Digitale Verwaltungsprozesse – die Voraussetzung für funktionierende Home Offices

Digitalisierung bedeutet nicht allein, per VPN-Verbindung einen Zugang vom Home-Office aus auf die zentralen IT Ressourcen zu ermöglichen. Am Heimarbeitsplatz sitzen und gleichzeitig im Fachverfahren arbeiten, ist die eine Sache. Doch wenn es dabei keinen Zugriff auf verfahrensbezogene Dokumente gibt, gerät die Antragsbearbeitung ganz schnell ins Stocken. Solange Schränke voller Aktenordner im Büro stehen und Fachverfahren Bescheide und sonstige Dokumente ausdrucken, anstatt sie in einem elektronischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) ablegen, ist eine elektronische Bearbeitung nicht zielführend möglich.

Durchgängige Prozessbearbeitung, unabhängig vom Standort

DMS- und Workflowsysteme sind also der Ausweg. Viele Kommunen haben sich mit der Einrichtung solcher Technologien beschäftigt. Die Erstellung, Bearbeitung und von Belegen aus dem Fachverfahren in der eAkte haben sie dabei von papierbasiert auf vollständig elektronisch umgestellt. Dadurch gibt es keine Medienbrüche mehr, die eine durchgängige Prozessbearbeitung sonst immer wieder ausbremsen.

Welchen wirklichen Nutzen für die internen Prozesse hat ein Portal als Kommunikationskanal zum Bürger, wenn die Verwaltung für die Prozessbeteiligten die digitale Anfrage/Dokumente zuerst ausdrucken muss? Der Sachbearbeiter im Home-Office hat auf solche Papierdokumente keinen Zugriff. Werden die Dokumente hingegen über Workflows gesteuert und im DMS abgelegt und ist dieses zudem in das Fachverfahren integriert, sind sie aus Verfahren heraus aufrufbar, können bearbeitet und weitergeleitet werden. So werden Verwaltungsprozesse digital, ohne hemmende Medienbrüche. Verwaltungen, die nicht schon jetzt mit solchen Techniken arbeiten, spüren die Nachteile in der Corona-Situation besonders. Aus dieser Erfahrung sollten sie gelernt haben, mit welchem Engagement, welcher Priorisierung und mit welchen Ressourcen die Digitalisierung im Hause angegangen werden sollte.

Die momentanen Home-Office-Lösungen sind auch aus der Situation heraus noch zu oft mit heißer Nadel gestrickt. Hier empfiehlt sich, nun rasch ausgereifte Konzepte umzusetzen: Wer darf auf was zugreifen, welche Technik wird eingesetzt usw.

Mit DMS dort beginnen, wo Entscheidungen aufgrund der Aktenlage fallen

Im Raum steht auch die Frage, in welchen Bereichen am besten mit der DMS-Einführung zu beginnen sei. Es dürften die Abteilungen sein, in denen für die Antragsbearbeitung ein Zugriff auf die bestehenden Akten zwingend erforderlich ist. Die Ausländerbehörde zum Beispiel lebt von der Aktenführung. Und auch im Sozialwesen sind der Aktenbestand und die Arbeitsabläufe mit Aktenrelevanz noch einmal wesentlich komplexer als in anderen Verwaltungsbereichen. Im Sozialamt aber oder im Ausländerwesen fallen Entscheidungen aufgrund der Aktenlage und müssen juristisch geprüft werden – das alles kostet Zeit und ist ohne Dokumenteneinsicht schlicht nicht möglich.

Auch im Bereich der allgemeinen (digitalen) Schriftgutverwaltung sind bundesweit noch große Defizite vorhanden. Fast alle Verwaltungen legen die nicht fachbezogenen Dokumente und auch den Mailverkehr „irgendwie“ ab. Meist fehlt es hier an einer durchdachten organisatorischen Ablagestruktur, was letztendlich zu langen Such- und Bearbeitungszeiten führt. Die Einbeziehung auch dieser Dokumente in die Bearbeitungsprozesse sollte deshalb Bestandteil des Digitalisierungsplans sein.o

Pragmatischer Ansatz bei der Digitalisierung von Bestandsakten

Um mit elektronischen Dokumenten arbeiten zu können, müssen die Bestandsakten digital vorliegen. Hierfür gibt es den bewährten, aber nicht ganz preiswerten Weg, Digitalisierungsdienstleister mit der Aufgabe zu betrauen. Alternativ kann man zunächst mit der Digitalisierung der aktuellen Fälle in Eigenregie beginnen und für die wenig frequentierten Akten einen pragmatischen Ansatz definieren, z.B. immer dann digitalisieren, wenn eine Akte erneut in die Hand genommen wird.

Natürlich braucht es dafür auch die erforderliche Infrastruktur: Ohne ausreichende Bandbreite ist es eben nicht möglich, von heute auf morgen 300 Personen vom Home-Office auf die zentralen Server zugreifen zu lassen – vor allem, wenn intensiv mit Dokumenten gearbeitet werden muss. Ein Problem, das der Nutzung von DMS und Workflow noch einmal vorgeschaltet ist.

Kommunen sind daher gut beraten jetzt ihre Digitalisierungsstrategie zu planen und stufenweise in die Praxis umsetzen. Nicht nur, um für etwaige kommende Krisen gerüstet zu sein, sondern um grundsätzlich eine schnellere und bürgerfreundliche Sachbearbeitung zu ermöglichen, ob mit oder ohne Corona.