Personalomsättning – en guide för chef och HR

Att tappa värdefulla medarbetare är både tråkigt och kostsamt. Men som tur är går det att påverka företagets personalomsättning i rätt riktning – genom att skaffa sig kunskaper om hur den ser ut och varför.

Vad är personalomsättning?

Till att börja med, hur definieras personalomsättning och hur uppstår den? Jo, kort förklarat är personalomsättning ett mått på hur många anställda som slutar eller byts ut i organisationen under en viss tidsperiod, vilket brukar anges som en procentandel av hela företagets personalstyrka. Med fördel mäts personalomsättningen både för hela företaget och för specifika avdelningar eller enheter för att få en mer nyanserad bild.

Olika typer av personalomsättning

Högre lön eller nya karriärmöjligheter som lockar. Eller kanske missnöje med chefen eller kollegorna… När den anställde själv väljer att lämna organisationen av någon anledning talar vi om frivillig personalomsättning. Denna typ av personalomsättning kan också bero på faktorer som arbetsgivaren har färre möjligheter att påverka, såsom att medarbetare går i pension eller flyttar till annan ort.

Ofrivillig personalomsättning talar vi om när anställda istället tvingas lämna arbetsplatsen – vare sig det handlar om uppsägningar till följd av arbetsbrist eller avskedanden på grund av att medarbetaren har misskött sig.

Att en hög personalomsättning är problematiskt råder det knappast några tvivel om. Men kan det ibland också vara positivt med en viss omsättning på personalstyrkan? Ja, faktiskt! För såhär: i en perfekt värld har verksamheten alltid rätt person på rätt plats. Men i verkligheten finns det ofta en viss andel medarbetare som inte utför ett bra jobb, som har tappat motivationen och kanske också sprider negativ energi omkring sig. Om dessa personer då går vidare och nya engagerade talanger kommer in, ja då kan det ofta bli ett lyft för både arbetsklimatet och produktiviteten i teamet. Sist men inte minst kan en viss rörlighet vara positiv i den meningen att nya värdefulla perspektiv och kunskaper då kan tillföras gruppen.

För att sammanfatta: personalomsättning är ett vitt begrepp som täcker in en lång rad olika omständigheter. Genom att övervaka och analysera personalomsättningen utifrån dess olika orsaker har företaget det bästa utgångsläget för att styra den i rätt riktning och behålla värdefulla medarbetare.

Därför är det viktigt att hålla koll på personalomsättningen

Egentligen säger det sig självt. Personalen är hjärtat i ett framgångsrikt företag, och att behöva säga hejdå till duktiga medarbetare är aldrig roligt. Men det finns också en hel rad andra argument för att jobba proaktivt med företagets personalomsättning – låt oss ta en närmare titt!

För det första har vi prislappen. Ju fler medarbetare arbetsgivaren tappar, desto större kostnader för rekrytering, onboarding och utbildning.

För det andra råder det en rekordstor kompetensbrist i Sverige just nu, och många arbetsgivare har svårt att rekrytera ny personal med rätt kunskaper när en talang lämnar företaget. Dessutom: när ni sedan har fått den nya kollegan ombord tar det alltid en viss tid innan hen har blivit varm i kläderna. Under denna period är risken stor att produktiviteten och kvaliteten blir lidande – samtidigt som det blir en extra belastning på arbetsgruppen.

Till sist riskerar avhopp bland personalen att påverka dynamiken, motivationen och sammanhållningen i hela teamet på ett negativt sätt. Vill det sig riktigt illa uppstår det en dominoeffekt av uppsägningar – ju fler anställda som slutar för att gräset verkar grönare hos ett annat företag, desto fler kommer att följa efter.

Så räknar du ut personalomsättningen

För att ditt företag ska kunna jobba proaktivt med personalomsättningen behöver ni skaffa er kunskap om hur den ser ut – ni behöver helt enkelt räkna på det.

Det finns ett antal olika modeller för att beräkna personalomsättning, men en vanlig metod är att först ta fram antalet anställda som lämnar företaget under en viss period. Därefter dividerar du detta med antalet anställda organisationen hade i genomsnitt under samma period. Som ett sista steg multipliceras värdet med hundra för att få fram procentsatsen.

En enkel definition av personalomsättning är alltså:

antalet anställda som slutat / genomsnittligt antal anställda * 100

Ett exempel: om ett företag har 100 anställda i genomsnitt under mätperioden och 5 anställda lämnar företaget under samma period skulle personalomsättningen vara 5 % (5/100 x 100).

