Kontrollcirkeln som verktyg

FRÅGA: Jag har hört talas om kontrollcirkeln och att det skall vara ett bra verktyg i grupputveckling. Jag skulle vilja veta mer om den som ett verktyg i vår städorganisation.

SVAR: Kontrollcirkeln är ett verktyg som används inom grupputveckling för att skapa struktur, tydlighet och ökad medvetenhet om hur beslut fattas och hur ansvar fördelas inom en grupp. Den är särskilt användbar för att hantera komplexa situationer, förbättra samarbete och undvika konflikter som uppstår på grund av otydlig kommunikation eller oklara roller.

Vad är kontrollcirkeln? Kontrollcirkeln kommer ursprungligen från systemteori och används ofta inom pedagogik, ledarskap och organisationsutveckling.

Den bygger på att klargöra:

1. Vad jag har kontroll över (inre cirkeln) – Egna tankar, känslor, handlingar, attityder, beslut.

2. Vad jag kan påverka (mellanring/cirkeln utanför) – Andras beteenden, gruppens processer, rutiner – genom dialog, förslag, påverkan.

3. Vad jag inte kan kontrollera (yttre cirkeln) – Andras tankar och känslor, väder, politiska beslut, ekonomi på makronivå.

Hur kan man använda kontrollcirkeln i grupputveckling?

Här är några konkreta sätt att använda den:

1. Reflektion i gruppen. Låt varje gruppmedlem rita upp sin egen kontrollcirkel och fundera över: – Vad de har kontroll över i arbetet. – Vad de kan påverka. – Vad de inte kan styra. Detta hjälper till att skapa självkännedom och undvika att personer fastnar i frustration över sådant de inte kan kontrollera.

2. Konflikthantering. Vid konflikter kan kontrollcirkeln användas för att analysera situationen: - Vilka delar av konflikten kan jag påverka? – Vad måste jag släppa taget om? – Hur kan jag agera konstruktivt inom min kontrollzon?

3. Beslutsfattande. När beslut ska tas i gruppen kan ni använda cirkeln för att avgöra: – Vem har mandat att ta beslutet? – Vilka behöver rådfrågas? – Vad kan vi faktiskt påverka? Detta minskar osäkerhet och konflikter kring ansvar.

4. Tydliggöra roller och ansvar. Ledare och gruppmedlemmar kan gemensamt tydliggöra: – Vilket ansvar har jag inom min roll? – Vilka områden har jag inflytande över? – Vad ligger utanför min roll eller mandat?

Exempel:

En arbetsgrupp är frustrerad över att ledningen ständigt ändrar riktning i ett projekt.

Inre cirkeln: Gruppen kan kontrollera hur de reagerar, hur de kommunicerar internt, hur de planerar sina egna uppgifter.

Påverkanscirkeln: Gruppen kan ge feedback till ledningen, föreslå förbättringar i styrning eller kommunikation.

Yttre cirkeln: Gruppen kan inte styra ledningens beslut, men de kan välja hur de anpassar sig till dem.