Nyhet -
Har du koll på fallgroparna med många olika system för HR och lön?
Dålig översikt, krånglande integrationer och frustrerande dubbeljobb… Känns det igen? Många företag kämpar med data i osynk och ineffektiva processer i hanteringen kring sin personal. Men det finns en smartare strategi!
Ett schemaläggningssystem här och en onboarding-app där. En plattform för tidrapportering och ytterligare en för att köra lönerna… Kanske används också en mängd utspridda kalkylark och manuella speciallösningar ovanpå det.
Utbudet av appar och system inom HR-området har aldrig varit större och det kan kännas lockande att plocka ihop de bästa verktygen för varje process – men innebär detta automatiskt en smidigare och smartare arbetsdag? Nja, säger vi. Om tech-stacken fylls på utan en genomtänkt strategi för hur allt ska hänga ihop kommer det förr eller senare att uppstå problem: krånglande integrationer, kostnader som drar iväg, dålig överblick och ett ständigt letande efter information.
Här tittar vi närmare på varför många utspridda system skapar problem – och varför ditt företag bör välja en annan strategi.
1. Dubbelarbete och manuella överföringar
HR- och löneprocesser bygger på att all data är korrekt och uppdaterad. Men vad händer om tidrapporter, frånvaro, anställningsuppgifter och löner finns utspridda i olika system? Jo, det innebär att de måste flyttas mellan dem, antingen manuellt eller genom integrationer. Och det här kan i sin tur föra med sig ett gäng olika problem.
För det första ökar risken för misstag och fel. Integrationer kan strula eller bli felkonfigurerade, vilket leder till att data inte uppdateras som den ska. Kanske behöver löneadministratören manuellt dubbelkolla att övertidstimmarna blir rätt, eller så måste HR-avdelningen uppdatera medarbetardata på flera olika ställen – med risk för räknemissar eller information som faller bort på vägen som följd.
Repetitiva, manuella uppgifter stjäl dessutom tid – tid som istället borde läggas på sådant som faktiskt skapar värde för medarbetarna och företaget
Men det finns ett smartare alternativ. Genom att minimera antalet system och samla så mycket av er data som möjligt i en och samma plattform blir jobbet både snabbare och säkrare. Allt från arbetstider och frånvaro till anställningsuppgifter och löner uppdateras automatiskt och i realtid tvärsöver plattformen, utan att information behöver synkas mellan olika källor eller matas in manuellt. Mindre handpåläggning, färre felkällor och en tryggare vardag för alla, kort och gott!
2. Svårt att få en helhetsbild över säkerheten
Personalsystem hanterar som bekant stora mängder känsliga personuppgifter. Och det innebär att ni behöver ha ett tryggt sätt att säkerställa sådant som:
- att alla behörigheterna är inställda på ett korrekt sätt
- att data hanteras enligt GDPR
- att systemet uppdateras löpande för att skydda mot nya hot och sårbarheter
- att säkerhetskopior görs regelbundet och kan återställas vid behov
Ju fler verktyg och integrationer ni använder, desto svårare blir det att hålla koll på allt från behörigheter till kritiska uppdateringar. När varje plattform har sina egna säkerhetsinställningar och när data skickas via en mängd integrationer ökar risken för säkerhetsluckor, dataläckor och GDPR-incidenter.
Om det är viktigt för ditt företag att enkelt kunna få en överblick över säkerheten är en helhetslösning därför ett smartare val. All personaldata finns då samlad på en plattform med enhetliga skyddsåtgärder och en central åtkomstkontroll – helt enkelt ett smidigare sätt att se till att allt hanteras säkert och korrekt.
3. Data och nyckeltal blir ett detektivarbete
Hur lätt är det att få en samlad bild av ert HR-arbete? Hur snabbt och enkelt kan ni få fram rätt data, rapporter och nyckeltal, närhelst ni behöver det? Vare sig det gäller att förbereda en lönerevision, ta fram beslutsunderlag för personalbudgeten eller få en lägesbild över sjukfrånvaron kämpar många företag med att få en tydlig helhetsbild och tillgång till rätt siffror i rätt tid.
