Sju highlights från våra releaser under 2023 som du inte vill missa

Svårt att få arbetsdagens timmar att räcka till? Med rätt verktyg finns det massor av värdefull tid att spara – vare sig du är chef, HR-/löneansvarig eller medarbetare. Flex HRM är personalsystemet som ständigt växer och blir smartare. Här är årets smarta nyheter!

1. Kurshantering på autopilot
Är vår nya kollega inplanerad på första hjälpen-kurs och när är nästa kurstillfälle? Och vad är egentligen status på mitt teams certifikat – behöver de kanske förnyas snart? En utmaning för många företag är all administration kring kurser och kurstillfällen för personalen. För att underlätta jobbet har vi därför kompletterat vår verktygslåda med en ny och ännu smartare version av kurshanteringen i HR-systemet Flex HRM Employee.

I en ny översiktsvy har du som administratör full koll på alla detaljer kring era kurser – kurstillfällen, anmälningar, vem som genomfört en kurs och inte, och så vidare. Dessutom har vi sett till att stoppa in en hel del fiffiga genvägar som trollar bort onödigt dubbelarbete. Exempelvis kan du snabbt och enkelt lägga till flera deltagare samtidigt till ett kurstillfälle och sedan massuppdatera de anställdas kursstatus, till exempel om de har blivit godkända på en kurs. Även deltagarnas kompetenser uppdateras automatiskt efter godkänd kurs – så att du slipper hålla koll på detta manuellt. Sist men inte minst meddelar systemet dig när det finns ett certifikat eller någon annan typ av kompetens som behöver förnyas efter en viss tid. Tryggt och smidigt!

Läs mer om fördelarna med den nya kurshanteringen i Flex HRM Employee.

2. Synka schemat med kalendern och håll koll på hur kollegorna jobbar
Varierande arbetstider? Nu har vi gjort det ännu enklare att hålla koll på ditt schema – och dina kollegors! Kanske vill du veta vem som jobbar samma arbetspass som dig i morgon? Eller vilka kollegor från din avdelning som kommer att vara på plats i helgen? Med en ny smart funktion har vi gjort det supersmidigt att hålla koll på hur dina kollegor jobbar – allt som behövs är ett snabbt klick i appen Flex HRM Mobile.

Svårt att hålla reda på jobbtiderna – tillsammans med allt annat du vill få plats med i livspusslet? Något som många har efterfrågat är möjligheten att synka schemat med kalendern så att du alltid har det nära till hands. Och att uppfylla våra användares önskemål, ja det är lite av vår grej här på Flex. Därför har vi nu sett till att du kan se ditt schema direkt i kalenderapplikationen på din dator eller mobil (exempelvis Outlook eller iPhones kalenderapp). Lysande ju!

3. Nytt stöd för lönekartläggning – smidigare väg till jämställda löner
Att säkra lika lön för lika arbete – på ett smartare och smidigare sätt. Det är syftet med vårt nya stöd för lönekartläggning som lanserades i januari 2023. Med den modulen (som funkar både självständigt och ihop med andra delar av Flex HRM) får du som chef och administratör ett lättanvänt verktyg för kartläggningens alla moment – från förberedelse och arbetsvärdering till dokumentation och handlingsplan.

Fördelarna är många:

• Strukturerat och smidigt. Glöm krångliga Excel-filer och dålig överblick! Med några knapptryck sammanställer du all information om de anställda och deras löner. Du sparar massor av tid på förarbetet och kan lägga fullt fokus på analysdelen.
• Automatiserad dokumentation. När du är klar med analysen tar du i ett knapptryck fram en så kallad slutrapport – förifylld med data som systemet hämtar upp med automatik.
• Användarvänligt och pedagogiskt. Systemet guidar dig genom varje moment så att du aldrig behöver vara orolig för att något viktigt missas.
• Enkelt att upprepa. När du väl har checkat av förberedelserna och arbetsvärderingen en gång kan allt detta återanvändas i nästa lönekartläggning – så att du slipper göra om hela proceduren år efter år.
  
