Del 3: Vad är synkron kommunikation och varför ska man vara sparsam med det?

Arbete i olika tidszoner har sina utmaningar

Det är ingen underdrift att säga att det finns en utmaning med synkron kommunikation när:

• Kollegorna är utspridda över flera tidszoner
• När det kan skilja så mycket som 9 timmar mellan kollegorna

I praktiken kan det ju innebära att när en kollega börjar – går en annan hem. Hur gör man då för att ha ett videomöte? Hmm, ingen lätt nöt att knäcka.

Fast vänta nu… Hur gör de på exempelvis sjukhus? Där treskift tillhör vardagen…

Ahh!! De har överlämningar, journalanteckningar och andra dokumenteringar som berättar vad som hänt och gjorts med patienterna.

Digitala arbetsplatser som saknar en strategi för hur man ska kommunicera, kommunicerar alltid synkront. Det är inte så konstigt egentligen eftersom det är så vi pratar på kontoret. Utfallet blir oftast utbrändhet eller kolleger som slutar för att det blir svårt att balansera arbete och privatliv.

Ett sätt att kringgå det är ju att bara anställa personer i Sverige, eller inom ’vår’ tidszon. Den strategin är kanske inte den bästa. Då riskerar du att behöva tumma på kompetens och erfarenhet samt förlorar helt insikten som ett globalt team ger.

Om er produkt finns världen över finns det ju en logik i att ni också gör det. Missförstå mig rätt, jag menar inte i VARJE land.

Överbelastade och oproduktiva

Många arbetsplatser som arbetar på distans använder sig av chattprogram för att hålla kontakten. Du kanske tänker, varför inte bara maila? Eh, nej tack!!

Vid det är laget behöver vi inte gå in på varför man inte ska kommunicera internt via mail. Lita på mig för är det något jag kan är det internkommunikation.

Chattprogram är såklart poppis och fler blir dom. Vi ser dagligen företag som använder iMessage, Slack, Microsoft Teams, Easy Teams & WhatsApp.

Problemet med synkron kommunikation är just chattprogrammen och det stavas; Grön eller röd hänvisning.

På distans skyltar man sin tillgänglighet genom att använda hänvisningar eller statusuppdateringar där grön = tillgänglig och röd = upptagen.

Problemet som uppstår är att du blir kedjad till din status, det blir en börda. För när du är grön signalerar du indirekt till dina kollegor att du är tillgänglig och att det är fritt fram att ”störa” dig

Det blir svart eller vit. (Grönt eller rött) Både du och jag vet att, så enkelt är det inte.

Microsoft Teams eller Slack som många företag anammat gestaltar detta. Det är en app som många ser som asynkron vilket leder till halvlökiga konversationer genom hela dagen.

Rescue Time data har sett att Microsoft Teams- och Slack-användare i snitt bara tillbringar 5 minuter utanför appen innan den återigen öppnas upp. Ibland för en notis, eller för att kolla om man missat något.

Det krävs väl inget geni för att konstatera att det varken är bra för produktiviteten eller hälsan.

Att konversera i realtid hela dagarna är ett problem, som vi konstaterat ovan. Förutom att det är lätt att bli störd så förhindras man att hamna i ett flow.

Mardrömsscenariot: att ha mycket att göra och få lite gjort.

Resultatet av en ”alltid tillgänglig”-kultur som många företag driver leder till att avdelningar blir överbelastade och improduktiva, vi kan därför fastslå att scouterna får ha sitt motto ”Alltid redo” för sig själva.

Användningsområden för synkron kommunikation

Även om jag har radat upp flera nackdelar med synkron kommunikation så är det fortfarande en viktig del i hur du kommunicerar när du arbetar på distans.

Tricket för att lyckas handlar om att ha rätt anledning när man väljer att kommunicera synkront.

När passar det bäst då?

Det sociala vardagstugget

Distansarbete och isolering är i dessa tider synonymt. Den snabba fram och tillbaka-kommunikationen bland kollegorna är perfekt för fikarums-konversationer. Du vet när man pratar om en spännande serie och vad som händer i helgen. Ett klassiskt snack som bygger kultur och gemenskap.

Vi på Easy Telefoni har specifika chattkanaler där vi (med vi menar ja jag) pratar melodifestivalen, Liverpools förluster och annat kul. Precis som vi gjorde på kontoret.

Ibland krävs det mer än ett chattmeddelande och då är det trevligt att ses.

Vi har stående videomötesrum som vi kan gå in till när vi behöver ses, ibland börjar det som ett chattmeddelande och slutar med att vi går in i videomötes-rummet för att fortsätta diskutera. Andra gånger äter vi gemensamma luncher över video. Även video stärker banden mellan kollegorna.

De utmanande diskussionerna

Var inte rädd för att växla synkrona kommunikationsvägar. Om du känner att din poäng missas i en chatt eller mail-tråd är det dags för ett samtal.

