Synlighet viktig drivkraft för svenska myndigheter

Att synas och skapa igenkänning och på så vis förbättra sitt anseende står i centrum när svenska myndigheter planerar sitt kommunikationsarbete. I vissa fall beskrivs synlighet som nödvändigt för att myndigheter ska kunna utföra sina uppgifter men oftare har synlighet kommit att bli ett mål i sig självt. Det visar en analys av nationella förvaltningsmyndigheter som publiceras i en ny forskningsrapport.

Studien som är gjord av forskare från institutionen för informatik och media, Uppsala universitet, visar också att många myndigheter styrs av flera olika principer när de planerar sitt kommunikationsarbete. Principer som många gånger står i konflikt med varandra.

Av de 252 myndigheter som fanns registrerade 2011 var det 173 som hade styrdokument för sitt kommunikationsarbete och det är dessa som forskarna Magnus Fredriksson och Josef Pallas, har analyserat. Utgångspunkten för deras arbete har varit att kartlägga vilka principer det är som styr myndigheters kommunikation med omvärlden.

- Myndigheter lägger stor vikt vid kommunikation. Många har kommunikationsavdelningar och i många fall har informatörer och kommunikatörer ledande befattningar. Myndigheter är också en stor köpare av konsulttjänster. Trots detta vet vi ganska lite vad det är för principer som styr arbetet och vad myndigheter vill uppnå med sitt kommunikationsarbete, säger Magnus Fredriksson

Resultaten visar att nästan alla (85 %) myndigheter motiverar sitt kommunikationsarbete utifrån att de ska skapa uppmärksamhet och igenkänning. För nästan lika många (82 %) gäller att kommunikationen ska bidra till verksamhetens effektivitet och måluppfyllelse. En tredje princip som styr många myndigheter (65 %) är att kommunikationen ska stärka samhällets demokratiska processer genom samhällsinformation och kontakter med journalister. I betydligt färre fall (22 %) är marknadens principer styrande och detta gäller framför allt universitet och högskolor.

Tidigare studier har visat att organisationer sällan styrs av en enda princip. Det är snarare regel än undantag att organisationen tvingas hantera att olika principer ställs mot varandra. Så är också fallet när det kommer till myndigheter kommunikation. En stor majoritet (82 %) för fram två eller flera principer i sina dokument.

Forskarna menar att det i vissa fall är ganska oproblematiskt att som myndighet förhålla sig till flera olika principer men att det finns situationer då det kan uppstå stora svårigheter. En konflikt som har uppmärksammats på senare tid är den mellan synlighet och öppenhet där flera myndigheter har kritiserats.

- Det går inte att kontrollera bilden av sig själv, samtidigt som man måste vara fullständigt öppen, vilket bland annat offentlighetsprincipen kräver, säger Josef Pallas.

I sin rapport diskuterar forskarna också vad det är som ligger bakom resultaten och här pekar man bland annat på de många reformer som genomförts inom offentlig förvaltning sedan 1980-talet.  Till detta kommer också att fler olika typer av aktörer granskar och ställer krav på myndigheters verksamheter vilket gör att man vill uppmärksammas positivt men också att krav från olika håll riktas mot myndigheternas verksamheter.

Fakta
Rapporten som presenteras idag heter ” Med synlighet som ledstjärna: en analys av vilka principer som styr kommunikationsarbetet i nationella förvaltningsmyndigheter”. Samtliga förvaltningsmyndigheter (252 stycken enligt SCB:s förteckning mars 2011) tillfrågades om de har styrdokument för sitt kommunikationsarbete. Totalt var det 173 myndigheter som svarade ja på frågan och sammanlagt omfattar analysen 357 dokument, bland annat profilmanualer, kommunikationspolicys och kommunikationsstrategier.

Rapporten finns att ladda ner i sin helhet från http://urn.kb.se/resolve?urn=urn:nbn:se:uu:diva-198940

För mer information, kontakta:

Magnus Fredriksson, institutionen för informatik och media, mobil: 070-646 11 14, magnus.fredriksson@im.uu.se
Josef Pallas, institutionen för informatik och media, mobil: 073-322 48 77, josef.pallas@im.uu.se