Blogginlägg -
Del 2: Hur Easy Telefoni använder Easy Teams
I del 1 av det här inlägget pratade vi om funktioner vi använder i Easy Teams för att underlätta vardagen, i det här inlägget ska vi djupdyka ytterligare för att ta reda på hur Easy Teams fungerar som navet i allt vi gör, vilka strategier vi använder och vad som fungerar för oss.
Förhoppningsvis kan vi inspirera er till att testa ett nytt arbetssätt eller bara komma med tips som kan hjälpa dig och ditt företag i vardagen.
Kan vi inte det kan du i alla fall ta dig igenom inlägget och konstatera att du inte behöver hjälp av en medelålders herre * som är flerfaldig mästare i internkommunikation**
Internkommunikation är a och o
Internkommunikation är inte alltid en dans på rosor, innan vi skaffade en strategi upplevde jag en otydlighet i allt vi gjorde – vilket jag inte gör idag.
Vissa hade agendor när de bjöd in till möte medan andra kunde skicka en inbjudan med ämnesraden ”Möte” – ohållbart.
Med rätt satta förväntningar på hur er interna kommunikation ska fungera kommer du med största sannolikhet minimera irritationen och minska stressen hos dina kollegor. Vi tog bland annat upp frågor som
- Varför använder vi aktivitetsstatusar?
- Hur strukturerar vi chattar och trådar?
- Hur och när bokar vi möten?
- Vad är syftet med våra möten?
- Hur kan de bli mer effektiva?
Allt det och lite till kan du läsa mer om här.
Hur vi kommunicerar i Easy Teams
Ni är många som känner mig vid det här laget, jag fullkomligt älskar ordning och reda. Sen jag blev farsa kan jag inte heller yttra orden ”ordning och redan” utan att i mitt huvud följa upp med ”pengar på fredag”.
Jaja, ordning och reda är viktigt och det gäller självklart våra kommunikations-strategier.
Så här jobbar vi med kommunikation i Easy Teams idag.
- Primärt jobbar vi asynkront vilket innefattar all kommunikation som inte sker i realtid.
- Sekundärt jobbar vi synkront vilket är all kommunikation som sker i realtid.
Vi har märkt att asynkron kommunikation hjälper oss enormt. Ingen känner stress över att behöva svara på 0.5 sekunder och våra chattar och dialoger blir mer eftertänksamma. Även svaren blir mer utförliga.
Många dialoger fungerar fint asynkront, några av de vanligaste för oss är
- Vecko- och månadsuppdateringar
- Diskussioner rörande kampanjer, utveckling och prognoser
- Projektplanering gällande sprintar och roadmaps
- Nyheter och information
Men som du säkert förstår kan inte all ske i lugn och ro, därför har vi såklart även en strategi för när och hur vi använder synkron kommunikation, något vi vill vara sparsamma med, då det är en mer stressig och snabb form av kommunikation.
Vi använder synkron kommunikation i dessa lägen
- Utmanande diskussioner eller direkt feedback
- ”When shit hits the fan”-situationerna
- Det allmänna vardags-snacket
Vi har byggt en digital kultur under lång tid
Grundbulten för alla företag (som har möjligheten) borde vara någon form ”digital-first” eller ”hybrid first”-strategi.
Som digitala pionjärer är vi såklart inget undantag. Vårt mål är att ha en högpresterande arbetsstyrka oavsett vart de jobbar, i en digital värld blir kollektivet viktigare än någonsin.
Därför är det viktigt att bygga ett framgångsrikt distansteam
Vi har märkt att trygghet skapar framgång och trygghet skapar vi med hjälp av gemenskap, så här gör vi det
- En privat kanal för teamet
- En kanal för respektive ort
- Digitala hangouts
- Uppmärksammar prestationer, stora som små
- Regelbundna uppföljningar och avstämningar med teamen
Det och lite till har hjälpt oss att stärka samarbetet i Easy Teams och på arbetsplatsen generellt.
Smärtfria projekt i Easy Teams
Har du som vi, flera parallellt löpande projekt, är det viktigt att samla, automatisera och effektivisera så mycket det bara går. Vi har jobbat och förfinat länge hur vi jobbar med projekt i Easy Teams.
För oss innebär det bland annat
- Dedikerade projektkanaler
- Förväntningar och riktlinjer
- Samlad och dokumenterat material i respektive kanal
Genom att jobba så upplever vi en enklare vardag där man enkelt jonglerar flera projekt samtidigt.
Strukturerade chattar och kanaler
För att börja knyta ihop säcken tänkte jag ta upp det sista punkten i hur vi använder Easy Teams. Nämligen struktur bland chattar och kanaler. Allt detta applicerar vi tillsammans med ovan.
Fördelen med en bra struktur, både internt och externt, är att det minimerar mejlen.
Vi började från noll när vi var redo att lansera Easy Teams, därefter testade vi oss fram och landade i en struktur som enkelt gick att applicera på alla avdelningar.
Tänk på att
- Bibehålla uppsatta strukturer när ni väl landat i dem
- Skaffa dedikerade kanaler för att minimera spam
- Använda trådade konversationer för meddelanden och filer
- Skriva välformulerade och innehållsrika meddelanden
Så Easy är det
Det här var den kortfattade versionen om hur vi på Easy Telefoni använder tjänsten Easy Teams. Framtagen för att stärka digitala och hybrida arbetsplatser och effektivisera kommunikationen både internt och externt.
Vill du prova Easy Teams kostnadsfritt kan du göra det här.
* Enligt min ålder
**Självutnämnd
