5 tegn på at du har brug for et HR master data system

HR afdelingen brugte tidligere en betydelig mængde tid på at manuelt administrere rekrutteringsprocesser, så derfor har I investeret i en digital løsning til at hjælpe med opgaven. Lyder det bekendt?

HR masterdata, eller stamdata, bliver ofte ignoreret og får ikke den opmærksomhed som den fortjener. Kun omkring 20% af virksomheder har et dedikeret system til HR master data. Nogle kalder det en medarbejder database, HR stamdata eller HRIS (Human Resource Information System). Forklaringen er at da HR master data ikke er direkte knyttet til en HR proces, er det svært at identificere behovet for et system.

Her er nogle af de mest typiske situationer der understreger behovet for at centralt kunne registrer, gemme og opdatere jeres kritiske medarbejder data:

1. I benytter Excel eller et lønsystem til at opbevare vigtige oplysninger om jeres medarbejdere, så som adresse, fødselsdato, titel eller placering i organisationen.
2. Top ledelsen har behov for rapporter der understøtter deres forretningsbeslutninger, men det at generere rapporter fra forskellige kilder er udfordrende og kvaliteten af data er for lav.
3. Det er ikke muligt at kunne følge en medarbejders historie, ved skiftende jobroller eller leder, i det nuværende system.
4. Den eneste måde at medarbejderne kan få adgang til deres personlige HR dokumenter, såsom ansættelses kontrakter, lønjusterings aftaler og lignende, er ved at kontakte HR.
5. Jeres data lever ikke op til den nye persondata-forordning, da I har ikke kan sikre adgangen til personlig data, eller kan registrer hvem der har tilgået den.

Hvis et eller flere af de ovennævnte symptomer lyder bekendt, kan jeres virksomhed eller organisation have gavn af et centraliseret HR master data system. Den nye generation af HR informations systemer, reducere ikke kun papirarbejde, men automatisere processer der ellers er tidskrævende, hvilket efterlader lederne og medarbejderne med tidsbesparende selvbetjeningsløsninger – og endnu vigtigere – muligheden for at sørge for at jeres HR data er i sikkerhed.

Læs mere om fordelene ved et HR master data system fra CatalystOne.