Digitalisera städverksamheten

FRÅGA: Vår städverksamhet är i behov av att digitalisera sitt planerings-/uppföljningsarbete samt ta ett nytt grepp kring kvalitetsuppföljning.

En inledande diskussion visar att behovet pekar mot ett digitalt verktyg baserat på ritningar, avverkningsgrad och kvalitet.

Vi är nyfikna på vilka tips, erfarenheter och tankar ni som branschorganisation kan dela med er av.

Vi är givetvis väldigt nyfikna på olika digitala verktyg men funderar framförallt över hur resan mot ett mer systematiserat kvalitetsarbete kan se ut med digitala verktyg som stöd.



Vi kastar nätet vitt och brett för att försöka fånga upp så mycket erfarenhet som möjligt och hoppas att ni har kloka tankar och/eller kontakter att dela med er av.

SVAR: Det låter som en mycket klok och framtidsinriktad fråga. Att digitalisera kvalitetsarbetet inom er städverksamhet kan ge er bättre kontroll, ökad transparens, tidsbesparing och nöjdare kunder.

Här är en översiktlig guide över hur en sådan resa kan se ut – från nuläge till ett systematiserat digitalt kvalitetsarbete:

Kartlägg nuläget och definiera målen. Innan ni väljer verktyg är det viktigt att förstå:

Hur sker kvalitetsuppföljning idag? (t.ex. via papper, Excel, muntligt) – Vilka brister finns? (t.ex. otydlig ansvarsfördelning, manuella rutiner) – Vad vill ni uppnå? (t.ex. bättre kundkommunikation, spårbarhet, standardisering)

Utforska de digitala verktyg för städ- och kvalitetsarbete som finns på marknaden. Det finns flera typer av verktyg som kan stötta er: CleanPilot, Timewave, Avista time, Tengella, Pythagoras, Städarkitekten och säkerligen fler.

Bjud in leverantörer för att få mer kunskap om programvaran. Kontakta några i ert nätverk och fråga vad de arbetar med och hur deras upplevelse är.

Börja i liten skala – pilotprojekt. Välj ett begränsat område, t.ex. kvalitetskontroller på ett par utvalda objekt. Involvera städledare och några medarbetare. Utvärdera: Vad fungerar? Vad behöver anpassas?

Förankra i organisationen. Utbilda personal i verktygen – gärna med praktiska övningar.

Förklara vinsterna: mindre papper, tydligare ansvar, snabbare feedback. Involvera kunder om möjligt – vissa system har portaler för kundinsyn.

Integrera i verksamhetens rutiner.

Gör digitala kontroller till en del av den dagliga driften – Använd data från verktyget till förbättringsarbete (t.ex. se mönster i återkommande fel) – Skapa regelbundna rapporter till ledning och kunder. Mät och utveckla.

Följ upp KPI:er: t.ex. antal genomförda kvalitetskontroller, snittbetyg, åtgärdstider – Justera rutiner och utbildningar utifrån resultat.

Bygg en kultur där digital uppföljning ses som ett stöd inte som övervakning. Tips för en lyckad digitalisering: – Välj användarvänliga system – personalen i drift måste känna sig trygga – Tänk ”integration” – välj verktyg som kan prata med andra system (t.ex. lön, kundsystem) – Ha en ansvarig för kvalitetsarbetet som driver och följer upp digitaliseringen.

Lycka till