Förbättra samarbetet mellan Lean och Kvalitet!

Lean har under de senaste åren fått ett stort genomslag inom svensk livsmedelsindustri. Lean används som ett verktyg för att pressa kostnader och öka värdet för kunderna. Metodiken och filosofin ger, rätt använt, tydliga resultat och får därför ofta stor uppmärksamhet av ledningen. Lean fokuserar, enkelt uttryckt, på att eliminera eller minimera alla former av slöseri (waste) för att öka effektiviteten och kapacitetsutnyttjandet hos olika resurser. I praktiken är personalen mycket involverad i Lean och ’ordning och reda’ är en tydlig devis som eftersträvas. Tydliga roller och regler tillsammans med ett proaktivt, systematiskt och visualiserat arbete med mål, måluppföljningar och förbättringar är andra centrala komponenter. I vissa avseenden kan Lean näst intill sägas ha en rituell förankring i organisationerna.  Drivande i arbetet med Lean är ofta produktions- och/eller teknikinriktade nyckelpersoner och befattningar i företagen. Sambanden mellan Lean och ekonomiska och finansiella nyckeltal är tydliga.

Sedan början på 2000-talet har kraven på tredjepartscertifierade ledningssystem för livsmedelssäkerhet och produktkvalitet etablerat sig som en naturlig del av livsmedelindustrins vardag. Om företaget inte kan visa att det uppfyller kraven i en GFSI-godkänd standard, t.ex. BRC Global Standard for Food Safety, IFS Food eller FSSC 22000, har företaget i många fall inte åtkomst till viktiga kunder och marknader.  Ansvaret för att upprätthålla kunskap om kraven i standarder och stödja verksamheten så att kraven uppfylls i organisationen ligger vanligtvis på kvalitetsavdelningarna. Ofta är kvalitetsavdelningarnas huvuduppgifter centrerad kring produkten och att den uppfyller krav på kvalitet, lagenlighet och livsmedelssäkerhet. Arbetet på kvalitetsavdelningen handlar bl.a. om att upprätthålla rutiner och nivå för certifikaten samt att analysera/mäta produkt, hanterar specifikationer och reklamationer. Med undantag för proaktiva inslag i form av riskbedömningar och valideringar inom HACCP, är det dagliga arbetet till stor del reaktivt inriktat, d.v.s. att reagera på oönskade händelser, t.ex. reklamationer eller brister i produkter eller i den praktiska efterlevnaden av olika rutiner.

Ett certifikat betraktas av ledningen som något som måste finnas för att kunna visas upp i externa syften. De interna vinsterna av att arbeta enligt standarder och vara certifierad kan dock vara svårare att konkretisera och presentera. Det är svårare att mäta effekten av de åtgärder och insatser som genomförs av en kvalitetsavdelning och som genreras av ledningssystemet. Arbetssätten med ledningssystemen kan te sig mer diffusa vilket gör att det är svårare att nå fram till personer i högsta ledningen om de inte har personlig erfarenhet och kunskap om ledningssystem för kvalitet etc. Personer på kvalitetsavdelningar har ofta en god helhetssyn och verksamhetsförståelse som skulle kunna utnyttjas i större utsträckning. De kämpar med ’ordning och reda’ i termer av livsmedelssäkerhet men når inte alltid ända ut i organisationen, såväl neråt som uppåt i hierarkin. Det finns behov av bättre presentation och kommunikation av resultaten från ledningssystemet över tid i form av nyckeltal etc. Kvalitetsbristkostnader mäts och analyseras generellt i för liten omfattning och det är svårt att se konkreta kopplingar till ekonomiska och finansiella nyckeltal förutom i tydliga fall då t.ex. av produkter återkallas från marknaden.

Våra erfarenheter av att betrakta certifierade företag som även arbetar med Lean visar att ledningssystemet och Lean ofta är åtskilda åt, såväl system- och metodmässigt som organisatoriskt. Det finns inslag där man även suboptimerar i form av t.ex. dubbelarbete med liknande verifieringar/kontroller som utförs på olika tidpunkter. Ytterligare moment som skulle kunna samordnas mycket bättre är interna revisioner. Det finns alltså ett oönskat gap mellan ledningssystem enligt standarder och Lean. Vi har inte sett många företag göra angreppsätt för att verkligen förena företeelserna.

Det finns sammanfattningsvis stora vinningar att göra på en utökad samverkan och ett bättre samspel mellan individer och organisatoriska enheter som arbetar med ledningssystem för kvalitet och livsmedelssäkerhet och Lean.  För att lyckas med integreringen krävs ett medvetet och långsiktigt ledarskap samt insikter hos alla. Det måste finnas en god överblick på och strukturer för samverkan kring metoder och processer och en ständig strävan efter att integrera dessa för att på bästa sätt säkra som utveckla verksamheten som helhet.