Dags för semesterplanering? Vanliga frågor och svar för dig som arbetsgivare

Får man kombinera föräldraledighet med semester? Vem har sista ordet när semesterveckorna ska spikas? Och vad händer om medarbetaren blir sjuk under semestern? Nu närmar sig sommar och ledighet – vilket kan innebära en hel del frågetecken att hantera för dig som sköter företagets semesterplanering. Vi hjälper dig att navigera rätt i regelverket.

Semesterplanering för din personal – åtta frågor och svar

Att låta anställda få en längre tids sammanhängande vila och återhämtning – utan att det drabbar plånboken. Det är syftet med den lagstadgade rätt till semester vi har i Sverige. Semesterlagen instiftades för första gången redan 1938 men det var först 1977 som antalet semesterveckor utökades från två till dagens fem.

Utöver vad som anges i semesterlagen kan särskilda villkor även finnas i kollektivavtal och anställningsavtal. Här nedan går vi i första hand igenom vad som gäller inom ramen för semesterlagen, men tänk alltså på att det kan finnas avvikande regler på just din arbetsplats.

1. Hur många semesterdagar har den anställde rätt till?
   Enligt semesterlagen har du rätt till 25 semesterdagar per semesterår, vilket gäller oavsett anställningsform. I vissa fall kan kollektivavtalet eller anställningsavtalet ge rätt till extra dagar utöver de lagstadgade 25 dagarna, till exempel en extra vecka för anställda som fyller 40 under året.
   

   Har den anställde kommit in sent på året? Då gäller speciella regler. Påbörjar du din anställning efter den 31 augusti under semesteråret har du nämligen bara rätt till fem semesterdagar om inget annat avtalats.

   Semesterlagen skiljer också på betald och obetald semester. För att få betald semester måste du tjäna in den. Det gör du året innan det år du tar semester – intjänandeåret.

   Vill du få hjälp att räkna ut hur många betalda semesterdagar den anställde har rätt till utifrån antalet anställningsdagar? Här finns en kalkylator.
   
   

2. Hur fungerar det med nyanställda?
   Om medarbetaren anställs sent under intjänandeåret och inte hinner tjäna in full betald semester så kan (men måste inte) arbetsgivaren ändå erbjuda detta – så kallad förskottssemester. Om den anställde slutar inom fem år ska skulden för förskottssemestern betalas tillbaka till arbetsgivaren.
   
   
3. Hur långt i förväg måste jag ge den anställde besked om ansökt semester?
   Det främsta tipset för att lyckas med er semesterplanering: börja i god tid! Enligt semesterlagen har medarbetaren nämligen rätt att få besked om ansökt semester senast två månader i förväg. Bara om det finns särskilda skäl får du som arbetsgivaren ge besked vid en senare tidpunkt.
   
   
4. Min medarbetare vill inte ta ut alla sina dagar i ett sträck, har hen rätt att spara dagar?
   Ja, om du har rätt till över tjugo semesterdagar får alla dagar utöver det sparas. Om du exempelvis har 25 betalda dagar får du alltså spara 5 dagar och ta ut dessa som en sammanhängande ledighet, vilket måste ske inom 5 år.
   
   
5. Min medarbetare har blivit sjuk under semestern, hur hanterar vi det?
   Istället för att åka på en efterlängtad solsemester måste din medarbetare tillbringa merparten av sin ledighet i sjuksängen. Vad gäller? Jo, i detta fall kan medarbetaren sjukskriva sig precis som om hen skulle ha jobbat, och det är sjuklön enligt de vanliga sjuklönereglerna som gäller. Semesterdagarna används inte och medarbetaren kan ta ut dem som en sammanhängande ledighet vid ett annat tillfälle istället.
   
   
6. Vi kommer inte överens om vår semesterplanering. Vem har sista ordet?
   Huvudprincipen är att den anställde har rätt till minst fyra veckors sammanhängande semester och att den ska förläggas till perioden juni-augusti (vissa undantag finns dock, till exempel om verksamheten är säsongsbunden). Exakt hur semestern ska förläggas inom dessa ramar är något som – så långt det är möjligt – ska bestämmas i dialog med medarbetaren, men lyckas ni inte komma överens är det du som arbetsgivare som har sista ordet om vilka veckor som gäller.
   
   
7. Min medarbetare vill ta ut både föräldraledighet och semester i sommar. Måste jag bevilja det?
   Att kombinera föräldraledighet med semester är ett populärt alternativ bland småbarnsföräldrar som ett sätt att lösa barnomsorgen eller dryga ut sommarledigheten. Med många som vill vara lediga samma veckor kan det dock vara svårt att få till bemanningen – samtidigt som alla blir nöjda och glada. Så vad säger egentligen regelverket?
   
   Jo, som anställd har du rätt till föräldraledighet enligt föräldraledighetslagen så länge du ansöker om detta minst två månader (enligt vissa kollektivavtal tre månader) i förväg. Dessutom gäller fortfarande rätten till fyra veckors sammanhängande semester under juni-augusti, vilket alltså innebär att den anställde kan kombinera båda typer av ledighet. Medan semestern vid behov kan förläggas till en annan period än medarbetaren önskat måste du dock (i de allra flesta fall) bevilja föräldraledighet just de veckor medarbetaren har ansökt om.
   
   
8. Om det kör ihop sig med personal, har jag då rätt att kalla in någon från sin semester?
   Ja, enligt semesterlagen får du både dra in och avbryta en beviljad semester – men det måste finnas synnerliga skäl för det. Med synnerliga skäl menas sådant som du som arbetsgivare inte kunnat förutse i er semesterplanering, till exempel att alla i en personalgrupp blir sjuka. Saknas det synnerliga skäl kan ni bli skyldiga att betala skadestånd via fackliga förhandlingar. Dessutom har medarbetaren rätt till ekonomisk ersättning för eventuella kostnader till följd av den avbrutna semestern, till exempel för att boka om en redan betald resa.

Så lyckas du med din semesterplanering – fem snabba tips

1. Var ute i god tid. Be de anställda att komma in med sina önskemål och sätt en tydlig deadline.
2. Ha med i planeringen att medarbetare med barn kan välja att ta ut föräldraledighet under sommaren – något du som arbetsgivare normalt sett inte kan neka till så länge den anställde ansöker om det minst två månader i förväg
3. Undvik frågor, oenighet och missnöje genom att ha en utförlig semesterpolicy som specificerar vilka era semesterperioder är, hur många som kan vara lediga samtidigt, vad som gäller kring föräldraledighet med mera.
4. Lägg upp semesterplaneringen i samråd med dina medarbetare och försök att tillfredsställa deras önskemål i den mån det fungerar utifrån verksamhetens behov.
5. Tänk på att ledigheten ska vara sammanhängande för att medarbetaren ska få maximal chans till återhämtning (minst 4 veckor i följd såvida inte ert avtal säger annat).

Krångligt att få rätt på semesterhanteringen? Vi hjälper dig!

Upplever du och dina kollegor att semesterhanteringen slukar alltför mycket av er tid och energi? På Flex Applications vill göra det lätt att göra rätt med semestern – och allt annat som hör löne- och personaladministrationen till. Oavsett om ni vill uppgradera till en riktigt smart digital verktygslåda som automatiserar bort krångliga och tidsödande moment eller om ni dessutom vill överlåta hela eller delar av HR- och lönearbetet till vårt team av specialister – vi hjälper dig!