  Läs mer om fördelarna med lönekartläggning i Flex HRM.
  

4. Ny LAS-funktion – hantera Rätt till tillsvidareanställning tryggt och effektivt
Vi vet, att hålla koll på all administration runt LAS (Lagen om Anställningsskydd) kan vara klurigt och omständligt. Tur då att det finns smarta verktyg att ta hjälp av längs vägen! De nya LAS-reglerna säger bland annat att när någon med anställningsformen Särskild visstidsanställning har varit anställd i totalt 12 månader (tidigare 24 månader) under en femårsperiod så övergår anställningen automatiskt till en tillsvidareanställning – det som i vardagligt tal kallas för “inlasning”. I HR-systemet Flex HRM Employee finns nu en egen vy för Rätt till tillsvidareanställning där du hittar allt du behöver för att hålla koll på LAS-läget.

Vårt mål är att erbjuda ett stöd som effektiviserar alla moment i LAS-hanteringen. I vår verktygslåda finns sedan tidigare en funktion för turordning vid uppsägning och inom kort kommer vi även att komplettera med en funktion för företrädesrätt till återanställning.

5. Pulsmätningar via Winningtemp – ta kontroll över medarbetarnas engagemang
Hur trivs medarbetarna egentligen? Och skulle de rekommendera er arbetsplats till andra? Att ta kontroll över personalens välmående och engagemang är viktigare än någonsin. Winningtemp har utvecklat en AI-baserad plattform som löpande skickar ut pulsmätningar till medarbetarna – ett antal snabba frågor på teman som arbetsglädje, ledarskap och teamkänsla. Svaren sammanställs och visualiseras sedan i lättöverskådliga grafer.

Med den nya integrationen mellan Flex Applications och Winningtemps plattformar har målet varit att ta smidigheten och överblicken till nästa nivå genom att göra resultaten av pulsmätningarna tillgängliga i dashboarden i Flex HRM. På det här sättet får du som chef eller HR-ansvarig full koll på engagemanget – samtidigt som du bevakar sjukfrånvaro, personalomsättning och andra viktiga HR-nyckeltal. Du har allt du behöver i ett och samma gränssnitt!

Läs mer om fördelarna med pulsmätningar via Winningtemp och Flex HRM.

6. Smart time-saver för schemaläggare och chefer
En ny funktion som ger dig full koll på ansökt frånvaro och hur den påverkar era arbetspass – utan att behöva växla mellan en massa olika vyer. Hur smidigt låter inte det? För att underlätta livet för chefer och schemaläggare har vi lagt till denna fiffiga time-saver där olika färg- och textmarkeringar indikerar när någon ansökt om till exempel semester. Klickar du på en sådan markering kommer du direkt till frånvaroansökan där du också hittar alla detaljer om vilka arbetspass som berörs. Ska ansökan beviljas kan du också direkt se till att ni har koll på nästa steg, exempelvis om en ersättare ska plockas in. Ett riktigt smart sätt att synka ihop frånvarohanteringen och bemanningen i ett och samma flöde, kort och gott!

7. Låt systemet attestera era tider med automatik
Automatisera mera! Visst vore det fantastiskt om det gick att snabba upp hela kedjan kring tidrapporterna genom att låta systemet själv sköta (väl valda delar av) den. Nu är det möjligt i tidrapporteringssystemet Flex HRM Time!

Användningsområdena är många men här är några exempel:
– Låt systemet automatiskt klarmarkera dagar när den anställde inte har rapporterat några timmar (praktiskt till exempel om ni har föräldralediga eller timanställda som bara är inne och jobbar sporadiskt).
– Gör livet enklare för cheferna genom att låta systemet automatiskt fixa attesteringen av tidrapporter som uppfyller vissa givna parametrar. Smidigt och tidsbesparande – inte minst för dig som ansvarar för en stor personalgrupp.

Flex HRM är det webbaserade HRM-systemet som samlar hela företagets personaladministration i ett enda sömlöst gränssnitt. Kontakta oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig att effektivisera din arbetsdag!