Når Porschen blir en sykkel – Tre vanlige feil når bedrifter kjøper verktøy til virksomheten

I min jobb som virksomhetskonsulent i Olingo møter jeg mange bedrifter og organisasjoner som forventer underverker når de har kjøpt et nytt verktøy til virksomheten. I denne bloggartikkelen tar jeg for meg de vanligste feilene og hva man bør tenke på for å unngå disse. 

Tre vanlige verktøyfeil

1.   Et verktøy kjøpes inn for å løse et problem som ikke er verktøyrelatert. Kan sammenlignes med den ferske golfspilleren som bytter ut køllene med det dyreste golfsettet i butikken.

2.   Det kjøpes inn et verktøy som ikke er i tråd med brukerens behov. Kan sammenlignes med storbypendleren som åler seg frem i rushet i en Porsche.

3.   Det kjøpes inn et verktøy, men det forvaltes ikke, og brukerne vet ikke hvordan det skal brukes. Kan sammenlignes med bedriften som kjøper inn en avansert espressomaskin, men der ingen har ansvaret for rengjøring og fylling og der ingen vet hvordan den fungerer.  

Spørsmålene du bør stille for å unngå verktøyfeilene

For at et verktøy, for eksempel en selvserviceportal á la Zero, skal skape verdi, må investeringen sikres ved at man tar de ovennevnte utfordringene. Før du kjøper et nytt verktøy, bør du stille deg følgende tre spørsmål.

1.   Er de riktige forutsetningene til stede?  

Sørg for at det finnes et verktøybehov og at forutsetningene er til stede for at verktøyet skal tilfredsstille behovet. Ofte er det ikke verktøyet som gjør at virksomheten ikke fungerer som forventet. Det er minst like vanlig at det er arbeidsmåten som må utvikles eller at personalet må læres opp på verktøyet som allerede finnes.
Den ferske golfspilleren trenger mer en golfleksjon og mer tid på banen enn nye køller.

2.   Løser verktøyet et problem?

Sørg for at verktøyet er i tråd med brukernes behov. Mange bedrifter ser seg blinde på at verktøyet skal støtte så mye funksjonalitet som mulig og at det skal være basert på avansert teknologi. Undersøkelser viser at ca. 20 % av funksjonaliteten brukes i gjennomsnitt i de IT-relaterte verktøyene som kjøpes inn. Resultatet blir at mange bedrifter betaler penger for funksjonalitet som aldri brukes.
Det er mer effektivt å komme seg til jobben på sykkel enn en Porsche i rushet.   

3.   Realiseres og forvaltes verktøyinvesteringen?

Sørg for at verktøyet og verktøykunnskapen vedlikeholdes og forvaltes. Det er utrolig vanlig at verktøyprosjektet som følger innkjøpet av verktøyet, kun fokuserer på å få verktøyet på plass – ikke langsiktig utnyttelse av det. Hvis verktøyet ikke forvaltes, det vil si å sikre at verktøyet oppdateres etter hvert som virksomhetens behov endres, og personalets verktøykunnskaper ikke holdes ved like, vil verktøyet lide en sakte men sikker død. De ansatte kan nyte en god kaffe hvis de vet hvordan espressomaskinen brukes og noen har ansvaret for at den rengjøres og vedlikeholdes. 

Hvordan kan man ta disse utfordringene i praksis? Det kommer jeg tilbake til i neste blogginnlegg. 

Ola Källgården, adm. dir. Olingo Consulting, Olingo, www.olingo.se

Relaterte koblinger

Rapport – Sju trinn for å lykkes med Zero Level-support

Rapport – Tre tips for vellykket migrering med brukerne i fokus