​​”Ett flexibelt system och en kunnig support” – därför valde Hästens att outsourca till Flex Services​

Med sitt huvudkontor och sin fabrik i Köping handtillverkar de sängar som säljs genom butiker i 50 länder runtom i världen – Hästens har sedan starten 1852 kommit att bli ett internationellt familjeföretag i världsklass. Sedan 2019 outsourcar de sin lönehantering till Flex Services, och vi tog ett snack med Oliwia Ahlin, Payroll Specialist på Hästens, för att ta reda på hur samarbetet fungerar.

Oliwia Ahlin jobbar som Payroll Specialist på Hästens och ansvarar för koordineringen av lön mellan Hästens och Flex. Hon ser bland annat till att HRM-systemet är uppdaterat med all nödvändig information kring nyanställda, förändringar och liknande. Hon är också kontaktperson för de anställda vid löpande frågor som kan dyka upp både kring lön och Flex HRM, som är det personalsystem som alla medarbetare på Hästens dagligen använder.

Oliwia berättar att samarbetet med Flex, som pågått sedan 2019, innebär att hon sammanställer avvikelser och speciallösningar i en lista som sedan skickas till en kontakt på Flex som då gör lönerna utifrån informationen i Flex HRM och uppgifterna i listan. När det är klart, får hon tillbaka preliminära löner att gå igenom och godkänna.

Innan Hästens började outsourca lönerna fanns en person in-house som gjorde alla lönerna, berättar Oliwia. Men i takt med att de växte blev outsourcing ett bättre alternativ. Först hade Hästens ett samarbete med ett annat företag som med tiden inte riktigt kunde uppfylla kravställan.

— Vi valde därför att titta på andra alternativ – och då blev det ett samarbete med Flex Services. Vi valde just Flex Services eftersom de har ett flexibelt system som kunde möta våra krav. De har också en kunnig support att ta hjälp av vid behov, både inom system och lönefrågor. Det funkar bra och smidigt!

Oliwia poängterar att deras sätt att arbeta har förändrats sedan man valde att outsourca, eftersom de anställda in-house har kunnat lägga mer fokus på andra uppgifter i och med att lönehanteringen nu tar mindre tid.

— En stor fördel är att vi inte är lika sårbara in-house längre, som till exempel vid eventuell sjukfrånvaro eller annat tillfälligt personalbortfall, berättar hon.

På frågan om hon har något tips till den som funderar på att outsourca lönerna svarar Oliwia att det är viktigt att fundera på vad företaget behöver.

— Tänk igenom just ert företags behov och vilka fördelar ni skulle få av att outsourca lönejobbet. Bestämmer ni er för att det blir den bästa lösningen så är nästa steg att hitta en lönepartner som passar för er.

Intervjuade gjorde Nadja Flood, Flex Applications