Har vi egentligen för hög arbetsbelastning idag?

”Jag har det lite körigt på jobbet just nu” eller ”Jag har haft så otroligt mycket att göra på jobbet de senaste veckorna” är fraser som säkert många av oss är bekanta med på ett eller annat sätt. Arbetsbelastning är ett hett diskuterat ämne idag och för hög arbetsbelastning sägs ligga bakom många stressrelaterade sjukskrivningar i vårt samhälle, enligt Unionens stressindex från 2018.

Vad menas med arbetsbelastning egentligen? Enkelt uttryckt kan man säga att det är mängden arbete som ska utföras på en bestämd tid. Huruvida arbetsbelastningen upplevs som hög eller inte kan dock variera från person till person, eftersom det är en subjektiv bedömning och beror på individens förmåga och kapacitet att utföra arbetsuppgifterna.

Enligt forskare på RISE forskningsinstitut beror ofta upplevd hög arbetsbelastning på andra saker än att man faktiskt har för många arbetsuppgifter att slutföra på en bestämd tid. De har i studier sett att de flesta, mellan 80-90%, i själva verket ligger på en medelnivå när det gäller arbetsbelastning, och de ser ingen större skillnad olika branscher emellan. De har kommit fram till att upplevelsen av hög arbetsbelastning oftare beror på tre faktorer:

1. Det är otydliga förväntningar i rollen
2. Det är hög fragmentering på arbetsplatsen, dvs en splittrad organisation med otydliga mål.
3. Medarbetaren har lågt stöd från sin chef

När jag började studera 2005 var en av de första modellerna jag fick lära mig, kopplad till hälsa i arbetslivet, Karasek och Theorells Krav-kontroll-stödmodell som är från början av 1990-talet. Modellen beskriver i stora drag just de ovanstående faktorerna som de mest betydelsefulla för medarbetares välmående. Kortfattat om modellen kan man säga att ju högre krav (arbetsuppgifternas komplexitet, mängd och emotionella krav) ett arbete har, tillsammans med upplevd kontroll (tydlighet i roll och handlingsutrymme) och stöd (från chef och kollegor), desto friskare medarbetare får vi.

I närmare trettio år har vi vetat om och sett sambanden mellan krav, kontroll och stöd i arbetet kopplat till medarbetares välmående, men ändå är det alltså fortfarande bristen på just det som får många att känna att de har för hög arbetsbelastning, som i sin tur är den största orsaken till stressrelaterad sjukskrivning idag.

Ja, ni förstår var jag vill komma. Vikten av tydliga rollbeskrivningar, tydliga mål och ett gott ledarskap kan inte nog understrykas för att skapa en sund och god arbetsmiljö för medarbetare. Men hur uppfyller man det i praktiken?

Steg ett

Skapa tydliga rollbeskrivningar för varje roll, som sen förankras i resten av organisationen. Detta är viktigt för att undvika snack och misstro som ”de gör inte som de ska” eller ”det ligger väl på dem att göra”. Se över/revidera rollbeskrivningen ett par gånger per år tillsammans med medarbetaren.

Steg två

Ha inte för många mål att styra mot. Gör det tydligt för organisationen vilka målen är och inkludera medarbetarna när det gäller att skapa aktiviteter för att uppfylla målen.

Steg tre

Kanske den allra viktigaste punkten; satsa på ledarskapet! Det krävs en hel del av en ledare i dagens snabbföränderliga samhälle. Att vara chef är mer än att delegera arbetsuppgifter och se till att goda resultat uppnås idag. Det handlar i stor utsträckning om att individanpassa sitt ledarskap efter vad varje enskild medarbetare behöver.

Vi jobbar stenhårt på Mimer med att ha tydliga roller, tydliga mål och ett ledarskap i toppklass, men det är viktigt att inse att vi aldrig blir färdiga med det här arbetet. Vi kan hela tiden bli lite bättre!

Du som är chef, vad kan du göra idag för att dina medarbetare ska uppleva att de har en tydlig roll, tydliga mål och att du finns där som stöd där de verkligen behöver?

För visst vill vi ha arbetsplatser med spännande utmaningar, hårt jobb och stora prestationer, samtidigt som de genomsyras av arbetsglädje, skratt och medarbetare som har tid för kunder och varandra?

/Magdalena Fager Lindgren, HR-utvecklare Mimer