Skriva pressmeddelande – så gör du

Var du än vänder dig möts du av olika typer av innehåll, i en mängd kanaler. Det gör att kraven som ställs på innehåll hela tiden ökar, vilket gör det svårare även för dig som arbetar inom PR och kommunikation att nå genom bruset. Samtidigt öppnar det upp möjligheter, eftersom pålitligt och engagerande innehåll faktiskt värderas. Pressmeddelanden är exempel på innehåll som såväl medier som konsumenter ser som pålitliga informationskällor. Men vad är ett pressmeddelande egentligen? Och hur skriver man ett pressmeddelande på bästa sätt? Det får du lära dig i vårt blogginlägg!

Vad är pressmeddelande och pressrelease?

För att veta hur du ska skriva ett pressmeddelande måste du börja med att förstå vad det är. Ett pressmeddelande, även kallat pressrelease eller pressutskick, är helt enkelt en artikel som sammanfattar dina nyheter i ett kort och koncist format. Välskrivna pressreleaser innehåller både en tydlig nyhetsvinkel och företagets budskap. I det här blogginlägget får du lära dig vad du ska tänka på för att få maximalt genomslag när du skriver och publicerar ett pressmeddelande.

Innan du börjar skriva ett pressmeddelande

Även om du helst vill sätta igång med att skriva direkt, lönar det sig alltid att göra ett förarbete. Här är några saker att tänka på innan du skriver pressmeddelanden:

Se till att ditt ämne är relevant

När du kommunicerar måste du alltid tänka på om det du vill dela med dig av faktiskt är värdefullt för andra. Om du har svårt att utvärdera det kan du ställa dig själv följande frågor:

Tidpunkt – är din nyhet aktuell? Vad pratar världen om just nu?
Identifiering – kan målgruppen identifiera sig med din berättelse?
Betydelse – är innehållet intressant för målgruppen?
Läsvärt – är innehållet unikt, inspirerande eller lärorikt?

Ett bra sätt att öka nyhetsvärdet på ditt ämne eller din vinkel är att hålla dig uppdaterad gällande nyheter och trender som rör din bransch. Med hjälp av mediebevakning blir det enkelt för dig att hålla koll på vad som skrivs om ditt varumärke, dina konkurrenter och din bransch – och att kartlägga trender över tid.

Fundera över vinkel och syfte

Tänk på vad du vill förmedla, och fokusera på ett huvudämne i ditt pressmeddelande. Om du vill skriva om fler ämnen delar du upp dem i flera olika pressreleaser! Försök att besvara frågorna vad, var, vem, varför, när och hur?

Definiera även syftet med ditt pressmeddelande. När du väl har gjort det kommer du att ha lättare att kommunicera din historia och få ut den. Det blir också enklare att förstå vem du riktar dig till och vilket särskilt mål du vill uppnå.

De fyra vanligaste målen för pressmeddelanden är att sprida:

Nyheter: En ny undersökning, ett nytt initiativ, en publikation och så vidare.
Åsikter: En reaktion på en aktuell fråga eller en önskan att få upp en ny debatt på dagordningen.
Kunskap: Faktakunskaper om ett specifikt ämne som är relevant för medierna; uppmärksamma dem och bli en källa för fortsatt rapportering.
Media briefs: Hinta om att något nytt är på gång. På så sätt förbereder du för när bolaget släpper den stora nyheten om en produkt, ett initiativ, en publikation eller liknande. Du kanske inte får något genomslag i medier, men du investerar tid i att förbereda journalisterna.

Hitta din målgrupp

Hur maximerar du effekten av ditt pressmeddelande? Genom att nå rätt personer med ditt budskap! Du kanske har en kontaktlista med kunder, mediepersonligheter, journalister och andra intressenter som du själv har samlat in. Dessa kontakter är naturligtvis värdefulla eftersom de har visat intresse för ditt tidigare innehåll. Kanske har du organiserat dina kontakter efter intressen, tidigare interaktion, engagemang och/eller omskrivningar. Utvärdera dina kontakter och lägg till dem i den målgrupp som du tror skulle se ett värde i ditt kommande pressmeddelande.

