Stor gevinst med CIM som verktøy for internkontroll

Sertifiseringer av mannskaper, dokumentasjon av øvelser og byggforvaltning, i tillegg til rutiner for alt fra innsats ved trafikkulykker til pålegging av kjettinger på tungbil: Dovre og Lesja brannvesen bruker CIM for å holde oversikt i hverdagen.

I Dovre og Lesja brannvesen brukes CIM til langt mer enn bare beredskap og krisehåndteringer. De har tatt i bruk CIM som det sentrale verktøyet for internkontroll og dokumentasjon av rutiner og prosedyrer. Det har gitt bedre dokumentasjon og sporbarhet, i tillegg til mye tid spart i hverdagen når de slipper å lete etter prosedyrer, kompetansebevis og rapporter i ulike systemer og fysiske arkiver.

- Sparer vi bare 2-3 prosent av tiden i hverdagen ved å slippe å lete etter dokumentasjon og rutiner, beskrivelser eller kontakter, vil en liten kommuneadministrasjon til sammen frigjøre ressurser tilsvarende en hel stilling som da kan brukes til andre oppgaver, sier Åge Tøndevoldshagen. Han er brannsjef og stabsleder for den interkommunale krisestaben. Han er også godt over gjennomsnittet interessert i internkontroll.

- Internkontroll handler om organisasjonen, om oss og hvordan vi samspiller i hverdagen. Det er ikke bare noe man driver med for å tekkes myndighetene og få “godkjent” på tilsynene, sier Tøndevoldshagen.

I Dovre og Lesja brannvesen er styringssystemet og dokumentasjon lagret i CIM. Her finner du rutiner for hurtigfrigjøring av skadde ved trafikkulykker til instruksjoner for hvordan du legger på kjettinger på brannbilen, eller omprogrammering av fjernkontroll for styring av portene i vognhallen.

Oppdragsmodulen fungerer som årshjul med ulike oppgaver. Blant annet månedskontroll av kjøretøy og utstyr, med tilhørende sjekklister. Her blir også kontrolloppgavene fordelt på ansvarlige, med oversikt over status på utførte oppgaver. Dermed er alt dokumentert i ett og samme system.

Kompetansemodulen benyttes for å holde oversikt over mannskaper og sertifiseringer.

- I brannvesenet er det mye ulik kompetanse som må vedlikeholdes. Alt fra beredskapskompetanse til røykdykkersertifikater og førerkort for utrykning. I CIM dokumenterer vi derfor alt fra øvelser, re-sertifiseringer og blålys-trening. Da har vi en, samlet oversikt over mannskapene og hvem som har hvilke sertifikater og hvem som må fornye sine. Slik ivaretar vi kravene til dokumentasjon av det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet etter internforskriftens §5, forteller Tøndevoldshagen.

Dovre og Lesja brannvesen benytter rapportmodulen for å evaluere alle hendelser, enten det er øvelser eller reelle ulykker og branner. For hver hendelse lages det automatisk en rapport, som deles med alle mannskapene, også de som ikke var med under hendelsen.

- Erfaringen er at dette gir oss mye læring. Læringspunktene tas med videre i planlegging av øvelser og eventuelt endringer av prosedyrer. Vi deler også disse læringspunktene med andre brannvesen.

Tøndevoldshagen benytter kontaktregisteret i CIM for å vedlikeholde en oversikt over godkjente leverandører og kontaktpersoner hos disse, samt serviceavtaler på utstyr. Kommunens egne bygg og kontrollene av disse, er også dokumentert i CIM.

- Byggforvaltning er et annet felt som tar mye tid i en kommune. Alt av kontroller av strøm, brannsikring og rømingsveier ligger også i CIM. Dermed er alt dokumentert, i ett sentralt verktøy, og ikke lagret som papirkopier i ulike permer.

Fokuset på internkontroll den omfattende jobben med å samle dokumentasjonen i ett verktøy, mener Tøndevoldshagen er en helt nødvendig prioritering:

- God internkontroll gir deg tid til overs - tid til å være leder og skape positivt engasjement i virksomheten. Men forutsetningen er at internkontrollen er oversiktlig, funksjonell og formålstjenlig. Det mener vi å ha oppnådd med bruk av CIM som vårt system for internkontroll, sier han.

Under årets CIM-konferanse 27. og 28. september vil Tøndevoldshagen presentere hvordan Dovre og Lesja brannvesen bruker CIM for å holde oversikt i hverdagen, for kontroll og sporbarhet.