Infracontrol förbättrar servicen till kommuninvånare i Portugal

Vila Pouca de Aguiar är en av de portugisiska kommuner som valt den svenska molntjänsten Infracontrol Online för att förbättra sin service för medborgarna genom att kunna rapportera fel och synpunkter. För att uppmärksamma tjänsten genomförde kommunen en aktivitet den 3 mars då de gick ut på gator och torg för att visa hur man enkelt kan rapportera sådant som inte fungerar i kommunen.

Paulo Pimenta, stödfunktion till Presidenten i Vila Pouca de Aguiar, är mycket nöjd så här långt och säger att man redan kunnat förbättra sin service till medborgarna:

- Det är enkelt för våra medborgare att lämna synpunkter och anmäla fel. Samtidigt får vi inom kommunen bättre kontroll och kan ge snabba och bra svar på frågor som kommer in. Infracontrol Online hjälper oss också att bevaka att alla åtgärder blir genomförda och kvalitetssäkrar på det sättet vår service till medborgarna.

En tjänst som kan utvecklas med tiden

Vila Pouca de Aguiar var den andra kommunen i Portugal som anslöt sig till Infracontrol Online. Man vill precis som de andra anslutna kommunerna skapa en bra dialog och ge ännu bättre service till invånare, företag och besökare. Paulo Pimenta berättar hur man använder tjänsten:

-Vi använder inledningsvis Infracontrol Online för hantering av ärenden inom områdena miljö och säkerhet, men vi kommer att utöka vår användning med tiden. Att ansluta tekniska driftlarm ser vi som en möjlighet för framtiden, eftersom vi då kan upptäcka fel innan de hinner ställa till några problem.

När det gäller den framtida utvecklingen av tjänsten och hur man kan dra nytta av den anser Paulo Pimenta att det är en stor tillgång att man nu ingår i Infracontrol Community, där man kan dela erfarenheter och idéer med de övriga ca 70 kommunerna och bidra till en ständig förbättring av tjänsten.

Bättre koll på alla ärenden

Ett registrerat ärende innehåller all nödvändig information för både kommunen och för den som ska genomföra åtgärden.

-De olika ärendena når snabbt och enkelt rätt person, säger Paulo Pimenta. Det betyder dels att de åtgärdas mycket snabbare, dels att vi kan lägga våra resurser på andra saker som t.ex. att ha en bra dialog med våra medborgare.

Varje ärende innehåller en händelselogg för alla åtgärder som vidtagits och all korrespondens som skett. Missael Lundqvist, som är International Managing Director och finns på Infracontrols kontor i Lissabon, säger att detta är mycket värdefullt:

-Synpunkter och felanmälningar tas emot och hanteras på ett effektivt sätt men man får också full kontroll över de åtgärder som vidtas. Det gör att kommunen enkelt kan bevaka kvaliteten på drift- och underhållsinsatserna.

Appar som underlättar

Infracontrol Online används idag av kommuner och andra anläggningsägare för att få kontroll över samhällets infrastruktur. Men för att det ska fungera i praktiken är det viktigt att detta kan hanteras enkelt oavsett var man är.

-Med den app som ingår i tjänsten får man tillgång till alla viktiga funktioner, från ärendelistor och kartor till möjligheten att skapa och redigera ärenden, berättar Missael Lundqvist. När kommunens personal upptäcker ett fel kan de skapa ett ärende direkt på plats, med korrekt adress och ett foto.

Den som utför åtgärden kan dokumentera detta när arbetet slutförts genom att ta ett foto när arbetet är klart och bifoga den till ärendet.

Missael berättar att man nu tar ett extra grepp för att öka engagemanget:

- För att få ett riktigt bra samarbete med medborgarna genomför man en aktivitet den 3 mars där kommunens medarbetare tar på sig speciellt upptryckta T-shirts och går ut på gator och torg för att visa hur man enkelt kan rapportera fel och lämna synpunkter med Infracontrols app.

Foto: Artikel om Infracontrol Online hämtad ur tidningen Rumos som i Portugal läses av 80% av invånarna.