Budgets zu planen und clever einzusetzen, sei es für eine einzelne Kampagne oder das ganze Jahr, ist nicht immer leicht und wie bei allem gibt es natürlich unterschiedliche Variablen. Allerdings haben wir ein paar Tipps für Sie, die Ihnen dabei helfen, das Maximale aus Ihrem PR-Invest rauszuholen.
Ziele definieren
Bevor Sie mit der Budgetplanung beginnen, ist es wichtig, klare Ziele zu setzen. Legen Sie fest, was Sie durch Ihre PR-Bemühungen erreichen möchten. Hier einige Beispiele:
- Image-Aufbau/ Brand Awareness schaffen
- Die Einführung eines neuen Produktes begleiten
- Bessere Medienbeziehungen aufbauen
- Mehr Kundenkontakte gewinnen – die Bekanntheit innerhalb Ihrer Branche ist ein guter Weg, um neue Kontakte zu gewinnen.
- Besseres Suchmaschinen-Ranking – in den Suchmaschinen-Ergebnissen aufzusteigen, steht auf der Wunschliste der meisten Unternehmen, und gute PR-Arbeit kann dabei sehr hilfreich sein.
Diese Ziele dienen als Grundlage für Ihre Budgetzuweisung. Definieren Sie Ihre PR-Ziele klar und legen Sie Key Performance Indicators (KPI) fest, um Ihre Fortschritte zu verfolgen und den Erfolg zu messen. In unserem kostenfreien Praxis-Guide „Erfolg messen, statt Zahlen zu erheben“ erfahren Sie, wie Sie die für Ihren Bedarf richtigen KPI auswählen und interpretieren.
Differenzieren
Teilen Sie Ihr PR-Budget in einzelne Posten auf, um sicherzustellen, dass alle Bereiche angemessen berücksichtigt werden. Typische Kategorien hierfür könnten Medienarbeit, Content-Produktion, Events, Kosten für externe Dienstleister und Kosten für PR-Software sein. Durch die Vergabe eines festgelegten Prozentsatzes oder Betrages für jede dieser Kategorien können Sie Fehlplanungen vermeiden.
Diese Liste bietet Ihnen Orientierung:
Medienbeziehungen:
- Gebühren für den Versand von Pressemitteilungen und Presseverteiler
- Tools oder Dienstleistungen für Medienbeobachtung und Analyse
- Abonnements für Presseverteiler
- Media Pitching und Follow-up-Aktivitäten
- Erstellung und Versand von Pressemappen
Content-Erstellung:
- Copywriting- und Redaktionsdienste
- Grafikdesign für Infografiken, Bilder, Videos
- Lizenzierung von Inhalten oder Kauf von Stockfotos/-videos
- Entwicklung von Website- oder Blog-Inhalten
- Erstellung von Social-Media-Inhalten
Veranstaltungen und Sponsoring:
- Ausgaben für Veranstaltungsplanung und -koordination
- Miet- und Einrichtungskosten für Veranstaltungsorte
- Miete für audiovisuelle Ausrüstung
- Veranstaltungspromotion und Marketingmaterialien
- Gebühren für Sprecher oder Influencer
- Sponsoring-Gebühren
Influencer-Marketing:
- Identifikation und Einbindung relevanter Influencer
- Verhandlung und Durchführung von Influencer-Partnerschaften
- Erstellung und Versand von gesponserten Inhalten
- Produkt- oder Dienstleistungsproben für Influencer
- Evaluation und Berichterstattung von Influencer-Kampagnen
Gebühren für PR-Agentur oder Berater:
- Wenn Sie PR-Aktivitäten auslagern, können Kosten für Agenturdienstleistungen oder PR-Berater anfallen. Diese Gebühren können je nach Erfahrung und Arbeitsumfang der Agentur variieren.
PR-Tools und Software:
- PR-Plattformen oder Tools für Medienbeobachtung
- Tools für Social-Media-Management und -Analyse
- E-Mail-Marketing-Software für PR-Outreach und -Kommunikation
Forschung und Marktanalyse:
- Durchführung von Marktforschungen und Umfragen
- Wettbewerbsanalyse und -überwachung
- Tools für Datenanalyse und Berichterstattung
Sonstige Ausgaben:
- Reise- und Übernachtungskosten für Medien-Reisen oder Veranstaltungen
- Mitgliedsbeiträge für Branchenverbände oder -organisationen
- Puffer für unvorhergesehene Ausgaben oder Gelegenheiten
Inhouse oder Outsourcing?
