Möten, samarbete och glädje i fokus på framtidens kontor

Det senaste året har fler än vanligt jobbat hemifrån. Men hur har det funkat och hur blir det framöver? I vintras bestämde vi på Wihlborgs oss för att göra en AI-studie tillsammans med Navet om hur pandemin påverkat alla hemarbetare.

–Efter att vi publicerat den har vi blivit kontaktade av både nya och befintliga kunder, detta är verkligen frågor som är högt uppe på många ledningsbord just nu, säger Anna Nambord, chef för hållbara affärer på Wihlborgs.

Studien visar att för många har hemarbetet fungerat förvånansvärt väl och därför vill många fortsätta jobba hemifrån, om än inte varje dag.

–Majoriteten vill ha möjligheten att jobba både på kontoret och från andra platser ibland, säger hon.

Men, menar hon, det är klokt att som arbetsgivare fundera ett extra varv innan man säger upp kontorsytan.

–En del ledningar ser att produktiviteten hållits uppe under pandemin, så varför då inte stänga kontoret? Men hur är det med effektiviteten, kreativiteten och hur mår egentligen hemarbetarna?

Det måste man också ta reda på och ta ansvar för, nu när vi går in i en ny fas, menar Anna Nambord.

–Det senaste året har antalet möten, chattar, mejl och delade dokument ökat kraftigt. När fysiska möten ersätts av skriftlig kommunikation blir feedbacken ibland lidande. Vi ser i studierna och hör från kunder att nu börjar andra effekter synas. Man saknar också det sociala kittet – det som bygger en stark företagskultur, säger hon.

Ergonomin en utmaning hemma

En annan fråga kopplat till måendet, är den om ergonomi. Studien baseras delvis på hur många Google-sökningar och sociala medier-inlägg som gjorts under tiden mars-oktober förra året. Den visar att många lagt upp bilder på sina fina hemmakontor samtidigt som de googlat på hur de kan skapa en mer ergonomisk arbetsplats.

–Man måste komma ihåg att inte alla bor stort, alla kan inte avsätta ett extra rum som kontor och alla har inte kontorsmöbler. ”Jobba hemma agendan” drivs till stor del av dem som har större boenden och bättre möjligheter till goda arbetsförhållanden hemma, säger hon.

Så, hur ser framtidens kontor ut när alla slutsatser har dragits?

–Det beror på vilken verksamhet man bedriver så klart. Vad vill du åstadkomma med ditt team och hur gör du det på bästa sätt? Vi har redan en del kunder som börjat analysera sina lärdomar och testar att justera sitt kontor efter nya behov. För dem blir kontorets syfte nu mer en plats där man möts, samarbetar och har roligt. En del satsar på att skapa en wow-faktor genom en välkomnande receptionsdel med god service och extra gott kaffe eller fika. När det handlar om mer hårda värden kommer tekniken högst.

– Bra ljudanläggningar, uppkopplingar, digitala verktyg för möten där några är med på distans och andra är i rummet blir allt viktigare. Idag kan det vara en utmaning, säger hon.

Kvartetten i Hyllie - ett helt nytt kontorshus

I februari började Wihlborgs bygga kontorshuset Kvartetten i Hyllie, eller ”den människocertifierade arbetsplatsen” som de kallar det. Här ställs extra höga krav på akustik, ljusinsläpp, temperatur och luftkvalitet. Fysiska och sociala behov såsom kost, motion och sinne har också varit viktiga i planen för bygget.

–­Kontoret har dessutom flexibilitet som ledord, här ska företag kunna växa och vid behov kunna dra ner på ytorna, på både lång och kort sikt, säger Anna Nambord.

Genom att bygga ett kontorshus med fokus på välmående hoppas Wihlborgs kunna skapa en arbetsplats där medarbetarna trivs och mår bra. Wihlborgs utlovar också en riktig wow-faktor: Hyllies största takterrass full med gröna växter och med utsikt över Öresund.

De företag som inte har budget eller som byggde om kontoret precis före pandemin, för dem har Anna Nambord också goda råd.

–Tänk återbruk! Allt till kontoret måste inte vara nytt. Om ditt kontor behöver färre skrivbord, sälj dem eller låt personalen ta med dem hem.

Vad har du för tips till anställda och ledningsgrupper?

– Lägg tid det här året på att återknyta relationerna – både internt mellan avdelningar och externt med kunder. Uttryck vilka förväntningar och vilket erbjudande man har till sin personal. Och våga testa både ny teknik och nya arbetsmiljöer. Många har legat lågt och avvaktat att söka nytt jobb under pandemin, hur ska man attrahera och engagera personalen? Ett sätt är att fråga dem om deras behov och synka det med företagets förväntningar framåt.