Guide: så förenklar ni företagets utläggshantering

Trött på skrynkliga kvitton och krångliga Excel-filer? Här kommer fem tips för en smartare utläggshantering!

Tågbiljetter, hotellnätter, gymkort, fikabröd till kundmötet eller kanske ny kontorsutrustning … Varje gång en anställd har haft någon form av utlägg i jobbet är det en hel del administration att hålla koll på – något som lätt kan bli en källa till irritation för alla inblandade.

Men ska det verkligen behöva vara så? Svaret är ett rungande nej! Med rätt rutiner och användarvänliga verktyg kan jobbet faktiskt bli ganska smidigt. Flex guidar dig!

Effektivare utläggshantering – fem tips

1. Tydliga rutiner (som alla känner till)
   Vet alla anställda vilka spelregler som gäller kring utlägg och reseräkningar? En tydlig skriftlig policy är A och O för en smidig process i alla led. Detta dokument bör bland annat innehålla information om hur utlägg och reseräkningar ska registreras och granskas, hur kvitton ska hanteras och vilka andra underlag som ska bifogas. Det bör också tydligt framgå vem som ansvarar för vad och vilka deadlines som gäller.

   Sist men inte minst, se till att kommunicera ut policyn till alla medarbetare – kanske kan den ingå som en del av onboardingen för era nyanställda? Genom att göra det så tydligt som möjligt slipper både chefer och administratörer onödiga frågor och onödigt merjobb

2. Gör tröskeln så låg det bara går
   På bussen, vid kaffeautomaten eller på språng mellan möten… Vad sägs om att slippa allt krångel med att logga in på din jobbdator när du ska lägga in ett utlägg – och istället bara kunna plocka upp din telefon, närsomhelst och varsomhelst?

   Ett smart sätt att göra er utläggshantering till en enkel och trevlig upplevelse för medarbetarna är att satsa på en riktigt användarvänlig mobilapp där du med några snabba klick får ordning på dina kvitton och utlägg. För ska vi vara helt ärliga, att skjuta upp motiga adminuppgifter till senare är bara mänskligt när det finns så mycket annat vi hellre lägger vår dyrbara tid på. Tricket är därför: gör tröskeln superlåg så att jobbet blir gjort direkt – inte imorgon, nästa vecka eller först när chefen skickat en arg påminnelse.

3. Hantera kortköpen i några klick
   Att hantera utlägg som betalats med kort på ett manuellt sätt är ofta både tidskrävande och krångligt. Ju fler detaljer du behöver knappa in själv, desto större är också risken för felberäkningar och misstag. Med ett reseräkningssystem som är synkat med er kortleverantör kommer transaktionerna istället in i reseräkningen med minimal handpåläggning och risk för fel.

   I vissa lösningar slipper du dessutom fundera över vilken utläggskod du ska välja för en viss transaktion. Om du till exempel betalar för din parkering med kort identifierar systemet automatiskt inköpsstället – och ser till att utlägget sorteras in under rätt kategori på reseräkningen. Hur smidigt som helst!

4. Låt appen tolka era kvitton
   Leta upp och samla ihop alla tillknycklade kvitton, uttyda vad det står på dem och fylla i alla siffror rätt, häfta ihop och skicka in. Oj, momsen var fel eller någon uppgift saknades visst! Bara att börja om igen… All administration kring kvitton kan lätt bli ett rejält irritationsmoment. Men även här finns smarta lösningar för att minimera krånglet.

   Många leverantörer erbjuder numera stöd för digitala kvitton och kvittotolkning. Bara fota ditt kvitto med mobilen direkt efter ditt inköp. Appen tolkar kvittot och ser till att datum, belopp och moms automatiskt hamnar på rätt ställe i reseräkningen. Ta en snabb koll att allt ser korrekt ut, spara och klarmarkera. Chefen får en notis och kan attestera med ett knapptryck – klart!

5. Slipp tjatet med automatiska påminnelser
   Trött på post it-lappar och tjat om deadlines kring kvitton och utlägg? Ytterligare en fördel med att använda ett system eller app för företagets utläggshantering är att det ofta finns en påminnelsefunktion med notiser om exempelvis klarmarkering och attestering vid valfria tidpunkter.

   Dessutom finns det ofta möjlighet att som chef flagga för om en registrerad reseräkning innehåller något fel och snabbt göra den anställde uppmärksam på vad som behöver rättas till. Med andra ord: ett smart sätt att se till att var och en vet vad de ska göra och när – innan någon ens tänkt tanken på att skicka ett (argt) påminnelsemejl.

Därför är digital utläggshantering en win-win för hela företaget

Många företag hanterar fortfarande sina utlägg på pappersblanketter eller i Excel – något som gör det hela betydligt mer trixigt än vad det behöver vara. Genom att istället tänka digitalt från start till mål finns det många vinster att göra, för alla inblandade.

Som medarbetare slipper du leta kvitton och knappa in uppgifter för hand och kan istället lägga din tid på mer meningsfulla sysslor. Dessutom får ni en säkrare och tryggare hantering. För varje led som automatiseras bort minskar nämligen risken för räknemissar, manuella fel och underlag som tappas bort på vägen – en dröm för löne- och ekonomiavdelningen.

Sist men absolut inte minst, genom att digitalisera och samla allt underlag på ett ställe får företaget betydligt bättre möjligheter till överblick och analys av sina kostnader kopplade till resor och utlägg.

Är du också redo att säga hejdå till krångliga blanketter och kvittokaos?

Att digital utläggshantering är en solklar win-win är alltså tydligt. Är ditt företag också redo för nästa steg? Vårt webbaserade reseräkningssystem Flex HRM Travel automatiserar och kvalitetssäkrar hanteringen kring kvitton och utlägg, samtidigt som du har full koll på inrikes- och utrikesresor, milersättning och körjournal – allt du behöver samlat på ett ställe. Läs mer om hur du kan förenkla vardagen med Flex HRM Travel eller kontakta oss så berättar vi mer!