Utöver dina befintliga kontakter ska du självklart försöka nå nya journalister för att öka din räckvidd. Tänk på att journalister har som uppgift att hitta historier som passar just deras målgrupp och deras intressen. Om du hittar rätt journalist är din nyhet därmed en tillgång för den journalisten.

För att hitta rätt journalist måste du göra lite grundläggande, praktiskt fältarbete: läs tidningarna, lyssna på radio, titta på tv och surfa runt på några hemsidor. På så sätt får du inte bara en verklig överblick över vad en viss medieorganisation är intresserad av, utan också enskilda journalister. Låter det som mycket arbete? Då kan du ta hjälp av vår AI Copilot som hjälper dig hitta relevanta journalister på nolltid och mycket mer!

Skriv ett pressmeddelande i 8 enkla steg

Nu är det dags att börja skapa själva pressmeddelandet! Här är 8 steg du kan följa för att skapa ett riktigt bra pressmeddelande.

1. Se nyheten utifrån

För att få till den sakliga tonen som ett pressmeddelande har finns ett par saker du bör tänka på. Skriv aldrig ”vi” utan ”de”, som om du rapporterade ur ett externt perspektiv. Använd inte utropstecken eller dömande och eufemistiska beskrivningar, utan försök att vara så neutral som möjligt. Ett undantag är dock citat, som är effektiva att använda för att kunna uttrycka känslor och åsikter.

2. Engagera i rubrik och ingress

Rubriken på pressmeddelandet är det som fångar en läsares uppmärksamhet, vilket gör den väldigt viktig. Oftast är det lättare att sätta en intressant rubrik när du är klar med artikeln. Rubriken bör bestå av högst 40 tecken och innehålla kärnan i nyheten. Rubriken kommer också att vara ämnesraden för de som får pressmeddelandet via mejl. Undvik långa ord samt ordet ”pressmeddelande”.

Efter rubriken följer ingressen, som är till för att sammanfatta innehållet i din text. Den ska skrivas med fet stil och är vanligtvis några meningar lång, ungefär två eller fyra rader. Ibland är det en bra idé att börja med ingressen för att få fram huvudpunkterna. Andra gånger är det lättare att precis som med rubriken skriva ingressen efteråt – när du har en färdig text att sammanfatta.

3. Håll det kort och intressant

Se till att ditt pressmeddelande fångar mottagarens intresse, och håll det kort och koncist. Skriv enkelt och rakt på sak, samt undvik komplicerade facktermer. Strukturera även ditt pressmeddelande så att det är lätt att läsa, exempelvis genom att använda underrubriker. På så sätt blir det lätt för en journalist att redigera och återpublicera din text. Var även tydlig med vem avsändaren är. Se till att företagets namn är synligt både i själva pressmeddelandet samt i ämnesraden för de mejl du skickar ut innehållandes pressmeddelandet.

4. SEO-optimera för att nå fler människor

Genom att sökmotoroptimera ditt pressmeddelande ökar du möjligheten att nå en bredare målgrupp när du väl publicerar det. Sökmotorer är nämligen ett utmärkt sätt att nå de personer som faktiskt söker efter information om det ämnet du skriver om. Tänk på vilka nyckelord du ska använda och se över läsbarheten i din text. Naturligtvis är SEO mer komplext än så, men med antagandet att ditt företag har en stark domän är det en bra början att övervaka nyckelord och läsbarhet. Ett sätt att stärka din synlighet är genom att publicera ditt pressmeddelande i ett nyhetsrum hos Mynewsdesks, då hela sajten har en stark SEO-ranking.

5. Öka effekten med en CTA

Ett pressmeddelande är ett utmärkt tillfälle för dig att länka vidare till annat relaterat innehåll, genom att avsluta pressmeddelandet med en så kallad CTA. En CTA (call-to-action) används för att locka en läsare att utföra någon typ av handling. Exempel på CTA:er är ”Köp nu”-knappar i webbutiker eller ”Läs mer”-länkar i artiklar eller nyhetsbrev. I ett pressmeddelande kan du exempelvis länka vidare till andra relevanta nyheter, er hemsida eller annat passande material.

6. Avsluta med en boilerplate

Det ska alltid finnas en så kallad boilerplate i slutet av din pressrelease. En boilerplate är en kort standardtext om vad din organisation gör, innehållande exempelvis storlek på bolaget, branschen och så vidare. Om du är en del av en internationell organisation bör din boilerplate vara tillgänglig på lokala språk. Du bör inkludera din standardboilerplate i alla pressmeddelanden för att vara konsekvent och underlätta för journalister, som ska kunna kopiera din boilerplate.

