Stresskolan del 4 - Att vara en bra egen-chef

På många arbetsplatser idag jobbar man mot personliga mål och har mer frihet att lägga upp sitt eget arbete som man själv vill. Detta kräver också att man är sin egen chef, på gott och ont. I grunden är det positivt eftersom det stärker vår autonomi och gör det roligare att gå till jobbet. Men det höjer också kraven på individens förmåga att lägga upp och planera sitt eget arbete. Forskning har visat att ju mer frihet vi har att lägga upp vårt arbete som vi vill - desto mer arbetar vi. Eftersom arbetet blir en återspegling av oss själva så överarbetar vi och ger mer än vad som är förväntat.

Ju bättre vi är på att planera långsiktigt, organisera och prioritera vårt arbete – desto lättare är det att bibehålla den mentala energin och vara produktiv. För att vara en bra chef för sig själv gäller det att ha koll på vart gränserna går och hur mycket tid och energi man har att lägga på sitt arbete.

Att vara en bra egen-chef

Att vara en bra egen-chef är egentligen det samma som att vara en bra ledare. Några viktiga egenskaper är att vara: klar, tydlig, strukturerad, lyhörd, rättvis, uppmuntrande, energisk och trevlig. Har man inte klarhet, tydlighet och struktur blir det lätt hänt att man jobbar på fel saker, hamnar efter och har svårt att få kontroll över sin arbetsmängd.

Ju mindre tid man lägger på att planera långsiktigt desto mer tid får man sannolikt lägga på att släcka bränder. Men det är inte konstigt att vi inte alltid prioriterar långsiktigt eftersom vår hjärna är designad för att prioritera så vi får snabb belöning i närtid. Det medför att det är mer tillfredställande att uträtta enkla och snabba arbetsuppgifter framför tex planering, prioritering eller att göra komplexa arbetsuppgifter.

Avgränsning av ansvarsområde
Om man inte vet vad som är ens ansvarsområde är det svårt att sätta upp mål och prioritera. Att ha koll på sin arbetsbeskrivning, som beskriver vad ens arbetsuppgifter är och inte är viktigt för att kunna planera. Oklarhet och outtalade förväntningar är också en stressfaktor i sig. Det gör att man hellre gör en sak för mycket än för lite ” för säkerhets skull”. Sättet att åtgärda detta är att prata med sin chef om arbetsbeskrivningar och prioriteringar. Tex är det bra att bestämma lägsta nivåer på kvalitet på det som levereras eller vilka saker man kan undvika att göra om det är hög arbetsbelastning. Klarhet och tydlighet är jätteviktigt för att vi ska kunna prioritera rätt och känna mindre stress.

Självstyrning- Mål

Att sätta upp mål för sitt arbete är viktigt för motivationen. Målen kan vara mätbara och konkreta men också kvalitativa och subjektiva. Specifika och krävande mål leder ofta till starka prestationer. För att kunna uppnå sina mål kan man tänka på att göra målen SMARTa- Specifika, Mätbara, Accepterande, Realistiska och Tidssatta. Att göra specifika och mätbara mål kan öka produktiviteten upp till 50 procent. För att målsättning också ska fungera så behövs också feedback från chefer och andra som är inblandade i ens arbete, annars är det svårt att veta om man är på rätt väg.

Självstyring- planering

Hur gillar du att planera? Todo-list eller vänta på inspiration? Gör det som passar dig, det viktiga är att du har en struktur som du följer och klargör vad och när saker ska göras. Planering kan vara på olika nivåer och ett förslag på hur man kan lägga upp det är följande:

Årsplan- När du gör en årsplan är det viktigt att ta med större händelser som är kopplat till arbetet men också stora privata händelser som kommer att ske under året. Det gör att man får en lättare överblick och kan se vad för händelser som krockar.

Månadsplan- Med en årsplan som bas kan man lättare bryta ner vad som ska göras konkret varje månad. Man kan göra en lista med sina olika arbetsområden som rubriker och sedan vad som ska göras därunder.

Veckoplan - Det är värt att investera tid vad man ska göra under veckan. Antingen på måndagen vad man har framför sig eller på fredagen vad man ska göra kommande vecka.

Dagsplanering- Ta för vana att göra en TODO-lista varje dag. Eftersom ofta oväntade saker inträffar är det bra att hålla den dagliga listan rimligt kort och fokusera på de viktigaste sakerna. Eftersom den kognitiva förmågan försämras ju mer dagen går är den bästa förutsättningarna att göra en bra lista på morgonen – helst innan datorn sätts på på morgonen.

Självstyrning- prioritering. Att prioritera är att välja, välja bort och rangordna. I första hand bör arbetsuppgifter som är kopplade till de personliga målen prioriteras. Det kan vara bra att effektivisera sina uppgifter, som att bara använda ett medium i taget (telefon, dator, möte osv). Till exempel att ringa alla sina samtal och besvara alla mejl vid ett tillfälle under dagen.

Det är slutligen viktigt att planera sina dagar med luckor för oförutsedda saker som händer. Har man ingen öppen tid i kalendern riskerar dagens eller veckans planering att falla och man får ta med sig jobb hem, jobba över eller bli stressad över allt man inte hinner med. 

Stresskolan är baserad på boken Hjärnsmart- Din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv, Boel Swartling.