Blogginlägg -

Stresskolan del 5 - Hantera avbrott

Mängden störningsmoment och avbrott har ökat markant på många arbetsplatser de senaste åren. Det tar flera minuter för hjärnan att hitta tillbaka till koncentrationen efter varje avbrott, något som kräver mycket energi. Att bli utsatt av för många avbrott under en dag har effekt på våra stressnivåer och hur vi mår. Avbrott i koncentrationen kan vara av två slag: interna avbrott som vår egen hjärna orsakar och externa avbrott från yttre påverkningar som människor och teknik.

Interna avbrott

Man räknar med att vår egen hjärna står för hälften av alla avbrott i vår koncentration under en dag. Det är vårt automatiska system som konstant ger oss påminnelser och tar olösta problem till en medveten nivå.

Men det går att avlasta hjärnan, ett sätt att göra det är genom en enkel övning som vi kan kalla tömma huvudet. Den går ut på att skriva en lista med allt som måste göras eller problem som måste lösas, så att hjärnan slipper avbryta oss med olika påminnelser. Lägg sedan in de uppgifter eller problem i dagens, veckans eller månadens att göra-lista. På så sätt vet hjärnan att ”nu blir det gjort” och kan släppa informationen och slutar ge oss påminnelser. När det kommer till känslomässiga problem kan det vara bra att bolla problemet med någon annan för att få nya infallsvinklar och komma vidare. Konflikter med starka känslor är svåra att hålla borta och vår hjärna brukar vara bra att påminna oss om det, därför är det bra att lösa dessa problem direkt.

Externa avbrott

Kontorslandskap
Kontorslandskap är en relativt improduktiv arbetsmiljö om man har behov att utföra koncentrerat arbete. Att få sitt personliga utrymme invaderat av andra med avbrott från höga samtal, frågor och mobiltelefoner kan både vara störande och stressande. En lösning kan vara att testa kontorstypen Activity Based Workbaspace som bygger på att individen själv väljer arbetsställe beroende på vilken arbetsuppgift som ska utföras.

Fyra tips att hantera avbrotten i kontorslandskap

1. Avskärma dig
När du ska utföra ett arbete med hög koncentration sätt dig där du inte kan bli avbruten av dina kollegor. Det kan vara i ett konferensrum, bibliotek eller hemma.

2. Hörselkåpor
Skaffa hörselkåpor om du har inte har en bärbar dator med möjlighet att gå iväg och avskärma dig.

3. Regler
Skapa gemensamma regler på kontoret för att få mer lugn och ro.

4. Respekt
Lär dina kollegor respektera din arbetsro. Behöver verkligen alla frågor besvaras genast? Ge motfrågor och låt personen tänka själv; i ett längre perspektiv är detta nyttigt för båda parter.

IT-stress

En vanlig källa till IT-stress är de avbrott våra tekniska hjälpmedel skapar, som att göra oss konstant tillgängliga eller påminna oss om saker. Mycket av dessa avbrott kan vi själva påverka.

6 tips för att minska IT-stressen

1. Ljudlös mobil
Sätt mobilen på ljudlös och behöver du vara tillgänglig för vissa personer som din chef eller dina barn kan du ha speciella ringsignaler eller vibrationsmönster för dem.

2. Notiser
Ändra inställningarna på mobilen och datorn så inte notiser med ljud och symboler från mejl och sociala medier stör. Att ha mobilskärmen neråt för att inte se alla aktiviteter som pågår är också en lösning. Men allra helst lägga undan mobilen så att man inte ser den.

3. Telefonsvarare
Ta bort telefonsvararen och be dem som ringer skicka sms eller mejla istället. I textkonversationer kan du själv välja att svara när det passar dig och människor tenderar att fatta sig kortare i skrift än i tal. Det går även fortare att läsa av än lyssna av.

4. Tillgänglighet
Fundera på hur tillgängligt ditt mobilnummer ska vara. Ju mer tillgängligt det är ju mer kommer att det ringa, oavsett om du är ledig.