Bra att komma ihåg är som sagt att det även förekommer andra sätt att mäta. Vissa företag väljer exempelvis att räkna både på antalet slutade och antalet började i förhållande till det genomsnittliga antalet anställda. Det kan också variera vilka kategorier av anställda man väljer att inkludera. I regel rekommenderas exempelvis att personalomsättningen för säsongsanställda mäts separat från fast anställd personal för att få en så nyanserad bild som möjligt.

Olika beräkningsmodeller kan fylla olika syften. Vilken modell ni väljer är därför inte det viktigaste, tänk bara på att vara tydliga med hur mätningarna görs och att hålla fast vid era definitioner för att kunna göra jämförelser över tid.

Läs mer: navigera rätt med smarta HR-nyckeltal – sju tips.

Vad är en normal personalomsättning?

Vilken nivå personalomsättningen ska ligga på för att anses lagom eller normal varierar, bland annat beroende på bransch och yrke. Statistik från SCB visar till exempel att personalomsättningen tenderar att vara högre i yrken med låga utbildningskrav jämfört med mer kvalificerade yrken.

En personalomsättning på 10 procent (räknat på anställda som slutar) är ett riktmärke som ofta återkommer. Detta kan även jämföras med genomsnittet för våra statliga svenska myndigheter som enligt Arbetsgivarverket ligger på cirka 12 procent.

Minska personalomsättningen – vad kan jag som arbetsgivare göra ?

Stanna eller gå? Det finns en mängd olika faktorer som spelar in när den anställde väljer att söka jobblyckan på annat håll, och det kommer förstås alltid att finnas avhopp som är svåra att förutse och motverka.

Med det sagt finns det en hel del du som arbetsgivare trots allt kan påverka – faktiskt är det så att undersökningar pekar på att över hälften av alla frivilliga uppsägningar hade kunnat undvikas. Men hur? Vi listar sex strategier som har visat sig vara effektiva när det gäller att behålla medarbetarna och minska personalomsättningen:

1. Säkerställ att ni erbjuder konkurrenskraftiga löner och attraktiva förmåner.

2. Erbjud gott om karriär- och utvecklingsmöjligheter – så att de anställda känner att de kan växa och utvecklas inom företaget.

3. Satsa på flexibla scheman och arbetsvillkor som skapar förutsättningar för en god balans mellan jobb och fritid.

4. Se till att ni anställer rätt person från första början – utvärdera och kvalitetssäkra er rekryteringsprocess.

5. Hur står det till med teamkänslan? Uppmuntra till sociala aktiviteter som bidrar till en god gemenskap på arbetsplatsen.

6. Missnöje med ledarskapet är en vanlig orsak till avhopp – förebygg detta genom att erbjuda era chefer kontinuerlig utbildning och coachning som hjälper dem att utvecklas i sin roll.

Läs mer: Hur får ni medarbetarna att stanna?

Fråga medarbetarna!

Ytterligare ett effektivt sätt att få kontroll över personalomsättningen är att ta reda på vad som förväntas av er som arbetsgivare och hur väl ni lever upp till dessa förväntningar. Och vilka är bäst lämpade att fråga om det? Jo just det: medarbetarna!

Bäst lyckas de arbetsgivare som inte bara förlitar sig på det årliga medarbetarsamtalet utan ser till att feedback blir ett återkommande inslag i vardagen. Regelbundna ”one-on-ones” mellan chef och anställd, gruppsamtal, anonyma enkäter och pulsmätningar – möjligheterna är många.

Sist men inte minst: när ett avsked är ett faktum, se då till att genomföra ett ordentligt exitsamtal där ni tar reda på så mycket ni kan om hur medarbetaren har upplevt sin tid hos er och varför hen väljer att gå skilda vägar. Vilka insikter kan ni ta med er för att minska risken för att liknande situation uppstår igen?

Vill du jobba mer proaktivt med företagets personalomsättning?

Dags att ta kontroll över företagets personalomsättning? Smarta verktyg gör jobbet enklare! Med vår HR-dashboard får du supersnabbt en ögonblicksbild av personalomsättningen och andra viktiga nyckeltal presenterat på ett lättbegripligt och visuellt sätt – så att du kan vidta rätt åtgärder i rätt tid. Vill du veta mer om dashboarden eller något av våra andra verktyg i helhetslösningen Flex HRM? Då är du varmt välkommen att kontakta oss!