Møterom til daglig, beredskapsrom under en krise – slik gjør du det

Et beredskapsrom har tradisjonelt vært arealer som helst skal stå ubrukte, og det har vært en utfordring at denne type fasiliteter ikke kan benyttes til andre formål. Et slikt rom høres derfor ofte voldsomt ut, men hvis vi kaller det et møterom som også kan brukes til krisehåndtering, er det en mulighet for alle virksomheter – uansett størrelse.

Se vår ressursside om beredskap i offentlige og private virksomheter

AV: JAN TERJE SÆTERBØ

Det er så stort trykk og så mye informasjon i omløp under en krise at dersom en kriseledelse skal ha mulighet til å få kontroll, må den jobbe velorganisert og uforstyrret. Et vanlig kontorlokale er uegnet av flere årsaker:

• Det er vanskelig å la alle involverte se flere skjermer samtidig
• Det er mange som har adgang til lokalene og vil utgjøre en voldsom distraksjon
• Det er umulig å ivareta tilstrekkelig diskresjon og beskytte sensitiv informasjon
• Teknisk infrastruktur er ikke tilrettelagt for denne typen arbeide.

Kriseledelsen må skjermes fra resten av organisasjonen og alle eksterne aktører med legitime spørsmål og behov. Et skjermet område innredet med dette for øyet er hverken råflott eller noe som kun forekommer i store organisasjoner. Med god planlegging kan man få til mye med eksisterende arealer og romstruktur.

Metodisk krisehåndtering

Les også: Hva kjennetegner en robust beredskapsorgaisasjon?

Du trenger ikke jobbe lenge med beredskap og krisehåndtering for å forstå betydningen av effektive beredskapsfasiliteter.

For det første er det viktig å skille 2. linje (operasjonell) og 3. linje (strategisk) nivå. Krisestøtteverktøyet håndterer utmerket både kommunikasjonen og informasjonsdelingen mellom de to nivåene.

For det andre er det viktig at pårørendehåndtering foregår på egnet område, adskilt fra kriseledelsen.

For det tredje må kommunikasjonen overfor eksterne aktører basere seg på hva kriseledelsen til enhver tid har verifisert og gjort tilgjengelig. Ingen får skrive pressemeldinger eller svare på henvendelser fra pressen i det samme rommet som krisen styres fra.

Beredskapsrom og møterom

Det er sjelden anledning til å bygge beredskapsfasiliteter helt fra bunnen av, men det er heller ikke nødvendig i de fleste tilfellene. Ta utgangspunkt i det arealet du har tilgjengelig, og tenk enkelt og funksjonelt. Bruk gode og enkle tekniske løsninger man vet virker både i normal drift og i en krisesituasjon.

Et beredskapsrom defineres som en virksomhetskritisk ressurs som bare trenger å være tilgjengelig ved behov. Det betyr at det er fullt mulig å bruke rommet til noe annet til daglig, så lenge beredskapskritiske funksjoner og innredning er på plass og blir jevnlig sjekket og oppdatert.

Daglig bruk av rommet

En ledelse som er skeptisk til å sette av nødvendige ressurser til et slikt rom bør utfordres på følgende:

• Ved å planlegge godt, spesifisere behov tydelig og involvere faggrupper i organisasjonen, er det mulig å skaffe seg et fleksibelt og attraktivt møterom samtidig som man ivaretar sin lovpålagte plikt om legge til rette for god beredskap.
• Et dedikert rom for krisehåndtering viser også organisasjonen at dette er en viktig for virksomheten og at ledelsen tar det alvorlig. Det skaper grobunn for god beredskapskultur.
• Et møterom som drar nytte av audiovisuelle verktøy for krisehåndtering, som multiskjermer, er attraktivt også for kunder, og viser dessuten at virksomheten er grundig og etterrettelig.
• Krisestøtteverktøyet vil kunne brukes i stort omfang, også i forbindelse med kundemøter. Det vil også være lettere å gjennomføre øvelser i krisestøtteverktøyet, herunder månedlig sjekk av beredskapsrommet som egen øvelse.
  

Bedre start på krisehåndteringen

Mye av det vi drøfter på Beredskapsbloggen handler om å gjøre deg og virksomheten din i stand til å løse en krise raskt og minimere konsekvensene. De fleste mangler erfaring helt til noe går galt, og for mange av oss kommer heldigvis ikke denne dagen.

Men for alle med beredskapsansvar er det viktig å sørge for at man har grunnlag for å gjøre en god jobb. Et funksjonelt beredskapsrom er avgjørende for hvor godt man lykkes med å håndtere en krise.

------

Jan Terje Sæterbø er prosjekt- og sikkerhetsleder i F24 Nordics. Han har vært med på å designe løsninger for digital krisehåndtering helt fra slutten av 1990-tallet og har ledet implementeringen av slike løsninger for en rekke både nasjonale og internasjonale aktører. Han har bakgrunn fra forsvaret og har mange års erfaring fra IT-bransjen både som leder og prosjektleder, og har også en bachelorutdannelse i beredskap og krisehåndtering fra Høgskolen i Innlandet.