Slik velger du riktig kvalitetssystem

Å investere i et kvalitetssystem kan fort bli en omfattende prosess. Se for deg for eksempel at du kjøper deg din drømmebolig. Du kjøper først et tomt skall, før du så etter hvert begynner å fylle opp huset med egne møbler og hvitevarer. Etter hvert velger du også å gjøre andre oppdateringer og endringer. På samme måte er det med et kvalitetssystem.

Hva bør du gjøre når du skal velge et kvalitetssystem?

Det er mange spørsmål som dukker opp før, under og etter prosessen er ferdig. Hva skal vi velge? hvilke moduler er det behov for? hvor mange skal ha tilgang? og hva slags bistand kan vi få?

For å hjelpe deg og din virksomhet i gang gir Kvalitetsrådgiver i 4human TQM, Tom Einar Simonsen, deg 11 tips som dytter deg i riktig retning når du skal velge deg ut et moderne kvalitetssystem.

1. Involver ledelsen

Enkelte vil kalle dette et ledelsessystem, og derfor blir lederrollen viktig i forkant av anskaffelsen av et kvalitetssystem.

 - Ledelsen blir først og fremst viktig i involveringen i en slik prosess fra A til Å. Dette er viktig slik at en person ikke sitter alene og tar avgjørelser på egenhånd, avgjørelser som en ledergruppe bør involveres i, informerer Tom Einar Simonsen, Kvalitetsrådgiver i 4human TQM.

2. Tenk på brukervennlighet

Brukervennlighet er første prioritet ved valg av system. Når en bruker logger seg på, skal han eller hun lett finne sitt område hvor de kan kjenne seg igjen. Dette kan eksempelvis være enkel tilgang til dokumenter, hendelsesbehandling eller sjekklister.

3. Se på tilgangsmuligheter

Alle bør få tilgang på en eller annen måte, enten om det er via web versjon eller via mobilapp. Muligheter for gruppetilganger og brukermaler gjør forenklingen for den vanlige brukeren gunstig.

For en med administrativ rolle er det viktig at oppsett og endringer kan gjøres enkelt av en superbruker, hvor det ikke blir nødvendig med behov for teknisk personell. Det samme vil også gjelde for personer med en eller annen rolle i et kvalitetssystem.

4. Be om en demoløsning

Ofte er det lett å gå seg vill i jungelen av systemer ute på markedet. Hvilket skal du velge?

Et enkelt søk vil gi deg en god oversikt over mulige systemer. Les på deres hjemmesider hva leverandøren kan tilby av moduler og systemløsninger. Det kan også være lurt og lage deg en sjekkliste på hva din bedrift ønsker av funksjonalitet.

- Plukk ikke ut mer enn 3-4 systemer som har en demo. Velger du flere enn dette vil spørsmålene som oftest overgå svarene, sier Simonsen.

- Leverandørene har god info om deres systemer, og mange har også lastet opp videoer på Youtube eller Vimeo, som kan gi deg et enda bedre grunnlag. Be om en demobruker, men be først om en presentasjon slik at du kan bli kjent med løsningen, fortsetter Simonsen.

5. Sørg for at systemet har god funksjonalitet

Varsler for revisjon, hendelsesbehandling eller andre gjøremål er viktig. Oppsett av dette bør være enkelt for en superbruker, og bør kunne endres etter informasjonsmengden blir sent ut.

God funksjonalitet gir deg en enkel oversikt over dine egne oppgaver, dokumenter, ansvar og favoritt søk. Det skal være enkelt å sette opp løsningen og ikke minst kunne følge etter organisasjonens endringer underveis.

6. Velg deg ut riktige moduler

- Moduler velger du først etter eget behov. Det anbefales at du utvider modulene når kvalitetssystemet først er oppe og fungerer godt, forklarer Simonsen.