Gerade kann man beobachten, dass zahlreiche Unternehmen ihre PR-Arbeiten wieder verstärkt inhouse durchführen. Überprüfen Sie daher genau, ob Ihr Unternehmen über die nötigen Ressourcen verfügt, um sämtliche PR-Aufgaben intern zu managen, oder ob es sinnvoller wäre, gewisse Tätigkeiten an externe Dienstleister zu vergeben. Der Einsatz von Freiberuflern, PR-Agenturen oder Fachberatern kann zwar kostengünstig sein, jedoch könnte es Ihnen eine PR-Software ermöglichen, mehr kreative Aufgaben selbst zu übernehmen und somit Ihre Kosten weiter zu reduzieren.
Falls Sie auf externe Unterstützung angewiesen sind, starten Sie mit einer umfassenden Analyse, um herauszufinden, welche Maßnahmen das Potenzial haben, echten Nutzen zu stiften und auf Ihre festgelegten Ziele einzuzahlen. Zusätzlich sollten Sie sich einen Überblick über die durchschnittlichen Kosten verschiedener PR-Tätigkeiten verschaffen, um einen Einblick in die gängigen Aufwendungen für Medienarbeit, Content-Produktion, Events, Zusammenarbeit mit Influencern, Social-Media-Management und weitere PR-Bereiche zu erhalten.
Nutzen Sie eine PR-Software für Ihre „PR-Hygiene“
Es gibt ein paar grundlegende Dinge, die Sie für Ihre PR- und Kommunikationsarbeit brauchen – wir bezeichnen sie als „grundlegende PR-Hygiene“. Dazu gehören:
Ein eigener Kanal zum Versenden von gelayouteten Pressemeldungen und Infos an Stakeholder, der Zugang zu relevanten Journalisten, Presseanfragen zeitnah zu beantworten, automatisierte Medienbeobachtung und Berichterstellung, sowie die Auswertung Ihrer PR-Aktivitäten.
Wenn diese Aufgaben manuell oder durch eine externe Agentur erledigt werden, sind sie alle zeitaufwändig (und/oder teuer). Aber es gibt eine einfache Möglichkeit, sie innerhalb Ihres eigenen Teams zu erledigen: Eine PR-Software wie Mynewsdesk fasst all diese Aufgaben an einem Ort zusammen. Sie automatisiert und verwaltet Ihre laufende PR-Arbeit mit minimalem Aufwand und Sie können sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren. Mynewsdesk steigert Ihre Effizienz und somit den Erfolg Ihrer Arbeit.
Kalkulieren Sie das Unerwartete
Denken Sie daran, dass es immer sein kann, dass unvorhergesehene Ausgaben oder Chancen auftauchen. Legen Sie daher einen bestimmten Anteil Ihres Budgets für solche Eventualitäten beiseite, um z.B. auf Krisen oder spontane Möglichkeiten reagieren zu können.
Fazit
Die Ausarbeitung eines jährlichen PR-Budgets oder eines spezifischen Kampagnen-Budgets ist ein essenzieller Schritt, um Ihre kommunikativen Zielsetzungen effizient zu verwirklichen. Durch die kritische Analyse der vorher genannten Aspekte können Sie Ihre Mittel gezielt verteilen und so den Einfluss Ihrer PR-Maßnahmen maximieren. Setzen Sie sich klare Ziele und verteilen Sie Ihre Ressourcen auf strategisch, um effektive PR-Arbeit zu leisten. Zudem ist es sehr wichtig, die Ergebnisse Ihrer PR-Bemühungen regelmäßig zu evaluieren und zu überwachen. Verwenden Sie dabei Daten und Analysen, um Optimierungspotenziale zu entdecken und Ihre Budgetallokation für anstehende Kampagnen zu verbessern. Auf diese Weise erarbeiten Sie sich über die Zeit hinweg ein präziseres Budget und optimieren Ihre Strategie. Lesesen Sie hierzu auch unser Whitepaper „Der Schatz im Datensee“. Es verschafft Ihnen einen Überblick, wie der Erfolg von PR-Arbeit richtig gemessen wird und welche Erkenntnisse Sie aus den KPI gewinnen können.
Das könnte Sie auch interessieren: