Digitales Kompetenzmanagement: Pilotprojekt von UKB und UMG erfolgreich abgeschlossen

Die digitale Plattform aus Norwegen ist nun praxisreif für deutsche Kliniken - Qualifikationen und Fortbildungen sind künftig auf Knopfdruck sichtbar.

Zwei Jahre lang entwickelten das Universitätsklinikum Bonn (UKB) und die Universitätsmedizin Göttingen (UMG) gemeinsam eine digitale Lösung, um Qualifikationen, Fortbildungen und Entwicklungspfade im Krankenhaus transparent und prüfsicher zu verwalten. Jetzt ist das Pilotprojekt abgeschlossen - die Software ist einsatzbereit und wird in Bonn dauerhaft implementiert.

Das neue System bündelt erstmals alle Nachweise zu Qualifikationen, Pflichtfortbildungen und Weiterbildungen in einer zentralen Plattform. Beschäftigte und Führungskräfte sehen auf Knopfdruck, welche Kompetenzen vorhanden, fällig oder ausstehend sind. Dies erleichtert die Planung und Dokumentation in der Personalentwicklung sowie die Einhaltung klinischer Standards.

Von vielen Listen zu einer gemeinsamen Datenbasis
Bislang lagen Qualifikationsnachweise verteilt bei Personalabteilung, Fortbildungsmanagement und Stationsleitung. Für jede Prüfung durch Behörden oder Medizinischen Dienst mussten Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammengetragen werden. Das neue System vereinfacht diese Abläufe: Es bildet Qualifikationen strukturiert nach allgemeinen, klinikspezifischen und stationsbezogenen Anforderungen ab und ermöglicht so einen aktuellen Überblick bis hin zur einzelnen Station - regelkonform und datenschutzsicher.

„Unser neues digitales Kompetenzmanagement schafft vollständige Transparenz über Qualifikationen - für Führungskräfte ebenso wie für Mitarbeitende“, sagt Alexander Pröbstl, Pflegedirektor UKB. „Kompetenzen lassen sich komfortabel und aktuell überblicken, papierbasierte Dokumentationen entfallen. Durch die datenschutzkonforme Integration in unsere Systemlandschaft bündeln wir alle relevanten Informationen an einem Ort. Das erleichtert gesetzliche Nachweise, macht Erwartungen klarer und verbessert Einarbeitung sowie Weiterentwicklung.“

Norwegische Technologie, deutsche Anforderungen
Die technische Basis stammt vom norwegischen Anbieter Dossier, dessen Lösung bereits in Skandinavien, den USA und in Singapur im Einsatz ist. Gemeinsam mit UKB und UMG wurde die Software erstmals an deutsche Rahmenbedingungen angepasst - mit besonderem Fokus auf Datenschutz, Berufsrecht und klinische Strukturen.

„Wir haben die Software so weiterentwickelt, dass sie die komplexen Anforderungen deutscher Kliniken erfüllt“, erklärt Even Harket, COO bei Dossier. „Die Innovation liegt in der Integration - Systeme, Rollen und Begriffe greifen nun nahtlos ineinander.“

Die Lösung wurde von Datenschutzbeauftragten, IT-Sicherheit und Personalräten geprüft. Schnittstellen verbinden sie mit HR- und Lernmanagementsystemen, um Qualifikationen automatisch zu aktualisieren.

Praxisnahe Rollen und klare Zuständigkeiten
Ein Schwerpunkt des Projektes lag auf der Abbildung realer Krankenhausrollen. Praxisanleitende können bereichsübergreifend Fertigkeiten bestätigen, ohne Einsicht in Gehaltsdaten oder Karriereplanung zu haben. Ähnliche Rollen bestehen für Medizinprodukte-Management oder Fortbildungskoordination - stets mit klar begrenzten Sichtrechten. Diese differenzierte Rollenlogik schafft Vertrauen und ermöglicht interprofessionelle Zusammenarbeit, ohne Datenschutzrisiken.

Evaluation: Hohe Zufriedenheit nach zwei Jahren
Die Wirksamkeit des Projekts wurde durch eine Prä-Post-Befragung von 40 Beschäftigten und Führungskräften geprüft. Die Ergebnisse zeigen eine hohe Zufriedenheit mit Benutzerfreundlichkeit, Transparenz und Dokumentationsprozessen. Viele Teilnehmende berichten, dass sie ihre Nachweise erstmals vollständig und jederzeit digital einsehen können. Die angebundenen Bereiche konnten ihre Nachweisprozesse deutlich beschleunigen, ein klarer Mehrwert für den Berufsalltag.

Nächste Schritte: Bonn startet Rollout
Nach Abschluss der Pilotphase wird das UKB die Software in den kommenden Monaten schrittweise ausrollen – zunächst in weiteren Pflegebereichen, anschließend berufsgruppenübergreifend. Ziel ist, bis Mitte 2026 rund 80 Prozent der pflegerischen Einheiten einzubinden. Parallel dazu wird das Kompetenzmodell für ärztliche und therapeutische Berufsgruppen angepasst. Die Erfahrungen aus Bonn und Göttingen dienen künftig als Referenzmodell für andere Universitätskliniken.