Velg deg derfor ut 3-4 moduler som er viktige som for eksempel: Avviksbehandling, Dokumenthåndtering, Risikostyring, og digitale Skjema / Sjekklister.

I neste omgang vil et Årshjul, Kompetansakartlegging eller Vedlikeholdsmodul kunne komme på plass. Vær oppmerksom på å ikke gå for fort frem med tanke på opplæring av de ansatte.

7. Ikke overse et visuelt prosesskart

De fleste bedrifter tenker på prosesser i sin organisasjon. Kvalitetssystemet bør ha et godt visuelt prosesskart som lett kan navigeres i til andre underprosesser.

Et prosesskart deles opp i ledelsesprosesser, som er selskapets styrende dokumenter som forteller hvordan organisasjonen er bygget opp, og hvilke policyer man styrer etter og selskapets mål og strategier.

- Støtteprosesser er hjelpende dokumenter for utførelse av selskapets ledelsesprosesser og verdikjede. Eksempel på dette er innkjøpsprosesser, ansettelsesprosesser eller IKT. Verdikjeden er prosessen for å skape verdi i selskapet, utreder Simonsen.

Dette er gjerne satt opp med prosesspiler for å visualisere et forløp fra mottak av råvarer til levering av ferdig produkt til kunde.

8. Sjekk at systemet har gode integrasjonsmuligheter

Flere og flere etterspør integrasjoner mot andre fagsystemer. Et kvalitetssystem bør ha god funksjonalitet for dette. Kartlegg dette godt med din IT-avdeling i forkant av et møte med en leverandør.

Få oversikt over hva som er behovet, og legg gjerne med en kravspesifikasjon slik at leverandøren kan komme med et eksakt pristilbud. Det samme gjelder også systemendringer som skal tilpasses deres selskap.

9. Få oversikt over priser og avtaler

Nå skal vi velge leverandør, og tjenesteavtalen skal signeres. Her er det viktig å lese nøye igjennom.

Få oversikt over hva som er inkludert i de forskjellige prisene.

- Spørsmål du må stille deg er: Hva inngår i den årlige driftskostnaden? Hvordan er tilgangen til support? Hvor lang er svartiden til support? Hva er oppsigelsestiden? Eierskap til data og eksport av data etter oppsigelse av avtalen? Oppetider og responstider? Back up av data?, forklarer Simonsen.

Få en Databehandleravtale. Dette er pålagt i forhold til GDPR og personvern. Få innblikk i hvilke data som er beskyttet og hvordan leverandøren behandler denne, fortsetter Simonsen.

10. Sett et mål for implementeringen

Implementering og opplæring er nest siste steg i prosessen. Ta et formøte hvor dette blir godt planlagt og satt opp i et diagram.

Sett et mål for å få løsningen ferdig implementert, og be gjerne om en akseptansetest i etterkant av implementeringen. Leverandøren skal også kunne vise frem en opplæringsplan og gjennomføring av opplæringen.

Ved å velge et system hvor superbruker bygger opp systemet og innstillinger, (selv etter en opplæring sammen med leverandør) vil kunne gi en besparelse i kostnader for implementering.

- Husk at oftest er det ikke selve oppbyggingen av systemet som tar tid, men jobben i forkant med å kartlegge prosessene i selskapet. Gjør dette sammen med en rådgiver hos leverandøren, forteller Simonsen.

11. Ha jevnlig oppfølging med leverandøren

Systemet er på plass, opplæringen av ansatte er utført og systemet er i bruk. Hva blir da neste steg?

- Sørg for å opprettholde en god dialog med leverandøren hvor dere jevnlig har kontakt. Den som er systemansvarlig vil ikke føle seg alene, og vil alltid en sparringspartner ved faglige utfordringer, informerer Simonsen.

- Mange kan også bistå med rådgivning, faglig oppdateringer, kurser og eventuelt en sertifiseringsprosess om det er et av målene med en anskaffelse av et kvalitetssystem, avslutter Simonsen.