Checklista: hur effektiv är er löneadministration?

Rätt lön i rätt tid – det är något som ditt företag aldrig någonsin kan kompromissa med. Men löneadministration är ett stort och komplext jobb som involverar så mycket mer än att trycka på en knapp den 25:e. Ta hjälp av vår checklista och ta reda på om er löneavdelning har rätt förutsättningar att jobba så effektivt som möjligt. Hur många punkter kan ni bocka av?

1. Hanteras allt löneunderlag digitalt – utan handpåläggning?
   Rätt data in varje månad – det är en absolut förutsättning för att det ska bli rätt i lönekuvertet. Men många företag kämpar fortfarande med manuella rutiner, Excel-filer och papperskrångel när tidrapporter, reseräkningar, kvitton och annat löneunderlag ska samlas in. Kanske har den anställde också glömt att rapportera in någon detalj eller registrerat något i strid med gällande regler och policys, vilket skapar en hel del onödigt merjobb (och frustration) för löneavdelningen.
   

   Så, vad är då knepet för att undvika denna vanliga fallgrop i er löneadministration? Jo, lösningen stavas moderna försystem för tidrapportering och reseräkningar som är synkade direkt till ert lönesystem. Mycket krångel kan undvikas genom att låta medarbetarna sköta all sin rapportering i användarvänliga appar och webbaserade system. Löneadministratören får då in allt som behövs inför lönekörningen korrekt och komplett redan från början, redo att hämtas in till lönesystemet med ett knapptryck. Rätt data in, rätt data ut med automatik, med andra ord!

2. Har ni dokumenterat era arbetsprocesser?
   Om någon på er löneavdelning hastigt skulle bli sjukskriven eller sluta, har ni då någon som kan rycka in och göra jobbet i hans eller hennes ställe? Har ni koll på alla rutiner och moment som ska bockas av under månaden?
   

   Ett bra sätt att säkra upp er löneadministration är att kartlägga och dokumentera alla de återkommande uppgifter som ingår i löneprocessen. På så sätt blir det betydligt lättare för en tillfällig ersättare eller en nyanställd att sätta sig in i företagets lönerutiner. Sist men inte minst, att få ner alla detaljer på pränt hjälper också företaget att lyfta blicken och bli uppmärksam på sådant som kan lösas på ett effektivare och smartare sätt. Vilka uppgifter görs manuellt idag som ni skulle kunna automatisera? Vilka är era största frustrationer och tidstjuvar i vardagen och hur skulle ni kunna eliminera dem?

3. Har ni full koll på policys och deadlines?
   Får era löneadministratörer stressa in i det sista med allt få allt underlag på plats när det närmar sig löneutbetalning? Tillbringar de kanske också åtskilliga timmar på att svara på samma frågor från personalen om och om igen? Lösningen är att vara så tydlig det bara går med era policys och rutiner, så att det inte råder några frågetecken kring hur tider, resor och utlägg ska rapporteras och vilka deadlines som gäller för klarmarkering och attestering.
   

   Samla gärna denna information i en (digital) personalhandbok som alla på företaget enkelt kommer åt och förklara tydligt vikten av att var och tar sitt ansvar för att underlätta löneavdelningens arbete. Med tydliga riktlinjer att hänvisa till kan många av de ständigt återkommande frågorna från personalen undvikas – något som kan frigöra mycket tid i er löneadministration.

4. Kan ni hantera rapporter och utdata på ett smidigt sätt?
   Statistik till SCB och Svenskt Näringsliv, rapportering till FORA och Collectum, arbetsgivardeklaration (AGI) till Skatteverket… För i princip alla företag är det en hel rad olika rapporteringar och statistik som på en regelbunden basis måste skickas in till olika instanser. Dessutom behöver du ha kontroll över semesterskuldlistor till bokföringen för att undvika oönskade överraskningar, och kanske också diverse förtegsinterna rapporter. Hur håller du koll på att alla beräkningar blir rätt, hur ser du till att inga uppgifter missas eller redovisas fel – och hur korrigerar du fel när de väl har uppstått? Lösningen är även här: låt lönesystemet göra (det mesta av) jobbet!
   

   I det optimala lönesystemet hittar du till exempel smarta funktioner som avlastar allt från semesterhantering till arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI), hjälper dig med alla beräkningar och ser till att rätt uppgift hamnar på rätt ställe – med automatik. Dessutom sparar du mycket tid vid kvalitetskontroller eftersom systemet signalerar vid misstänkta fel och har smarta loggar där du enkelt ser var i kedjan någon siffra har blivit fel. Du jobbar tidsbesparande, tryggt och säkert – och dessutom helt papperslöst!

5. Är er löneadministration rustad för framtidens hårda krav?
   Har ert lönesystem några år på nacken? Då är det kanske dags för en uppgradering? Ett systembyte kan kännas som ett stort projekt men faktum är att det finns flera starka argument att investera i en lösning som låter er jobba tryggt och effektivt – både i dag och imorgon. Här är några av dem:
   

   – Med ett webbaserat lönesystem i molnet har ni alltid tillgång till det ni behöver – och slipper vara låsta till kontorsdatorn.
   – När nya lagar och regler inom löneområdet träder i kraft håller systemet jämna steg – så att ni aldrig behöver oroa er för att ni har rätt värden och beräkningsformler på plats.
   – Ni får de redskap som behövs för att hantera lönespecifikationer och andra känsliga data på ett GDPR-säkert sätt.
   – Sist, men absolut inte minst: med en proaktiv leverantör som satsar på nyutveckling kan ni alltid vara säkra på att ni får tillgång till de senaste innovativa funktionerna. Något som kan frigöra många värdefulla timmar och ge era löneadministratörer en trevligare vardag – där deras kompetens kommer till sin fulla rätt och där de slipper ödsla tid på att knappa in uppgifter manuellt.

Dags för en smartare löneadministration? Vi hjälper dig!

Flex HRM Payroll är lönesystemet som med automatiserade funktioner och smidiga dataflöden effektiviserar och kvalitetssäkrar löneprocessen ¬– från start till mål. Kanske vill ni förutom ett riktigt vasst lönesystem även ha en kompetent och trygg partner som kan utföra hela eller delar av lönejobbet åt er – samtidigt som ni får hjälp att vässa era processer? Då finns vårt lönecenter Flex Services redo för dig.

Låter det bra? Tveka inte att kontakta oss eller besök något av våra kostnadsfria webbinarier, så berättar vi mer!