Från fjorden till virtuella rum – en intern revision som speglade verkligheten

En intern revision på plats i 1,5 dag.
Först utomhus vid Gullmarsfjorden.
Sedan i ett virtuellt arbetsrum i företagets egenutvecklade plattform.

Det var upplägget när SamCert AB nyligen genomförde intern revision av SMS Teknik AB och TellusTalk AB.

Resultatet blev en revision som i högre grad fångade hur verksamheten faktiskt fungerar – i både fysisk och digital miljö.

En idé som föddes i starten – och ändrade allt

Teamet hade samlats på konferenshotellet Vann för att genomföra en internrevision enligt plan.

När arbetet startade på morgonen och gruppen satte sig i konferensrummet för den inledande genomgången, lyfte Ann‑Sofie Gustafsson blicken och noterade den klara sommardagen utanför.

– Ska vi inte göra revisionen utomhus?

Förslaget möttes direkt av ett “ja” från både VD och medarbetare.

Beslutet togs där och då – och resten av dagen flyttades ut i det fria.

Dag 1: Samtal som landade i verkligheten

Efter den initiala dokumentgranskningen genomfördes huvuddelen av revisionen utomhus.

Med en arbetssätt som bygger på värdeskapande samtal fick dialogerna styra – snarare än en strikt tidsplan.

Det blev särskilt tydligt i diskussionerna kring:

• Kundservice och ärendehantering i SuperOffice
• Utvecklingsarbetet i vroff och Bitbucket
• Samverkan mellan utveckling, support och produktion

Samtalen rörde sig naturligt mellan roller och funktioner. Frågor om kvalitet, informationssäkerhet och dagligt arbete behandlades i sitt sammanhang – inte isolerat.

Det gav en tydligare bild av hur ledningssystemet faktiskt används.

Dag 2: Revision i det digitala arbetet

Dag två fortsatte revisionen i en annan miljö – ett virtuellt arbetsrum i vroff.

Här flyttades fokus från samtal till arbetssätt i praktiken:

• Hur uppgifter hanteras och följs upp
• Hur utveckling och kundärenden hänger ihop
• Hur förbättringsarbete drivs i vardagen

Den digitala miljön gjorde det möjligt att följa flöden i realtid, snarare än att beskriva dem i efterhand.

Två bolag – en gemensam struktur

SMS Teknik AB och TellusTalk AB arbetar i ett gemensamt ledningssystem enligt ISO 9001 och ISO 27001.

Revisionen visade hur systemet används i praktiken:

• Som stöd i kundservice och dagliga beslut
• Som struktur i utvecklingsarbetet
• Som ram för uppföljning och förbättring

Kopplingen mellan teknik, kundkontakt och ledning var tydlig.

AI som en naturlig del av arbetet

Båda bolagen arbetar aktivt med AI, men med olika fokus.

Utvecklingsteamet testar AI i kodarbete och kvalitetssäkring, samtidigt som verksamheten genomför riskbedömning och följer upp användningen i återkommande forum.

Det innebär att AI inte hanteras som ett sidoprojekt – utan som en integrerad del av verksamheten.

En revision som speglar hur vi faktiskt arbetar

Internrevisionen på Vann visar något som många i branschen känner igen:

Arbetet sker inte i ett konferensrum.
Det sker i verkligheten – i samtal, i system och i vardagen.

Genom att:

• starta i konferensrummet
• fortsätta utomhus
• avsluta i verksamhetens digitala miljö

blev revisionen mer träffsäker.

Frågan till dig som reviderar

Hur ofta genomför vi revisioner där arbetet faktiskt sker?

SamCert AB
Certifiering och ledningssystem som skapar verklig skillnad