Schubladendenken im positivsten Sinne | Katharina Kruse über die Drittmittelverwaltung an der Universität Vechta

Forschung und Lehre gehören zu den operativen Kernaufgaben von Hochschulen. Doch damit es für Studierende sowie Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler „rund läuft“, bedarf es entsprechender Rahmenbedingungen. Und diese werden zu einem großen Teil von den Mitarbeitenden in Technik und Verwaltung geschaffen. Ohne Drittmittel beispielsweise, würde eine essentielle Finanzierungssäule der Hochschule wegfallen, welche viele Forschungsvorhaben erst möglich macht. Diese Gelder müssen aber auch koordiniert und buchhalterisch geführt werden. Katharina Kruse leitet die zentrale Drittmittelverwaltung der Universität Vechta.

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Die zwei Bildschirme auf ihren Schreibtisch zeigen viele Tabellen mit Finanzbeträgen. Zielsicher navigiert Kruse durch unterschiedliche Dokumente. „Kannst du eben fix die Höhe der Drittmittel eines Projekts für mich nachschauen, ich muss gleich damit ins Präsidium?“, wird in ihr Büro gefragt. „Das kann ich dir aus dem Kopf beantworten“, antwortet die Leiterin der Drittmittelverwaltung an der Universität Vechta. Die Abteilung übernimmt die finanzielle Abwicklung von Projekten durch externe Geldgeber nach deren Bewilligungen. Kruse stellt die Bedeutung der Mittel heraus: Die Universität stehe auf drei Finanzierungssäulen, deren Gelder zweckgebunden sind. Diese können also nicht miteinander vermischt werden, um beispielsweise allgemeine Personalkosten durch andere Einnahmequellen zu kompensieren. Kruse zählt auf – zu den Finanzierungssäulen gehört 1. Die Haushaltszuführung des Landes, die sogenannte Grundzuweisung: Sie dient der Deckung der Grundausgaben für alle laufenden Kosten wie Personal oder Infrastruktur. Dabei handelt es sich um eine historisch gewachsene Größe. Sie wird unabhängig von der Zahl der Studierenden gezahlt – und ist der Inflation angepasst worden. 2. Die Studienqualitätsmittel: Dabei handelt es sich um eine Zahlung des Landes pro Studierenden, welche in der Höhe seit mehr als 10 Jahren gleichgeblieben sind und der Lehre zugutekommen sollen. 3. Drittmittel sind Mittel, die Hochschulen und Universitäten zusätzlich zu ihren regulären Haushalten von öffentlichen oder privaten Stellen erhalten, um Forschung und Entwicklung, Lehre oder Nachwuchsförderung sowie Internationalisierung zu finanzieren. Diese Mittel werden oft zweckgebunden für bestimmte Projekte oder Bereiche eingesetzt. Ebenso die Sondermittel: dabei handelt es sich um Zusatzförderungen durch das Niedersächsische Ministerium für Wissenschaft und Kultur für bestimmte Vorhaben. „Und hier setzt unsere Arbeit an“, erklärt Kruse.

Wenn beispielsweise Forschende Gelder eingeworben haben und diese entsprechend bewilligt worden sind, müssen die Mittel wirtschaftlich, transparent und nachhaltig verwaltet werden. „Wir sind von der anfänglichen Bearbeitung der Projektunterlagen bis hin zum Jahresabschluss zuständig“, erläutert die 37-Jährige. Dazu gehöre auch die Kontoführung, welche im entsprechenden System über individuelle Nummern abgebildet wird. Dabei müssen in einem Projekt Teilbereiche gesondert abgerechnet werden. „Hier bekommen wir oft die Anfrage, warum man nicht alles mit nur einer Nummer klären könne? Ich erkläre es dann meist damit, dass man bei seinen privaten Konten auch für eine bessere Übersichtlichkeit vielleicht ein Familienkonto vom Privatkonto abgrenzt.“ Die Uni müsse die Gelder eben – auch nach den Vorgaben der Mittelgebenden – antragskonform für einzelne Teilaspekte abrechnen. Und hier kommt in der Drittmittelverwaltung an der Universität Vechta – ein Schubladensystem – zum Greifen: „Wenn wir beispielsweise für ein Forschungsprojekt Mittel für Personal oder Sachkosten bekommen, müssen diese Gelder auch entsprechend verbucht werden.“ Kruse und Team bearbeiten die entsprechenden digitalen „Schubladen“, sodass alle Beteiligten einen Überblick über die Mittel haben.

„Zu meinen Aufgaben gehört allerdings nicht die klassische Bearbeitung von Drittmittelprojekten“, führt die 37-Jährige aus. „Mein Tätigkeitsfeld umfasst die Datenzusammenfassung, Analysen und Auswertungen, die Überwachungen sowie die Erstellung des Jahresabschlusses.“ Dabei sei ihre Lieblingsaufgabe ganz klar die Datenanalyse und -auswertung; „vom Aufbau bis zum finalen Report“.

Die Drittmittelverwaltung habe sich über die Jahre stark verändert, erklärt Kruse. 2005 habe sie die Ausbildung an der Universität zur Kauffrau für Bürokommunikation begonnen und 2008 abgeschlossen. „Damals wurden mir unterschiedliche Office-Management-Stellen an der Hochschule angeboten.“ Doch: „Ich bin Team Zahlen“ – Kruse fing im Finanzdezernat an. Hier habe sie alle Stationen kennenlernen dürfen. Ab 2010 wurden die Aufgaben neu verteilt und ab 2017 entstand so Schritt für Schritt aus einer dezentralen Drittmittelverwaltung eine zentrale Lösung. Das Konzept dahinter lieferte Kruse selbst. Sie sei eine sehr strukturiert denkende Person, beschreibt sie sich selbst. Das sei sowohl in der Familie mit zwei Kindern als auch in ihrem Job hilfreich – mehr noch: „Ohne klare Strukturen würde es nicht funktionieren.“ „Die Drittmittel sind seit ungefähr 2010 von drei auf jetzt sieben Millionen Euro pro Haushaltsjahr gewachsen“, fasst es Kruse zusammen. Wobei die sieben Millionen schon ein überdurchschnittlich gutes Jahr gewesen seien. Unter anderem die auf Vechta bezogenen Drittmittel des Verbunds Transformationsforschung agrar Niedersachsen würden einen guten Teil dazu beitragen; genauso die Mittel, welche das International Office eingeworben habe. Aber auch der Bau der neuen Sporthalle mit den Sonderzuweisungen des Landes würden ihren Anteil dazu beitragen.

Um die Dritt- und Sondermittel demnächst noch besser verwalten zu können, steht für Kruse bald das nächste Projekt auf der Agenda. Mit dem Landesvorhaben „Hochschule digital Niedersachsen“ geht auch eine Softwareumstellung für die Drittmittelverwaltungen an den Hochschulen einher. „Zukünftig übernehme ich die Projektkoordination für dessen Einführung an der Universität Vechta.“ Bis 2027 muss vom alten zum neuen System gewechselt werden. Hierbei handele es sich nicht nur um ein technisches Upgrade, sondern um einen grundlegenden technologischen und funktionalen Wandel. „Es bietet viele Vorteile – aber der Umstieg ist komplex und muss gut geplant werden“, führt Kruse aus. Doch sie freue sich darauf. Dann können nämlich derzeit parallel genutzte und in Umsetzung befindliche Systeme zusammengeführt und doppelte Arbeit könne vermieden werden. „Ein Ziel auf das ich gerne hinarbeite!“.