Kriseplanen som flytskjema og prosesskart

Enkle flytskjema og prosesskart kan være nyttige når du skal utarbeide eller revidere kriseplanen din.

Har du deltatt i en kriseøvelse og følt at det er litt kaotisk og at det skjer mye på en gang? Ofte komprimeres et øvingsscenario ned til en beredskapsøvelse på en halv eller i beste fall hel arbeidsdag. Så er det tid for evaluering og pakke sammen for å rekke middag. Kanskje noen skal hente i barnehagen, så vi avslutter litt før….

Alle øvelser er uansett bedre enn ingen øvelser, men under en komprimert beredskapsøvelse kommer ikke alle aspektene alltid like godt frem. Man har gjerne varslet alle som skal øve, og så setter man i gang. Men i en virkelig hendelse, er det gjerne slik at noen naturlig varsles før andre, det tar tid før de som er varslet er mobilisert og på plass og de få som skal håndtere hendelsen i en tidlig fase, skal ta unna alle henvendelser. Det kommer ikke alltid like godt frem i evalueringen av øvelsene. Det kan derfor være greit å bruke et flytskjema der du skisserer opp hvordan varslingen ideelt skulle ha gått, og sjekker ut om dette skjedde under øvelsen.

Slike enkle skisser med flytskjema også greie å bruke for å få bedre oversikt når du skal utarbeide en ny plan, eller om du skal revidere den planen du har. Her kan du enkelt få en oversikt over hvem som varsles når, i hvilken rekkefølge og av hvem. Er det noen som må varsles før andre, eventuelt myndigheter?

En krise er som regel ikke slik som en øvelse, over på noen timer. Det er Covid-pandemien vi har slitt med de siste årene et godt eksempel på. Men også andre, ressurskrevende kriser kan binde opp sentrale medarbeidere i dager og uker. Hva da med slike enkle ting som forpleining, vaktbytte, overlevering til neste vaktlag og så videre. Kanskje er det behov for overnatting for flere av medarbeiderne. Alle disse aspektene «drukner» litt hvis kriseplanen ikke tar høyde for at en krise gjerne har flere «faser». Derfor kan også et enkelt prosesskart være et nyttig hjelpemiddel.

Ved å ta utgangspunkt i noen av de tenkte krisescenariene virksomheten kan møte, og skissere opp håndteringen som en prosess, er det lettere å bygge en plan for de ulike fasene.

For å få en god oversikt over varslinger, kan du ta utgangspunkt i dine krisescenarier og skissere opp i hvilken rekkefølge de ulike aktørene varsles.

Eksemplet under er hentet fra de innledende fasene av arbeidet med ny beredskapsplan for et norsk rederi som opererer supply-skip i Nordsjøen. Her ble flere ulike krisescenarioer skissert som prosesser, avhengigheter tegnet opp og aksjonskort for de ulike funksjonene laget for de ulike fasene:

Det enkle flytskjemaet viser også hvem som varsler eksterne aktører, i dette tilfellet Hovedredningssentralen og Kystverket, etc. I dette tilfellet ligger ansvaret for første varsling på skipets kaptein, som varsler HRS og vakthavende beredskapsleder. Deretter er kapteinen fristilt til håndtering av hendelsen on site. All annen varsling er det nå vakthavende beredskapsleder som har ansvar for. Beredskapsleder vurderer ut fra hendelsens omfang, behovet for assistanse og varsler og mobiliserer.

Dette vises så i et enkelt prosesskart, der rekkefølge på oppgavene og hvem som er ansvarlig, vises bedre. Eksempelvis må varsling skje først, før du kan mobilisere og deretter kunne håndtere hendelsen.

Hovedprosessene har så sine under-prosesser med tilhørende aksjoner som må utføres og hvem som er ansvarlig. Merk også at opererer med funksjoner, ikke personer. Det gjør planen mer robust. Funksjonen har oppgaver, og ut fra tilgjengelig personell, fordeles funksjonene som skal dekkes. Det kan også være at en person må dekke flere funksjoner, i tilfeller der er mangel på personell, for eksempel i innledende fase av en krise hvis denne oppstår nattestid på en fridag. Da kan det ta tid før alle er på plass og operative.

Oppgavene fordeles på funksjoner, og beskrives i tiltakskort eller aksjonskort. Slik som de under:

Denne måten å visualisere hendelses- og krisehåndteringen gjør det langt enklere å få oversikt, og å formidle planen i forbindelse med opplæring. Det er også et godt hjelpemiddel i evalueringen av øvelser og reelle hendelser.

LES OGSÅ: «Vy – En proaktiv tilnærming til krisehåndtering»

Ønsker du å vite mer om F24s løsninger for varsling og krisehåndtering, ta kontakt med oss!