Så effektiviserade Stockholms stad sin rekryteringsprocess – med digital referenstagning

Bakgrunden

Rekryteringsenheten inom Stockholms stads serviceförvaltning har ett tydligt uppdrag: att leverera högkvalitativa rekryteringstjänster till stadens verksamheter, på ett professionellt och resurseffektivt sätt. Med över 40 000 anställda i kommunen är kraven höga – men också möjligheterna.

När Karin Toll Lane, avdelningschef inom rekrytering, såg hur mycket tid som gick åt till att genomföra referenstagningar via telefon, blev det tydligt att något behövde förändras. Det var inte bara ineffektivt – det förlängde hela rekryteringsprocessen med upp till två veckor. Pilotprojektet med digital referenstagning startade redan 2019. Året därpå implementerades Grades verktyg för digital referenstagning fullt ut.

Lösningen

Sedan augusti 2020 används Grade för alla digitala referenstagningar i Stockholms stads centrala rekrytering. Processen är nu helt digitaliserad, med kompetensbaserade frågebatterier och full spårbarhet. Referensgivare identifierar sig via BankID och kan svara när det passar dem – något som både effektiviserar processen och höjer svarsfrekvensen.

– “Det bästa är att alla kandidater bedöms på lika villkor. Frågorna är standardiserade, objektiva och direkt kopplade till de kompetenser vi söker. Det eliminerar risken för godtycklighet och personliga tolkningar,” säger Karin.

Referenserna utgör idag en sömlös del av en större kompetensbaserad rekryteringsstrategi. Verktyget används särskilt i chefs- och specialistrekryteringar, men också i stor skala vid volymrekrytering. Dessutom erbjuds interna kunder fortsatt tillgång till traditionell referenstagning – men då till ett tilläggspris.

Resultatet

Med digital referenstagning har Stockholms stad inte bara frigjort tid – de har professionaliserat en tidigare tidskrävande och osäker process. För kandidaterna innebär det en smidigare upplevelse. För cheferna innebär det snabbare besked. Och för medborgarna? Ett smartare användande av skattemedel.

Att förändringen gett effekt syns tydligt:

• Rekryteringsverksamheten får kundnöjdhetsbetyg på 9,57 av 10
• Över 1 000 rekryteringar hanterades enbart under 2022
• Referenstagningen tar idag dagar istället för veckor

Karin lyfter också hur digitaliseringen lett till ett större fokus på rätt saker – kompetens, potential och urvalskvalitet. Ett exempel är projektet att rekrytera utan personligt brev, där över 70 rekryteringar startades helt utan krav på fritext.

Stockholms stads arbete med digital referenstagning är mer än en teknisk implementering – det är en del av ett större förändringsarbete där effektivitet, samhällsnytta och medarbetarengagemang går hand i hand.

Medarbetarna i rekryteringsverksamheten har varit delaktiga i varje steg, vilket skapat förtroende för förändringen – och drivit innovation framåt. Resultatet? En modern, evidensbaserad rekryteringsprocess som sparar tid, minskar kostnader och höjer kvaliteten i hela kommunen.