Sköta lönerna internt eller outsourca? Vanliga frågor och svar om löneservice

Kämpigt med lönerna? Allt fler företag väljer att överlåta löne- och personaladministrationen till en professionell partner. Men hur funkar det här med löneservice i praktiken och hur vet du om det passar ditt företag? Vi guidar dig igenom några av de vanligaste frågeställningarna.

Att anlita en partner inom löneservice, eller löneoutsourcing som det ofta också kallas, innebär att företaget överlåter hela eller delar av sin löne- och personaladministration till ett företag som har specialiserat sig på dessa tjänster. På detta sätt kan företaget frigöra tid och energi och de anställda kan helhjärtat fokusera på det de gör bäst. Både små och stora företag inser fördelarna, och löneoutsourcing är idag en av de största och mest snabbväxande outsourcingtjänsterna.

Att lägga något så viktigt som personalens löner i någon annans händer är dock ingen liten sak och både frågetecknen och orosmomenten kan vara många. Med denna guide hoppas vi kunna hjälpa dig och dina kollegor en bit på vägen.

På vilket sätt kan en outsourcingslösning minska sårbarheten?

Se till att rätt löner, ersättningar och förmåner betalas ut, hålla koll på sjukfrånvaro, semester, statistikrapportering, skatter och arbetsgivaravgifter. Och ovanpå allt detta navigera rätt bland nya lagar och regler… Lönehantering är ett både komplext och tidskrävande jobb. Samtidigt är det inte ovanligt att löneavdelningen består av en enda person som besitter all kunskap som krävs för att utföra löneprocessens alla moment. Vad händer då om denna person blir sjukskriven eller hastigt säger upp sig? Att minska denna sårbarhet är en vanlig anledning till att företag väljer en outsourcinglösning.

För företag där lönefunktionen är (eller riskerar att bli) mycket personberoende är en lönebyrå ett tryggt alternativ eftersom rätt bemanning alltid finns på plats. Ni kan helt enkelt lita på att tjänsten levereras även om sjukdom, vakanser eller något annat oförutsett skulle inträffa. Dessutom är det er partner som gör jobbet med att hålla sig uppdaterad och påläst kring kollektivavtal, lagar och regler – så att ni slipper göra det.

Blir personalkostnaderna verkligen lägre vid löneservice?

Personalen är ofta den största utgiftsposten för företag idag, och just sänkta personalkostnader är ett vanligt motiv till att outsourca. Men hur ligger det till egentligen? Är det verkligen billigare att outsourca än att anställa?

För att kunna avgöra vilket alternativ som är mest kostnadseffektivt måste man först ha en rättvisande bild av vad det kostar att ha en anställd samt vad man förväntar sig få levererat av sin partner. När det gäller lön, sociala avgifter och pension är detta sådana kostnader som i regel hamnar på ungefär samma nivå oavsett om jobbet utförs av egen eller extern personal. Viktigt att tänka på är dock att en konsult på en lönebyrå bara tar betalt för de tjänster som ska utföras och inget annat. En anställd däremot kostar även i form av ”olönsamma” timmar: sjukfrånvaro, arbetstid som går åt till andra uppgifter, utbildningsdagar med mera.

Som en tumregel kan man tänka att en anställd i genomsnitt kostar företaget 1,3–1,5 gånger lönen och ägnar så lite som 60 procent av sin arbetstid på sina kärnuppgifter; resten försvinner till andra aktiviteter och olika former av frånvaro. Med löneservice behöver ni heller inte bekymra er för rekrytering och upplärning av ny personal eller vikarier – något som är både tidskrävande och kostsamt för företaget. Personalvård, försäkringar, utrustning och kontor är andra kostnader som det går att spara in på.

Vilka andra fördelar kan vi räkna med?

Inte nog med att ni kan lita på att personalen alltid får (rätt) lön den 25:e, med ett genomtänkt val av outsourcingpartner finns också stora effektivitetsvinster att göra. Väljer ni en professionell och erfaren lönebyrå får ni nämligen tillgång till ett team av specialister som har många års samlad erfarenhet och koll på både best practice och de senaste digitala lösningarna. Deras specialister kommer helt enkelt att kunna se på er löneprocess med nya ögon och föreslå hur tungrodda och repetitiva arbetsmoment kan automatiseras bort. Färre arbetstimmar (och mindre frustration) både för er lönebyrå och er egen personal, med andra ord!

Sist men inte minst, en effektiv och framtidssäker lönehantering är beroende av moderna programvaror. Att investera i ett nytt lönesystem eller försystem för tidrapportering och reseräkningar är både dyrt och tidskrävande – likaså jobbet med alla uppdateringar och löpande underhåll. I en outsourcinglösning är detta ytterligare ett moment mindre att bekymra sig över, eftersom det i regel är partnern som står för både tjänsterna och programvaran.

