Fem råd for vellykket onboarding av nye medarbeidere

En god onboardingprosess kan være forskjellen på en engasjert kollega og en rask oppsigelse. Anette Hansen, leder for rekruttering Sør-Vest i Jefferson Wells, har fem konkrete og erfaringsbaserte råd for å gi nye ansatte den gode starten de fortjener.

En god onboarding handler ikke bare om opplæring, det handler vel så mye om å bygge relasjoner, skape trygghet og vise retning. Ved å planlegge godt, følge opp tett og evaluere ærlig, gir du nye ansatte en reell sjanse til å blomstre, og raskt bli en medarbeider som leverer resultater.

1. Start onboarding før første dag
En god onboarding begynner lenge før medarbeideren møter opp fysisk på kontoret. Inviter til uformelle sosiale arrangementer eller fagdager som foregår i tiden fra kontrakten er signert, til den nye medarbeideren skal starte. Hvis bedriften ikke har planlagt noen samlinger, kan du sende en personlig velkomsthilsen.

Før medarbeideren starter bør du også gi en oversikt over hva som skal skje den første uken og hvem hen møter. Når nyansatte kjenner seg velkomne på forhånd, reduserer det usikkerhet og bygger trygghet.

2. Sørg for at alt er klart – teknisk og sosialt
Alt praktisk bør være på plass før en ny medarbeider begynner. Datamaskin, e-post, Teams-kanaler, adgangskort, og gjerne en oversikt over hvor kantine og sentrale steder er.

På medarbeideres første dag bør den nyansatte få omvisning på kontoret, bli introdusert til kollegaer og team han eller hun skal være en del av, og det er viktig å huske å inkludere den nye ekstra under lunsjen.

3. Lag en strukturert opplæringsplan
Du bør sette opp en opplæringsplan som viser hva en ny medarbeider skal kunne og når. Planen bør inkludere alt fra systemopplæring til kultur og forventninger:

• Hvem som har ansvar for hva.
• Når opplæringen skjer.
• Hva som skal være på plass etter uke 1, 2 og 4.

Det er lurt å bruke sjekklister eller digitale læringsverktøy for å sikre jevn progresjon.

4. Sett mål, følg opp og gi tydelige tilbakemeldinger
Nye medarbeidere trenger klare forventninger og jevnlig oppfølging. Allerede første dag bør nærmeste leder gå gjennom målene – og avtale hvordan dere skal følge dem opp underveis. Man bør spørre aktivt hvordan om de opplever reisen så langt og være åpen for å justere.

Lag et møteintervall som gir rom for spørsmål, læring og justering:

• Dag 1: Kort forventningssamtale.
• Ukentlige møter i løpet av den første måneden.
• Oppfølgingsmøte annenhver uke i løpet av den andre og tredje måneden.

5. Evaluere og forbedre onboardingprosessen
Onboarding bør aldri være statisk. Når onboardingprosessen er over for en ny medarbeider er det lurt å be om tilbakemelding gjennom en samtale eller et spørreskjema. Hva fungerte? Hva manglet? Hva kunne vært gjort annerledes?

Ved å samle innsikt fra flere nye nyansatte over tid, kan man bruke dette til å forbedre prosessen kontinuerlig. Da viser man at man tar utvikling på alvor og onboardingprosessen blir bedre for fremtidige nye medarbeidere.