Lämna konversationen till senare eller om det är akut, föreslå ett samtal i närtid. Att hoppa in i en konferens kan ge nyanser och det blir enklare att framföra sin poäng för i skrift är det lätt att saker missuppfattas. Speciellt feedback och konstruktiv kritik.

På tal om feedback, det är ett bra exempel för saker som sköts synkront. För tänk dig ett asynkront lönesamtal? Eller kanske ett one2one – upplagt för fiasko.

Alle man på däck-situationerna

Ibland är olyckan framme och då krävs det snabba åtgärder. Asynkron kommunikation går bort och du vänder dig såklart direkt till den synkrona.

Vi använder givetvis Easy Teams för ändamålet och fördelen är att det går snabbt att ringa upp en kollega, växla till video, starta en skrämdelning och att ringa in flera till konferensen. Ett panikmöte på under 10 sekunder. Svårslaget!

Flexibiliteten och enkelheten i Easy Teams gör att vi kan fokusera på att förmedla problemet och hitta lösningar istället för att försöka sätta upp ett videomöte och få folk att ansluta.

Effektiva strategier för synkron kommunikation

För att undvika synkron-döden har jag samlat mina bästa tips för att lyckas med effektiva kommunikationsstrategier.

Tumregel: Undvik ad hoc-möten i den utsträckningen det går.

Chansen att lyckas med ett sistaminuten-möte när du jobbar på distans är ungefär lika stor som att Degerfors spöar Barcelona på bortaplan. Lägg då till flera tidszoner och det är som att Degerfors får två utvisningar i matchminut ett. Ridå.

Möten ska bokas med god framförhållning, vara välplanerade och uppfylla uppsatta kriterier. Kan du inte bocka av allt kan du lika gärna skicka ett mail.

Produktiva möten inkluderar

• Noga utvalda deltagare
• En tydlig agenda
• Mål och syfte
• Start och sluttid
• Ett utfall eller en uppföljning

Icke produktiva möten inkluderar

• Onödiga deltagare
• Inget eller otydliga mål
• En avsaknad av agenda
• Upprepande möten utan syfte
• En avsaknad av mål, syfte och uppföljning

Innan du bokar ett möte handlar det om förarbete. Det krävs om du ska nå önskat utfall. Och kom ihåg: ett välplanerat möte är mer givande än 10 dåligt planerade.

Se till att respektera varandra

Om ni är spridda världen över behöver du såklart ta hänsyn till vad klockan är där dina kollegor befinner sig. Undvik att boka möten som börjar klockan 06 i USA.

För att slippa lägga tid på att hitta den tiden som är bra eller lika dålig för alla finns det smarta verktyg. Ett sånt är Timezone som låter dig visualisera tidszonerna i ditt team. Om ni har svårt att få ihop vettiga tider är mitt bästa tips att rotera tiden så att inte alltid samma tidzon får sämst förutsättningar.

Spela in synkrona möten

Större möten kan boosta moralen och bidrar till en vi-känsla på företaget. Men tidzoner, VAB, sjukdomar och semestrar har en förmåga att göra så att någon alltid missar era möten.

För att undvika att folk missar viktig information kan det vara en bra idé att spela in era stormöten. När ni spelat in dem kan ni spara dem i en gemensam mapp som alla har tillgång till. På så sätt undviker ni informationssilos och alla kan ta del av det som sas på mötet.

Maximera video- och ljudkvalité.

Vi har konstaterat att vi är inne i ”Anders! Vi ser dig men hör dig inte”-eran och faktum är att dålig video och ljudkvalité kan vara kostsamt.

Det förstör inte bara mötet i sig utan det tar även dyrbar tid från kollegorna. Därför är det viktigt att alla som jobbar på distans har möjlighet till bra internet, en webbkamera och ett riktigt bra headset.

Hur mycket tid ska man lägga på att prata synkront?

Synkron kommunikation används bäst sparsamt. Det mesta av arbetsdagen ska spenderas i Deep work. Deep vad?! Deep work!

Vad är det? Jo, det är förmågan att fokusera utan distraktion på en kognitivt krävande uppgift. Visst låter det underbart?

När du kan fokusera på din eller dina uppgifter utan att bli störd av videosamtal eller chattmeddelanden får du troligtvis mycket gjort. En dag i deep work kan motsvara 2-3 dagars arbete när du sporadiskt varvar chatt, dåligt planerade möten och samtal.

Med effektiva strategier blir det enklare att maximera ditt fokus!

Den asynkrona ska som vi tidigare nämnt vara övervägande störst men självklart finns det plats för den synkrona. Men för att effektivisera dagarna ska såklart så lite tid som möjligt spenderas synkront.

Vi strävar efter att max ha ett möte i veckan. Alltså inte bara ett, utan ett för varje ändamål. Det jag menar är: ett teammöte, ett projektmöte och ett one2one-möte. På så sätt minimerar vi synkron kommunikation vilket resulterar i mer tid att spendera i deep work.

Okej. Då vet vi att synkron kommunikation har en plats i den digitala arbetsplatsen.

Men hur ska man använda den synkrona? Mer om det i del 4!