Fakten im Überblick:

• Projektpartner: Universitätsklinikum Bonn (UKB), Universitätsmedizin Göttingen (UMG)
• Technologie: Dossier (Oslo, Norwegen)
• Projektzeitraum: 2023-2025
• Pilotbereich: Pflege mit ca. 185 Beschäftigten am UKB
• Evaluation: Prä-Post-Befragung mit 40 Teilnehmenden am UKB
• IT-Infrastruktur: Sichere Plattform mit Schnittstellen zu HR- und Lernsystemen
• Governance: Datenschutz, Personalrat und IT-Sicherheit von Beginn an beteiligt
• Nächste Schritte: Rollout am UKB ab Q1/2026, geplant bis Mitte 2026 in 80 % der Pflegebereiche
  
  

Lessons Learned:

• Heterogene IT-Landschaften: Anbindung an unterschiedliche HR-Systeme, Lernplattformen und Dienstplanungssysteme erforderte individuelle Schnittstellenentwicklung an beiden Standorten
• Begriffsstandardisierung: Aufbau einer gemeinsamen Taxonomie und geschlechtsneutraler Formulierungen zwischen zwei unterschiedlichen Klinikstrukturen
• Rollenkonzepte: Abbildung krankenhausspezifischer Querschnittsfunktionen mit differenzierten Zugriffsrechten erforderte neue Berechtigungslogiken
• Change-Management: Akzeptanz bei Führungskräften und Beschäftigten durch frühe Einbindung, Schulungsmaterialien (Videos, Kurzanleitungen) und iterative Testphasen
• Regulatorische Anforderungen: Anpassung an deutsche Datenschutzbestimmungen, Berufsrecht und Nachweispflichten gegenüber Aufsichtsbehörden

Kontakt
Für weitere Informationen stehen
- Fr. Eden Wilken, Pflegedirektion UKB, Kompetenzportal@ukbonn.de, Tel. +49 228 28710523 und
- Hr. Even Harket (COO EU/APAC, Leitung Europa und Asien-Pazifik, Dossier), even.harket@dossier.com, Tel. +47 90 88 75 73
zur Verfügung.

Über das Universitätsklinikum Bonn (UKB)
Das Universitätsklinikum Bonn zählt zu den leistungsstärksten Universitätsklinika Deutschlands und vereint medizinische Spitzenleistungen mit exzellenter Forschung und Lehre. Jährlich versorgt das UKB über eine halbe Million Patientinnen und Patienten ambulant und stationär. Rund 3.500 Studierende sind in den Fachrichtungen Medizin und Zahnmedizin eingeschrieben, mehr als 600 weitere Personen werden jährlich in Gesundheitsberufen ausgebildet.

Mit rund 9.900 Mitarbeitenden ist das UKB der drittgrößte Arbeitgeber der Region Bonn/Rhein-Sieg. In der renommierten Focus-Klinikliste führt es die Universitätsklinika in Nordrhein-Westfalen an. Der bundesweit zweithöchste Case-Mix-Index belegt die Behandlung besonders komplexer Fälle.

Im Jahr 2024 warb das Klinikum knapp 100 Millionen Euro an Drittmitteln für Forschung, Entwicklung und Lehre ein. Das F.A.Z.-Institut würdigte diese Leistungen und zeichnete das UKB 2024 bereits zum vierten Mal in Folge als „Deutschlands Ausbildungs-Champion" und „Deutschlands begehrtesten Arbeitgeber" aus.
Aktuelle Zahlen im Geschäftsbericht unter: www.geschaeftsbericht.ukbonn.de

Über Dossier
Dossier ist ein norwegisches Unternehmen mit Sitz in Oslo, das sich auf digitales Kompetenzmanagement im Gesundheitswesen spezialisiert hat. Die Plattform wird seit über zehn Jahren in skandinavischen Ländern eingesetzt und unterstützt dort Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und kommunale Gesundheitsdienste bei der strukturierten Verwaltung von Qualifikationen, Fortbildungen und Schulungsprozessen.

Im Oktober 2025 wurde eine Partnerschaft mit der Mayo Clinic (USA) geschlossen. Ziel der Zusammenarbeit ist die Integration evidenzbasierter Schulungsinhalte aus dem TSAM-Rahmenwerk, das als Best Practice für klinische Weiterbildung gilt.

Die Einführung von Dossier in Deutschland erfolgte erstmals im Rahmen des gemeinsamen Projekts mit dem Universitätsklinikum Bonn und der Universitätsmedizin Göttingen. Dabei wurde die Software an deutsche Datenschutzvorgaben, Berufsrecht und klinische Organisationsstrukturen angepasst. www.dossier.com

Norwegen: Impulsgeber für digitale Gesundheitslösungen
Norwegen zählt zu den führenden Ländern im Bereich digitaler Gesundheitslösungen. Als eines der am stärksten digitalisierten Länder Europas setzt Norwegen gezielt auf Technologien, die Effizienz steigern, Kosten senken und den Zugang zur Versorgung verbessern – insbesondere in Bereichen wie Kompetenzmanagement, Telemedizin und KI-gestützte Prozessoptimierung. Die norwegische Gesundheitswirtschaft ist geprägt durch eine enge Verzahnung von Forschung, Versorgung und Industrie sowie durch ein universelles Gesundheitssystem mit hoher Innovationsbereitschaft.

Die Softwarelösungen norwegischer Anbieter – darunter Dossier, CheckWare, Dignio und Vitalthings – kommen bereits in vielen Ländern erfolgreich zum Einsatz. Sie ermöglichen unter anderem die digitale Verwaltung von Qualifikationen, die Fernbetreuung chronisch Erkrankter und die KI-gestützte Planung von Personalressourcen. Norwegische Unternehmen liefern weltweit anerkannte Technologien, die höchsten ethischen und regulatorischen Standards erfüllen.

Im Januar 2025 unterzeichneten Deutschland und Norwegen die German-Norwegian Health Partnership, die den bilateralen Austausch über digitale Gesundheitsinnovationen, KI-Anwendungen und grenzüberschreitende Versorgung fördert. Die Partnerschaft stärkt die strategische Zusammenarbeit und schafft neue Impulse für die Digitalisierung im Gesundheitswesen beider Länder.