Preboarding – så engagerar och behåller ni toppkandidaten

Föreställ dig detta: du ska börja en ny anställning, men har inte hört något från ditt nya jobb sedan avtalssigneringen. Du börjar redan om ett par veckor men vet inte riktigt vad som gäller – var exakt ska du infinna dig, och vilken tid? Vad kommer hända första dagen, första veckan, första månaden? Att inte ha en aning om hur jobbstarten kommer att se ut kan vara rätt frustrerande. Så, vad bör du som chef tänka på för att en ny kollega ska känna sig peppad hela vägen in i mål? Vi tittar närmare på preboarding!

Rekryteringsprocessen är avslutad, kandidaten är hittad, anställningsavtalet är signerat. Hurra! Nu följer en tid mellan avtalssignering och första jobbdag där det förmodligen inte händer så mycket. Kanske finns det en dialog med er nya kollega – eller är det tyst? Det är inte helt ovanligt att perioden mellan rekryteringsprocessen och första jobbdagen hamnar i skymundan, och att arbetsgivaren i stället lägger allt krut på de nyanställdas första tid i verksamheten. Men, om fler arbetsgivare skulle lägga en del av det krutet på preboarding skulle introduktionen av nya medarbetare förmodligen bli både smidigare och mindre stressig.

Vad är preboarding?

Preboarding är tiden mellan det att en kandidat har tackat ja till jobbet och första jobbdagen. Man skulle kunna säga att preboarding-processen är en del av onboarding-processen: det är det första momentet av onboardingen som börjar när den nya medarbetaren har signerat anställningsavtalet.

Preboarding innebär att du som chef eller HR-ansvarig håller kontakt med din nyanställda innan första anställningsdagen, för att ge information om organisationen i sin helhet, berätta lite om den första tiden på jobbet och för att svara på eventuella frågor som hen har. Den är utan tvekan en viktig del av medarbetarupplevelsen, eftersom den verkligen kan få nya medarbetare att känna sig både uppskattade och välkomnade.

Varför preboarding?

Efter avtalssigneringen är (förhoppningsvis) er nyrekrytering både motiverad och peppad inför nya jobbet, och det är här preboarding kommer in i bilden. Preboarding-processen är ett sätt att ta vara på den entusiasmen och fortsätta bygga en positiv upplevelse redan innan första jobbdagen. Genom att inkludera en genomtänkt preboarding i introduktionen kommer ni med stor sannolikhet att få en medarbetare som är både välinformerad och motiverad från dag ett. För ert employer brand är det ovärderligt; en peppad nyanställd som berättar för familj, vänner och bekanta hur positivt hen upplever arbetsplatsen – inte så dumt.

Ett välplanerat välkomnande kan också minska risken för att nyanställda säger upp sig. Visste du till exempel att en strukturerad onboarding ökar sannolikheten att en medarbetare stannar i tre år eller mer med 69 procent? Det kan också vara bra att känna till att en framgångsrik onboarding kan öka produktiviteten hos nyanställda med så mycket som 50 procent, eftersom det hjälper dem att komma in i arbetet fortare. En väl förberedd nyanställd som har rätt förväntningar innan jobbstart får helt enkelt en kortare startsträcka till full produktivitet.

Har er nya medarbetare lång uppsägningstid från en tidigare arbetsplats? Eller kanske kommer det in andra jobberbjudanden? Ytterligare skäl till att ha en strukturerad preboarding med löpande kontakt! Bara för att anställningsavtalet är påskrivet är det inget som säger att den nyanställde inte ändrar sig – och kanske är ni inte den enda arbetsgivaren som tävlar om just denna talang. En relationsbyggande dialog under uppsägningstiden håller entusiasmen och intresset för jobbet levande.

Så får ni till en framgångsrik preboarding – fem tips

Det är ganska vanligt att företag börjar jobba med onboarding först när nya medarbetare är på plats – och gränsen mellan vad som egentligen borde höra till preboarding och vad som kan göras under första tiden på arbetet kan vara lite luddig. Alla verksamheter fungerar olika och därför är det smart om du som chef eller HR-ansvarig ser över vilka delar i onboarding-processen som skulle kunna utföras redan innan den nya medarbetaren börjar.

Här kommer några tips för att få en strukturerad introduktion:

1. Skicka ut information
   Som sagt gäller olika typer av information för olika företag, men det finns garanterat en hel del grundläggande info som medarbetaren kan ta del av innan första jobbdagen. Förutom en övergripande introduktion till företaget kan informationen innefatta en arbetsbeskrivning, arbetstider och semester, organisationsschema, arbetskläder eller klädkod, intern kultur och även praktiska detaljer som koder och adresser. För någon som är ny kan det såklart också vara skönt att ha ett schema över hur den första tiden på jobbet kommer att se ut!
2. Samla in kontaktuppgifter
   Ni kan samla in adress- och kontaktuppgifter på förhand för att få en mindre späckad agenda under den nyanställdes första jobbdagar. Till exempel kan medarbetardata samlas in via ett webbaserat personalsystem där ni ger nya medarbetare tillgång till de uppgifter de själva kan fylla i.
3. Ring och stäm av
   Att checka av läget med er blivande medarbetare är såklart trevligt och inbjudande. Finns det några frågor eller oklarheter som kan redas ut? Hur känns det inför jobbstarten? Att helt enkelt höra av sig för att kolla läget kan lätta eventuell nervositet och lägga en bra grund för framtida kommunikation.
4. Förbered kontoret
   Dator, nycklar, mobil…finns allt på plats? En nyanställd har mycket att ta in under första dagen, och för att ni ska kunna lägga tid på det som är relevant när er nya kandidat kommer är det en bra idé att förbereda så mycket som möjligt så att allt fix med det praktiska är klart innan första jobbdagen.
5. Bjud in till personalevent
   Har ni något på gång i verksamheten – event eller företagsaktiviteter, eller kanske en avslappnad fredagslunch? Som ny medarbetare är det alltid trevligt att få en inbjudan! Samtidigt bör du som chef också vara medveten om att det såklart inte passar alla nyanställda att delta i aktiviteter redan innan de lärt känna sina medarbetare. Om ni inte har något på gång i verksamheten för tillfället kan en välkommen-till-oss-present fungera utmärkt, kanske i form av en chokladask eller profilmaterial som exempelvis mugg eller väska.

Dags att jobba smartare med medarbetarresan?

Jobbar du med HR eller som chef med personalansvar? Vill du digitalisera och effektivisera hanteringen runt medarbetarresan? I Flex HRM Employee får du stöd genom hela processen att ta hand om en nyanställd – från det att beslut om anställning tagits, vidare genom introduktion och igångsättning, till dess att den anställde har kommit in i sina arbetsuppgifter. Du skräddarsyr och anpassar enkelt lösningen efter hur onboardingprocessen fungerar i just din organisation, och får en användarvänlig verktygslåda för alla moment från anställning till avslut. Vill du veta mer om fördelarna? Då är du varmt välkommen att kontakta oss!