Opskriften på succesfuld implementering

I Silkeborg Kommune har socialafdelingen taget den digitale kommunikationsplatform IBG i brug til gavn for både personale og borgere. Takket være et tæt samarbejde mellem kommunen og den private leverandør, IBG, er implementeringen forløbet problemfrit.

Flere og flere borgere med sociale handicaps bor i dag i egne bo-enheder. Det stiller nye krav til kommunikationen og planlægningen mellem borgerne og kommunernes medarbejdere. I Silkeborg Kommune har de draget konsekvensen og henover sommeren 2018 udrullet en ny digital kommunikations- og planlægningsplatform. Den betyder, at informationer, der tidligere kun var tilgængelig på fysiske tavler på bostederne, nu er samlet i en mobil, brugercentreret løsning, så både personale og borgere altid har den nødvendige information ved hånden.

Kommunikationsplatformen er udviklet af den danske virksomhed IBG ProReact i et offentligt-privat samarbejde med Socialt Udviklingscenter SUS og en række botilbud på Sjælland. Takket være et tæt samarbejde mellem IBG ProReact og en målrettet implementeringsplan i Silkeborg Kommune har både medarbejdere og borgere i dag taget godt i mod løsningen, der nu bruges på 30 dag- og botilbud i Silkeborg.

Inddragelse og oplæring af medarbejdere

Den succesfulde implementering skyldes ikke mindst et skarpt fokus fra Silkeborg Kommune og et tæt parløb med leverandøren. Medarbejderne på dag- og botilbuddene blev fra start inddraget, da socialafdelingen skulle vælge en ny platform til kommunikation og planlægning. På daværende tidspunkt var IBG i drift på fire dag- og botilbud i Silkeborg, og erfaringer herfra blev delt på fællesmøder. Det var især den enkle brugergrænseflade, der fik medarbejderne til at pege på IBG-løsningen.

- Den tidlige inddragelse af medarbejderne har betydet, at udrulningen forløb planmæssigt. Alle var opsatte på, at platformens potentiale blev udnyttet fra start, fortæller Henrik Vind, der er udviklingskonsulent i Silkeborg Kommune.

Henrik Vind har sammen med IBG stået i spidsen for at udrulle den nye kommunikations- og planlægningsplatform i hele Silkeborg Kommune. Som del af forløbet har IBG gjort meget ud af at fastholde et højt informationsniveau fra dag ét. Forud for implementeringen blev der afholdt kick-off arrangementer, hvor undervisere fra IBG præsenterede platformen og tidsplanen for ledere, superbrugere og den øverste sektionsledelse ude på de enkelte sektioner.

Det var også et ønske fra både IBG og Silkeborg Kommunen, at medarbejderne blev klædt godt på til det praktiske og pædagogiske arbejde med platformen. Der blev derfor gennemført undervisningsforløb, som tog hånd om alt fra medarbejderens praktiske arbejde med løsningen til principielle refleksioner over, hvilke forandringer, der sker, når man indfører ny velfærdsteknologi.

- IBG består af lige dele rådgivning, software og hardware. De stiller ressourcer og anvendelsesorienteret rådgivning til rådighed i implementeringsfasen og i det daglige arbejde med platformen. Det er helt afgørende for en succesfuld implementering, siger Henrik Vind.

Udrulningen og det videre arbejde

IBG-platformen blev introduceret samtidig på 30 dag- og botilbud. Det involverede et stort planlægnings- og koordineringsarbejde, hvor introduktionen af de forskellige elementer skulle times i forhold til hinanden. Forløbet blev tilrettelagt i tæt samarbejde med IBG, der bød ind med erfaringer fra mere end 200 tidligere implementeringsprojekter.

- IBG har stor erfaring med, hvilke tempi platformen skal introduceres i. For eksempel blev skærmene først hængt op efter undervisningen, fordi det giver et dårligt indtryk, at de er slukket i starten, siger Henrik Vind.

I tillæg til IBG-platformen planlægger Silkeborg Kommune at benytte IBG’s app’en, hvori det sociale netværk, IBG Grupper, er integreret. IBG Grupper vil gøre det muligt for medarbejdere at udveksle erfaringer og ideer, ligesom netværks-appen skal bruges til at oprette superbruger-netværk, der kan mindske behovet for fysiske møder. Derudover tilbyder IBG et nyhedsfeed i samarbejde med mediehøjskolen Juno, der bringer nyheder for mennesker med særlige behov.

6 læringspunkter til en succesfuld implementering

1. Lad medarbejdere og leverandør være med til identificere behovet
2. Tilpas undervisningsforløb, så de matcher medarbejdernes behov
3. Fasthold et højt informationsniveau under hele forløbet
4. Brug leverandørens viden og erfaringer omkring best practices og faldgrupper
5. Vær klar til at reagere, hvis der opstå problemer
6. Inddrag leverandøren under hele processen

Gevinster for borgere og medarbejdere

For borgerne på bo- og dagtilbuddene i Silkeborg Kommue har den nye kommunikationsplatform givet større forudsigelighed og struktur. Platformen understøtter deres dagligdag, og de har altid adgang til aktivitets-, mad- og tjenesteplan på deres app. Det har øget deres selvmestring og styrket det sociale sammenhold mellem beboerne. Hvilket ses på danse- og spilleaftner, hvor flere nu møder frem, fordi de får en påmindelse på deres telefon og kan se, hvem der deltager.

For personalet har implementeringen af den nye kommunikations- og planlægningsplatform givet større frihed. De er som borgerne på dag- og botilbuddene ikke længere bundet af fysiske tavler. Og flere borgere kan nu selv søge oplysninger frem. Derudover er det en lettelse, at appen er brugervenlig.

IBG-platformen kom på markedet i 2012 og anvendes nu i 20 danske kommuner.

IBG Proreact er medlem af Welfare Tech. 

For yderligere information

Vil du vide mere om IBG kan du kontakte: Jeppe Slot Stauning IBG ProReact, jss@proreact.dk, T. +45 36150520. Eller gå på opdagelse på www.proreact.dk.

Se video om IBGs mulighededer fra set 3 borgeres synsvinkel