Onboarding på distans - så funkar det!

1. Komplettera checklistan för onboarding. Se över er befintliga onboardingprocess och lägg till information om hur de olika momenten kan genomföras vid digital onboarding. Med ett modernt HR-system som stöd kan du använda dig av digitala aktivitetslistor där det framgår vem som är ansvarig för vad och i vilken ordning aktiviteterna ska utföras.
2. Preboarding. Låt inte radiotystnad uppstå efter att anställningsavtalet skrivits under, utan håll dialogen levande mellan avtalsskrivning och startdatum. Ring och stäm av med din blivande medarbetare om det finns några funderingar och fråga hur det känns inför jobbstarten. Skicka gärna en liten välkommen-till-teamet-present i form av t ex en chokladask, en mugg med företagets logga på och annat profilmaterial. Uppmana gärna kollegor att ta kontakt med den nya kollegan på LinkedIn.
3. Säkerställ tekniken. Om introduktionen ska ske utan några fysiska möten måste du se till att dator, telefon och annan hårdvara budas hem till din nya medarbetare i god tid innan första dagen. Alla digitala verktyg måste finnas tillgängliga och färdiga att använda från dag ett. Ta gärna fram en manual som både befintlig och ny personal kan ta del av för att få koll på de tekniska plattformar som ni använder för att samarbeta digitalt. Se också till att skicka med information om hur och när det går att få teknisk support om något skulle krångla.
4. Presentera teamet. En av de trickiga sakerna vid digital onboarding är att din nya medarbetare inte får träffa sina kollegor och därför kan få svårare att känna sig som en i gruppen. Därför är det viktigt att involvera hela teamet i onboardingen, så att den nya medarbetaren får ansikten och röster på de namn som hen kommer samarbeta med. Se till att antingen ha ett informellt online-möte tillsammans med hela teamet och den nya medarbetaren, eller uppmana din personal att boka in var sitt ”säga-hej-möte” med sin nya kollega. Och varför inte boka in en digital AW eller gemensam fika så snart som möjligt för att påskynda bekantandet. Det känns enklare att höra av sig med frågor till folk som man har lärt känna lite först.
5. Förmedla företagskulturen. Att informera om kärnvärden och normer som ni har på företaget är kanske extra viktigt vid distans-onboarding. Vad kan den anställde förvänta sig och vad förväntar vi oss av vår nya medarbetare? Vad står företaget för, vilka attityder har vi, vilka ledord arbetar vi efter, vilka mål strävar vi mot? Sådana mjuka värden kan vara svåra men nog så viktiga att sätta på pränt för att kunna förmedla till nya stjärnor.
6. Hjälp till att navigera i systemdjungeln. Hur är intranätet strukturerat, var hittar man avtalen, vilka verktyg använder man till vad, vem vänder man sig till med frågor, hur ser tillgängligheten ut hos chefer och andra nyckelpersoner. Glöm inte heller att informera om konkreta regler gällande arbetstid, raster, flextid och övertid. Det kan även handla om riktlinjer och oskrivna regler avseende e-post, dokumentmallar, etikett under Teams-möten.
7. Gå bredvid på distans. Boka in tider för när handledaren och den nya medarbetaren delar skärm och går igenom arbetsmoment och interna verktyg tillsammans. Att sitta med någon som redan kan företaget och jobbet är ofta en del av en ”vanlig” onboarding och ett bra sätt att lära sig och samtidigt hinna ställa frågor under vägen.

Digital fika, mentorskap och tydlig introduktionsplan – såhär jobbar vi med onboardingen på Flex

Om man skulle koka ner alla onboardingtips till ett, vad skulle det vara? Jag kollar med Frida Örtgård, konsultchef på Flex Applications, som de senaste månaderna varit med och tagit hand om ett flertal nyanställda mer eller mindre på distans.

– Ha en tydlig introduktionsplan med inplanerade aktiviteter, så att medarbetaren hela tiden vet vad som ska utföras och med vilken person som aktiviteten ska utföras med. Det ser jag som det viktigaste. Mitt tips är också att tilldela en mentor med samma roll som den nyanställde, som hon eller han kan vända sig till vid frågor. Sätt upp tydliga mål och följ upp dem under löpande avstämningar. Repetera interna arbetsverktyg och processer för den anställde. Uppmuntra övriga kollegor i arbetsgruppen att ta digitala fikor/samtal med den nyanställde för att hon eller han ska känna sig välkommen in i gruppen.

Hur har distansarbetet påverkat ombordstigningarna hos oss på Flex?
– Det har inte bara påverkat onboardingen utan även hela rekryteringsprocessen, skulle jag säga. Det har bland annat inneburit att vi behöver ha fler löpande avstämningar med de nyanställda som arbetar hemifrån, eftersom det inte finns kollegor nära som kan guida på samma direkta sätt som när alla arbetar på samma plats fysiskt.

Alan Gliszczynski började som applikationskonsult på Flex i november och säger såhär om den första tiden:
– Min uppfattning om onboardingen på Flex är exceptionell. Det har gått toppen från dag ett och det har varit en av mina bästa introduktioner hittills, även om det har skett helt och hållet på distans. Introduktionen till arbetet har gått väldigt bra tack vare att det har funnits dokumentation på allt. En tydlig introduktionsplan och kompetensöverföring har gjort det lätt att komma igång.

Men hur har det gått att komma in i gruppen, när ni inte setts fysiskt?
– En daglig kontakt med kamera på via Teams har underlättat. Även om jag inte träffat mina kollegor fysiskt känner jag redan att jag är en del i ett härligt gäng och att jag ”går till” jobbet med ett leende på läpparna.

Kort sagt – som chef har du ett viktigt uppdrag att få nyanställda att känna sig välkomna och bli varma i kläderna i sitt nya sammanhang. Och det finns många verktyg på marknaden för att hjälpa dig i det här arbetet. Med personalsystemet Flex HRM är det enkelt att sy ihop en effektiv digital onboardingprocess.