5. Kontaktlista
Se till att mobilens kontaktlista är uppdaterad eftersom impulsen att svara om man inte känner igen numret ökar eftersom det är omöjligt att gissa viktigthetsgraden på okända nummer.

6. Sociala medier
Ha inte sociala medier öppet när du arbetar eftersom det är lätt att sugas in när man bläddrar bland fönster.

7. Email: 
Låt inte din email stå öppen utan kolla den specifika tider.

Stresskolan är baserad på boken Hjärnsmart- Din guide till ett lugnare och lyckligare (arbets)liv, Boel Swartling.

Ämnen

  • Dryck

Kategorier

  • stresskolan
  • stress

Kontakter

Noa Fridmark

Presskontakt CEO Marknadsföring Globalt

Relaterat innehåll

Stresskolan del 4 - Att vara en bra egen-chef

På många arbetsplatser idag jobbar man mot personliga mål och har mer frihet att lägga upp sitt eget arbete som man själv vill. Detta kräver också att man är sin egen chef, på gott och ont. I grunden är det positivt eftersom det stärker vår autonomi och gör det roligare att gå till jobbet. Men det höjer också kraven på individens förmåga att lägga upp och planera sitt eget arbete.

Stresskolan del 3 - Sömn

​Sömn är den viktigaste formen för återhämtning, både psykiskt och fysiskt. Många har sömnproblem och uppger att den vanligaste orsaken beror på stress. Några tips för att sova bättre är att: ge hjärnan tillräckligt mycket med tid för nedvarvning på kvällen, inte dricka koffein eller alkohol för nära läggningsdags, att motionera och få solljus på sig under årets mörkaste månader.

Stresskolan del 2 - Ladda hjärnan

​Det finns gott om belägg för att koncentration är tröttande för dig och att pauser och tomgångsläge är nödvändigt för att vi ska orka prestera mentalt över dagen. Det finns fler sätt att påverka sin hjärna och bygga sin hjärnenergi för att må bra, prestera bättre och känna mindre stress. Det är inte självklart för alla att vad man gör på fritiden spelar roll för hur hjärnan mår och presterar.

Stresskolan del 1 - Vår förändrande omvärld

De senaste 25 åren har vårt samhälle förändrats och jobbet tar ofta en stor del av vår tid. Dagens miljö är full med intryck, information och avbrott. Men med en hjärna som är utvecklad för ett jägar- och samlarliv på savannen är vi dåligt rustade att möta samhällets utmaningar. Det påverkar hur vi mår och idag är stress en vanlig arbetsskada.

Stresskolan del 7 - Möten

Möten tar upp en stor del av mångas arbetstid och ofta är de väldigt tidskrävande och oproduktiva. För många är det svårt att hitta tid för arbete vilket kan leda till stress då egna arbetsuppgifter inte hinns med. Detta avsnitt handlar om vad vi kan göra för att minska tiden vi sitter i möten och hur vi kan göra dem mer produktiva.

Stresskolan del 6 - Minska arbetsbelastningen

​De senaste 20 åren har arbetstempot och arbetsbelastningen ökat i de flesta organisationer. Arbetsbelastning är den faktor som har starkast samband med arbetsrelaterad stress. En alltför hög arbetsbelastning påverkar koncentration, minne, beslutsfattande och negativt tänkande. Att försöka reflektera över sitt arbete är viktigt för att minska sin arbetsbelastning och stressen.

Stresskolan del 8 - Hantera information och relationer

Idag lever vi i ett överflöd av information vilket kan göra det svårt att koncentrera och arbeta som kan leda till stress. De sociala kraven har även ökat på våra arbetsplatser eftersom vi oftare byter jobb idag och det är fler kollegor, konsulter och inhyrd personal som kommer och går. För varje ny person på jobbet behöver vi investera energi att etablera en relation och det tar tid och fokus.