudkonduktans (hudens förmåga att leda elektrisk ström) för att jämföra effektiviteten mellan programvara för visuell mindmapping och traditionella kontorsprogram.

Resultaten visar att lagring, delning och hantering av information med visuella tankekartor (istället för i separata kalkylblad, textdokument, e-postmeddelanden eller filer) leder till mer korrekt och snabbare informationsbehandling samtidigt som de använder mindre mentala resurser.

-    Resultaten betonar att den mänskliga hjärnan älskar bilder och att den har mycket lättare att behandla information som presenteras visuellt. Det är för att hjärnan – i motsats till traditionella arbetssätt – inte fungerar som ett fillagringssystem. Istället lagrar den information i sensoriskt kortikala områden och skapar mening baserat på kunskap den tidigare tagit till sig och knyter ihop det hela i ett komplicerat nät av kopplingar. Visuell mindmapping efterliknar denna process med visuella objekt som engagerar flera områden i hjärnan. Det gör det möjligt för oss att titta på, utforska och förstå stora mängder data på en enda gång genom att abstrakt information förmedlas på ett intuitivt sätt, säger Lynda Shaw, som är doktor i psykologi och certifierad av British Psychological Society (CPsychol).

De individuella deltagarna i experimentet använde 20 % mindre mentala resurser när de tillämpade tekniker för visuell mindmapping. De utförde också uppgifter 17 % mer effektivt och mindes 4,5 % mer data när de utförde vanliga vardagsuppgifter, jämfört med personer som använde traditionella kontorsprogram. På samma sätt använde grupper som samarbetade i ett projekt 10 % mindre tankekraft, var 8 % mer produktiva och mindes 6,5 % mer data, i jämförelse med grupper som fick använda traditionella kontorsprogram.

Eftersom jobbrelaterad stress är ett stort hälsoproblem i den utvecklade världen, indikerar dessa resultat att visuella tekniker skulle kunna minska pressen på arbetet och öka tillfredsställelsen på jobbet, både för enskilda medarbetare och för team, och i förlängningen höja effektiviteten på arbetsplatsen.

-    Den digitala tekniken ger oss fler sätt att ta emot information än någonsin. Den har revolutionerat hur vi kommer åt både data och kunskap, men den betyder också att vi bombarderas med information från fler källor än vi kan hantera. Det verkar som om vårt nuvarande sätt att arbeta helt enkelt inte hänger med, säger Chris Harman, ansvarig för Mindjet i norra Europa.

En undersökning som gjordes av Mindjet och One Poll förra året visar att svenskar som arbetar på kontor har problem att hantera all information de exponeras för. I samma undersökning i Storbritannien upplevde två av tre att de drunknar i data på jobbet, att vart tredje e-postmeddelande förblir oläst och att den genomsnittlige personen slösar bort två veckor per år i att leta efter information som de inte kan hitta.
Chris Harman fortsätter:

-    Eftersom de flesta kontorsprogram utvecklades på 1990-talet, innan framväxten av big data och sociala medier, är detta problem inte förvånande. Vi har nu kommit till en ny spännande fas i den digitala revolutionen, men de flesta kontorsverktyg är fortfarande kvar i förra århundradet och behöver anpassa sig för att kunna hantera tillväxten av data. Nya tekniker, som program för visualisering och samverkan, tas fram för att lösa dessa problem och detta experiment visar att de behövs i företagen idag.

Enligt doktor Lynda Shaw fungerade vanlig anteckningsteknik utmärkt för hundra år sedan när kontorsarbetet huvudsakligen bestod av att läsa, skriva och göra enkla uträkningar.

-    Idag är det däremot tydligt att människor har problem att klara av all information och teknik som finns i det moderna arbetslivet. Informationsöverflöd är i högsta grad en verklighet. Men eftersom vi skapade detta problem kan vi också göra något åt det. Genom att välkomna nya arbetssätt, som bättre passar hjärnans sätt att arbeta, kan vi hjälpa medarbetare att bli mer effektiva, minska stressen och som ett resultat även sjukfrånvaron, avslutar Lynda Shaw.

Läs mer om experimentet och ladda ner en rapport här.

För mer information, kontakta:
Nicola Frazer-Reid, Marketing & PR Manager
Mindjet
Tel: +44 (0)20 8231 7623
nicola.frazer-reid@mindjet.com

Malin Westlund, presskontakt
Zone PR
Tel: 073-75 000 66
malin.westlund@zonepr.eu