Varför brister det ofta i upphandling och uppföljning?

Varför brister ofta uppföljning och avtalsvård i städupphandlingar? Varför blir det krångligt när det kan bli enkelt

Vem arbetar med uppföljning och avtalsvård i er städorganisation om ni har städningen på entreprenad?

Finns det en speciell städcontroller? Ligger det på städchefen? Eller upphandlaren? Eller kanske någon annan? Eller vet man kanske inte?

Det kan kännas lite oklart ibland och framför allt saknas tiden för de som eventuellt skall ha den arbetsuppgiften. Det är andra arbetsuppgifter som gärna kommer i vägen som exempelvis dagliga vardagssysslor.

Vad handlar uppföljning och avtalsvård om egentligen?

• Avtalets efterlevnad av båda parter
• Eventuella anpassningar av avtalet
• Personalförändringar
• Säkerställa leverans och rätt kvalitet
• Förändringar/utveckling i verksamheten
• Kostnadskontroll, stämmer det som har fakturerats med avtalet
• Miljö och hållbarhet
• Skapa underlag och information inför nästa upphandling
• Skapa bra relationer och tillit till varandra
• Ge feedback till varandra (leverantörer ser ofta saker i verksamheten som kunden kan ha nytta av och kunden kan ha information som leverantören kan ha nytta av)

Ha driftmöten som krav i upphandlingen och se till att de verkligen efterlevs. Se även till att skriftligen dokumentera alla möten så att ni kan följa upp det ni pratade om sist. Ofta sker driftmöten alldeles för sällan och kanske utan skriftliga minnesanteckningar och ofta när leverans av avtalet redan har eskalerat.

Exempel på text i upphandling:

Driftmöte skall ske minst en gång per kvartal, inledningsvis, eller efter överenskommelse med beställaren, mötena skall alltid vara protokollförda. Dagordningen ska bland annat innehålla, förutom redovisning av utförda kvalitetsmätningar frågor gällande personalförändringar, golvunderhåll, och hur avtalet generellt efterlevs. Varje enskilt protokoll ska godkännas av båda parter. Beställaren ska ha möjlighet att kalla till extra möten om behov uppstår.

Det är lönsamt att arbeta med avtalsvård och uppföljning. Vid utebliven uppföljning blir det ofta en sämre leveranskvalitet och onödigt lidande i den egna verksamheten.

Här kommer lite andra råd:

• Planera för implementering och avtalsuppföljning redan inför upphandlingen
• Ta vara på erfarenheten från nuvarande avtal genom att följa upp och lära om den nuvarande lösningen
• Var tydlig i organisationen vem som har det övergripande ansvaret vad gäller avtalsvård/och uppföljning
• Arbeta löpande/systematisk med uppföljning-liten insats ger stor effekt
• Underhåll leverantörsrelationerna och tala om när det fungerar och vad leverantören gör som är bra

Carina Boman Helgesson