SamCert genomför sin första demo av SharePoint‑baserat ledningssystem

Ledningssystemet är byggt direkt i Microsoft 365 med SharePoint som bas och följer Microsofts strategi för samarbete, struktur och automatisering. Fokus har varit att skapa ett system som fungerar i vardagen, är enkelt att komma igång med och samtidigt kan utvecklas i takt med verksamhetens behov.

– Vår utgångspunkt är att kunderna ska kunna arbeta i sin egen Microsoft‑miljö, utan inlåsning i externa system, och själva styra hur lösningen utvecklas över tid, säger Ann‑Sofie Gustafsson, vd på SamCert.

Byggt kring PDCA och praktiskt arbetssätt

Ledningssystemet är uppbyggt kring PDCA‑cykeln (Plan‑Do‑Check‑Act), vilket också präglar strukturen och navigeringen i SharePoint. Syftet är att göra förbättringsarbetet tydligt, praktiskt och lätt att följa upp – utan att skapa mer administration än nödvändigt.

KMA‑handboken är strukturerad direkt i SharePoint, där varje kapitel länkar till relevanta dokument och mallar. Det gör det enklare för användare att snabbt hitta rätt och arbeta aktivt med ledningssystemet i det dagliga arbetet.

Från mallar till smarta flöden

Systemet använder initialt välbekanta Word‑ och Excelmallar, men är förberett för att stegvis gå över till SharePoint‑listor, vyer och automatisering via Power Automate. På så sätt kan organisationer utveckla sitt ledningssystem i lagom takt, utifrån sina egna förutsättningar.

I demon visades även exempel på automatiserad avvikelsehantering, där avvikelser rapporteras via formulär och automatiskt hanteras i SharePoint med notifieringar, återkoppling och uppföljning. Målet är att minska manuellt arbete och undvika dubbelarbete mellan olika system.

Flexibel struktur anpassad efter verksamheten

Ledningssystemet är uppbyggt för att hantera roller, processer och behörigheter genom SharePoint‑sajter och hubbar. Det gör det möjligt att anpassa strukturen efter både interna och externa behov, samtidigt som ansvar och åtkomst blir tydliga.

– Strukturen måste stödja verksamheten, inte tvärtom. Därför är det viktigt att förstå grunderna i arkitektur och behörigheter för att kunna bygga ett ledningssystem som faktiskt fungerar över tid, säger Ann‑Sofie Gustafsson.

Datakvalitet och framtida AI‑stöd

En viktig del i utvecklingen är datakvalitet och struktur, särskilt med tanke på framtida användning av AI och automatisering. Tydlig struktur och rätt taggning är en förutsättning för att kunna använda ny teknik på ett säkert och värdeskapande sätt.

Utbildning och stöd vid införande

I samband med detta erbjuder SamCert både utbildningar och konsultstöd för implementation av SharePoint‑baserade ledningssystem. Det omfattar utbildningar för KMA‑samordnare samt stödmaterial och instruktionsfilmer för chefer och medarbetare.

Den första demon markerar starten på ett fortsatt utvecklingsarbete där fler funktioner och integrationer successivt kommer att visas och införas hos kunder.