7. Stärk din pressrelease med bilder och videor

Nu har du skrivit färdigt pressmeddelandet, men du är inte klar än! För att ditt pressmeddelande ska återpubliceras av medier är det viktigt att du lägger till högupplösta, relevanta bilder eller videor. På så sätt har journalisterna allt material de behöver för att göra en fullständig artikel. Tumregeln är att bilder som ska användas i tidningar eller på webben bör vara cirka 1 MB. För tryckta tidskrifter bör de vara över 3 MB. Ge även journalisterna information om var de kan få tillgång till bilderna; en länk till ert nyhetsrum på webbplatsen, kontaktuppgifter till pressansvarig eller liknande.

8. Publicera och skicka pressmeddelande

Det finns flertalet sätt att distribuera sitt pressmeddelande på, men att publicera det i ert nyhetsrum är en bra start. När du samlar alla pressmeddelanden på ett ställe blir det lättare för journalister att hålla koll på alla era nyheter så att de kan sprida budskapen vidare. Därför bör första steget när du är färdig med ett pressmeddelande vara att publicera det.

När bör man skicka pressmeddelanden då, och till vem? Genom att skicka pressmeddelanden via mejl till ditt kontaktnät bestående av journalister och andra intressenter, ökar möjligheterna att någon av dem plockar upp nyheten. Därmed bör du alltid skicka pressmeddelanden för att öka chansen till spridning. Om du behöver hjälp att utöka ditt existerande kontaktnät kan Mynewsdesk hjälpa till med mediakontakter.

Följ upp ditt pressmeddelande

Ditt pressmeddelande är publicerat – nu börjar det roliga! Det är dags att skifta fokus och titta på vad som händer efter publicering.

Utvärdera exponeringen

Fick ditt pressmeddelande den spridning som du förväntade dig? Nådde du din målgrupp? Med hjälp av data- och analysverktyg kan du se trafiken och engagemanget för ditt pressmeddelande och eventuella omnämnanden i andra medier och/eller av andra personer. Dessa insikter kan ge värdefull information om hur ditt pressmeddelande har presterat.

Analysera klick, delningar och nedladdningar

Beroende på hur du har valt att distribuera ditt pressmeddelande kan du utvärdera öppnade e-postmeddelanden, klick på länkar, delningar och nedladdningar av relaterat material. Dessa insikter är ett utmärkt sätt att bedöma engagemanget bland de som nås av din nyhet.

Dra slutsatser från dina insikter

Nöj dig inte med att utvärdera och analysera. Använd insikterna som du fick efter publiceringen av ditt pressmeddelande och dra lärdomar om hur du kan arbeta i framtiden. Hur kan du utveckla din kommunikation för att nå ännu fler människor, vara ännu mer relevant och bygga starkare relationer med din publik? Du kan även använda dig av Mynewsdesk för att analysera och mäta effekten av ditt PR-arbete.

Kom igång med en mall för pressmeddelanden

Som du nu vet finns det mycket att tänka på när du ska skriva ett pressmeddelande. För att få ut ännu mer av ditt nästa pressmeddelande kan du följa våra 8 enkla steg, men du kan även ta del av vår mall för pressmeddelande för att lyckas. Med en mall för pressrelease kommer du enkelt igång!

Sammanfattning av våra tips för pressmeddelanden

Nu har du lärt dig vad ett pressmeddelande är och hur du skriver ett effektivt pressmeddelande. Att få uppmärksamhet i medier ger en hög trovärdighet som är svår att köpa sig till genom reklam och kampanjer, vilket gör pressreleaser effektiva och viktiga i din kommunikationsstrategi.

Innan du påbörjar din pressrelease ska du förbereda dig genom att testa nyhetsvärdet på ditt ämne, fundera över vinkel och syfte samt identifiera målgruppen. När det är dags att skriva kan du följa våra 8 enkla steg för att lyckas med ditt pressmeddelande. Slutligen är det viktigt att du analyserar resultatet av ditt pressmeddelande efter publicering. Lycka till!