Att pussla ihop underlag från en mängd olika källor är inte bara tidskrävande och frustrerande – det innebär alltså även stor risk för data i osynk, missar och fel. Med en helhetslösning är informationen alltid uppdaterad och bara ett knapptryck bort. Resultatet: mindre krångel, mer koll och ett tillförlitligt underlag för era viktiga beslut.
Läs mer: Nyckeltal på det smarta sättet – åtta goda skäl att använda en HR-dashboard.
4. Flera gränssnitt, flera inloggningar
Hur enkelt är det för medarbetarna att bocka av vardagens uppgifter och snabbt hitta rätt information? Hur många olika plattformar måste de logga in på varje dag? Kanske vill ni ge medarbetarna den senaste och smartaste tekniken att jobba med – men om detta innebär ett nytt system för varje moment, ja då blir det hela snabbt en rörig historia.
Vårt tips är därför återigen: samla så många som möjligt av vardagens verktyg på ett och samma ställe. Oavsett om medarbetarna vill kolla flexen, fylla i medarbetarsamtalet, ansöka om frånvaro, byta arbetspass med kollegan eller se sin senaste lönespec är det fixat på nolltid – utan att de behöver hoppa mellan flera olika system. En inloggning, ett gränssnitt, en väg in till allt!
5. Kostnadsmässiga överraskningar
Att välja system är inte bara en fråga om funktioner och användarupplevelse – det handlar förstås också om att göra ett ekonomiskt smart val. En best-of-breed-lösning med flera leverantörer kan verka prisvärd vid första anblicken, men när alla kostnader räknas samman över tid ser kalkylen ofta annorlunda ut.
Licensavgifter för flera separata system, utveckling och underhåll av integrationer och, sist men inte minst, support för att hantera system som inte synkar korrekt – allt detta kan leda till en högre total ägandekostnad än vad ni först räknat med. Dessutom kan det merjobb som behöver läggas på eventuell handpåläggning och felsökning med tiden bli en rejäl kostnadspost.
Det fina med en helhetslösning? Ni får en förutsägbar prislapp med mindre risk för oväntade integrationskostnader och dolda avgifter längs vägen, och kan fullt ut fokusera på att använda systemet till det det är tänkt för – att effektivisera er arbetsdag.
6. Krånglig väg till support och konsultation
Hjälp vid uppstart av systemet och vid utbildning av nya användare, någon i luren att bolla de kluriga frågorna med och snabb support vid tekniskt strul… Allt det här är A och O för en trygg och smidig personaladministration.
Men med flera leverantörer inblandade kan det vara frustrerande att hålla koll på alla kontaktytor och supportkanaler och att veta vem ni ska vända er till i vilket ärende. Och om något går fel, exempelvis när data ska synka mellan två olika system, kan du hamna i ett läge där leverantörerna hänvisar till varandra istället för att lösa ert problem.
Även detta är en anledning att överväga om en helhetslösning från en och samma leverantör är rätt val för ditt företag. Oavsett vilken process det gäller har ni då en enda kontaktväg för support och utbildning, vilket minimerar risken för att saker faller mellan stolarna eller att ansvarsfrågan bollas fram och tillbaka mellan olika leverantörer.
Kort sagt: en och samma partner att luta sig mot skapar trygghet och sparar tid när nya utmaningar uppstår eller när något går fel.
Redo för ett smartare sätt att hantera allt som rör HR och lön?
Redo att säga hejdå till manuellt krångel, system som inte synkar med varandra och frustrerande dubbeljobb? Flex HRM (länk produktsida) har allt du behöver för tidrapportering, scheman, utlägg, HR och lön. Allt samlat i en enda plattform så att du kan jobba sömlöst, smidigt och smart.
Nyfiken på hur mycket tid - och krångel - just ditt företag skulle kunna spara? Hör av dig, så visar vi dig!
