9 ting du bør tenke på før du skriver en beredskapsplan

En god beredskapsplan krever grundig arbeid, systematisk og metodisk tilnærming og stram struktur. Her får du noen tips til hvordan du griper an dette arbeidet. 

Jan Terje Sæterbø, prosjekt- og sikkerhetsleder i F24 Nordics har satt sammen en enkel sjekkliste for hva du må tenke på når du skal skrive en beredskapsplan:

- Denne listen er en oversikt over de viktigste punktene. Når du skal skrive selve planen, kan du laste ned vår guide til beredskapsplan, med forslag til kapittelinndeling og struktur, sier han.

1) Start med å gjøre en vurdering av hvilke risikoer virksomheten står overfor
Det bør gi deg en grov oversikt over hvilke uønskede hendelser du bør kunne håndtere.

2) Identifiser hvilke krav som gjelder for virksomheten din
I mange bransjer har det offentlige fastsatt krav om evne til i å detektere og håndtere uønskede hendelser. Andre interessenter som kan stille krav, er eiere, kunder, leverandører og samarbeidspartnere. Er du usikker på hvilke regulatoriske krav som gjelder for din virksomhet kan nettsidene til Direktoratet for Sikkerhet og Beredskap (DSB) eller Næringslivets Sikkerhetsorganisasjon (NSO) være gode ressurser.

3) Definer hvilke beredskapskrav virksomheten skal tilfredsstille
Hvilke hendelser må vi kunne håndtere – og hvilke krav vil det stille til oss? Hvilke kapasitets- og ytelseskrav må vi, på bakgrunn av 1) og 2), stille til virksomheten?

4) Beskriv hvordan virksomhetens beredskapsarbeid skal organiseres
Hvem skal inngå i beredskapsorganisasjonen; hvordan skal ansvar og oppgaver fordeles; hvordan skal forholdet mellom beredskaps- og linjeorganisasjonen være; hvordan skal de ulike delene av organisasjonen samhandle; hvilke eksterne aktører må man forberede seg på å samhandle med, og hvordan dette skal håndteres i en krise eller beredskapssituasjon? Her kan det være på sin plass å minne om det som omtales som de nasjonale beredskapsprinsippene; ansvar, nærhet, likhet og samvirke.

5) Beskriv de sentrale metodiske prinsippene for håndtering av kriser og beredskapssituasjoner
En beredskapsplan kan med fordel baseres på de proaktive prinsippene: Sikker usikkerhet, moderat overreaksjon og første informasjon.

6) Etabler enkle, grunnleggende og generiske planer og verktøy som sikrer at:
a) Beredskapsorganisasjonen blir effektivt varslet og mobilisert
b) Beredskapsorganisasjonen raskt og effektiv får gjennomført sitt første møte og får en best mulig oversikt over situasjonen.
c) Informasjonen deles og flyter effektivt i hele beredskapsorganisasjonen

7) Tren og øv
Øv de enkle og grunnleggende planene (mobilisering og førstemøte) til de sitter. Bruk erfaringene aktivt til systematisk forbedring av planen.

- Husk at det enkle ofte er det beste! Ikke gap over for mye i første omgang, men tilføy situasjonsbestemte og rollespesifikke planer etter hvert som virksomheten og beredskapsorganisasjonen modnes og vinner erfaring, sier Sæterbø.

- La reelle behov styre – og sørg for at du ikke gjør planen mer kompleks enn nødvendig. En plan aldri blir perfekt, og utførelsen blir sjelden perfekt. Øvelse gjør mester – her som på de aller fleste andre områder. Planen må oppdateres og forbedres i takt med at virksomheten vinner erfaring og i takt med endringer i omgivelsene – de interne så vel som de eksterne.

- Hvis du er usikker på om du trenger en beredskapsplan eller om den planen du har er god nok, kan det være en ide å starte med å gjennomføre en øvelse, sier han.