Vad gör vår partner och vad gör vi?

Outsourcing är långt ifrån en fråga om allt eller inget – vad som ska ingå i tjänsten är till stor del upp till ditt företag. Vissa väljer exempelvis att lägga ut hela löneprocessen samt administrationen kring tidrapporter, utlägg och reseräkningar; andra väljer att behålla delar av jobbet inhouse. Ofta finns det också möjlighet att komplettera med olika typer av HR-tjänster, som onboarding/offboarding, stöd vid lönekartläggning, framtagning av HR-nyckeltal med mera.

De flesta leverantörer inom löneservice erbjuder flexibla lösningar där tjänster och programmoduler kan paketeras ihop utifrån just ditt företags behov och förutsättningar. Med dagens webbaserade HRM-system finns det också stora möjligheter för kund och outsourcingpartner att dela på olika arbetsmoment, där alla jobbar i samma gränssnitt och har access till exakt det de behöver.

Sist men inte minst, för att en outsourcinglösning ska fungera optimalt: se det hela som ett partnerskap. Även om er lönebyrå står för det mesta av själva utförandet innebär det inte att ni kommer att kunna släppa kontrollen över lönerna helt och hållet – ni kommer fortfarande att behöva finnas till hands för att besvara frågor, följa upp leveranser och agera kravställare. Med andra ord: se till att det finns åtminstone någon resurs kvar hos er som har rätt insyn och kompetens i ert företags löneprocess.

Hur funkar det rent praktiskt?

Överlämningen inleds vanligtvis med att man gemensamt skapar en så kallad årsplanering med alla viktiga deadlines kring den löpande lönehanteringen. Exakt hur löneprocessenen sedan ser ut kan variera mellan olika lösningar, men lite förenklat ser upplägget oftast ut såhär:
1. Rapportering av tider och resor
Medarbetarna på ditt företag rapporterar arbetstider, frånvaro och andra avvikelser samt resor och utlägg i det försystem som används (och som ofta tillhandahålls av partnern). Därefter attesterar cheferna underlagen.
2. Lönekörning och kontroller
Outsourcingpartnern genomför månadens lönekörning samt tillhörande kontroller enligt överenskomna checklistor. En preliminär lönelista skickas ut för godkännande och eventuella korrigeringar.
3. Lönebesked
Outsourcingpartnern skickar lönefilerna till banken för löneutbetalning och lönebesked skickas till de anställda via webb, app eller digital brevlåda.
4. Rapportpaket
Outsourcingpartnern levererar det rapportpaket som ingår i avtalad tjänst; standardrapporter, eventuella specialrapporter samt statistik- och pensionsrapportering.

Vad bör man tänka på inför övergången?

Beslutet att outsourca är taget och en stor förändringsresa väntar – vad bör ni tänka på för att få ert nya partnerskap att lyckas? Här kommer våra tre främsta tips:

Slarva inte med hemläxan. Bäst förutsättningar har de företag som har gjort sin hemläxa och noga tänkt igenom frågor som: Varför vill vi outsourca? Hur ser våra rutiner ut idag? Vilka fungerar bra och vilka kan förbättras? Vad har vi för målbild inför framtiden? En gemensam bild av både nuvarande och framtida behov är nyckeln för en genomtänkt och träffsäker kravställning gentemot er outsourcingpartner.

Involvera rätt personer. Har ni rätt medarbetare ombord? En vanlig miss är att de personer som håller i trådarna i outsourcingprojektet har bristande förståelse för hur löne- och personaladministrationen fungerar på ett mer praktiskt plan. Med andra ord: se till att involvera de resurser på företaget som verkligen förstår era behov och kan bidra med rätt kunskaper och insikter ¬– från upphandling till överlämning.

Tydliggör ramarna. Exakt vilka rutiner och arbetsmoment svarar partnern för och vad ligger på oss? Vad ingår i den ordinarie tjänsten och vad levereras till en extra kostnad? Oavsett vilket upplägg ni väljer är det viktigt med tydliga ramverk och avtal. På detta sätt behöver det aldrig uppstå några krockar mellan vad som förväntas och vad som levereras av er partner, och ni minskar risken att uppgifter faller mellan stolarna. En inledande workshop tillsammans med er partner, där alla detaljer kring ansvarsfördelning och avtal gås igenom, är ett bra sätt att skapa tydlighet och samsyn.

Fler tips för att lyckas med löneoutsourcingen hittar du här.

Har du fler funderingar kring löneservice?

Har du fler funderingar kring hur löneservice fungerar? Vi berättar gärna mer om vårt lönecenter Flex Services och hur vi kan hjälpa ditt företag med era utmaningar inom lön och HR. Välkommen på vårt kostnadsfria webinar eller kontakta oss för ett personligt möte.