Vad ska en modern TA-lösning egentligen göra?

Snabb, stabil, flexibel, skalbar och full av funktioner. Kravlistan på moderna IT-system kan göras lång. Men när det gäller transportadministration är det inte självklart att den bästa lösningen är den som kan mest. En minst lika viktig fråga är hur lite friktion den skapar i det dagliga arbetet.

I en verksamhet med många dagliga leveranser är transportadministrationen en del av ett större flöde. Information ska hämtas från affärssystem och WMS, transporter ska bokas, etiketter skrivas ut och uppgifter skickas vidare till transportörer. Allt behöver ske snabbt och med så få manuella moment som möjligt.

Det gör att värdet av en TA-lösning inte bara kan bedömas utifrån vilka funktioner som finns på en lista. Det avgörande är hur väl lösningen fungerar tillsammans med resten av verksamheten.

– Det är lätt att fastna i funktionslistor när man jämför system. Men för användaren är det sällan antalet funktioner som avgör om en lösning är bra. Det viktiga är att rätt saker händer, i rätt ordning och utan att människor behöver lägga tid på sådant som borde ske automatiskt, säger Stefan Jörkander, vd för Connect Companies.

Här lyfter han fram fem krav som företag bör ställa på en TA-lösning.

1. Systemet ska stödja verksamheten, inte styra den
Ett grundläggande krav på en modern TA-lösning är att den ska kunna anpassas efter verksamhetens processer. Företag förändras. Nya transportörer tillkommer, kundernas krav utvecklas och volymerna kan både öka och förändras över tid.

Om varje sådan förändring kräver att verksamheten bygger om sina arbetssätt efter systemets begränsningar uppstår snabbt problem.

Flexibilitet handlar därför inte om att ett system ska kunna göra allt. Det handlar snarare om att kunna förändra det som faktiskt behöver förändras utan att konsekvenserna blir orimligt stora.

Det är också här skalbarheten blir viktig. En lösning som fungerar vid dagens volymer behöver kunna fortsätta göra det när antalet order, sändningar eller integrationer ökar.

2. Informationen måste röra sig genom hela flödet
Transportadministration fungerar inte isolerat. Den är beroende av information från flera omkringliggande system och är samtidigt en viktig länk mellan lager, affärssystem och transportörer.

Därför är integration en central del av en modern TA-lösning.

Orderuppgifter, adresser, leveransvillkor och annan information ska helst inte behöva registreras eller kontrolleras manuellt i flera olika system. Informationen ska kunna följa med genom flödet och finnas tillgänglig där den behövs.

– En bra integration märks egentligen väldigt lite. Informationen finns där när den behövs och användaren ska inte behöva fundera på hur den har flyttats mellan systemen. Det är när informationsflödet bryts som problemen blir synliga, fortsätter Stefan Jörkander.

Manuell hantering innebär inte bara mer arbete. Varje extra moment innebär också en möjlighet att något blir fel. När information i stället kan föras över och kvalitetssäkras automatiskt minskar både arbetsinsatsen och risken för fel i utleveransen.

3. Stabilitet är ett grundkrav
I många delar av IT-världen ligger fokus på nya funktioner och ny teknik. Inom transportadministration är ett betydligt mer grundläggande krav ofta viktigare: lösningen måste fungera.

När en etikett inte går att skriva ut eller en transportbokning fastnar påverkas ett fysiskt flöde. Gods kan bli stående, personal får vänta och i värsta fall påverkas även lastning och transport.

Det ställer höga krav på både driftsäkerhet och snabbhet, särskilt i verksamheter med stora volymer. Några sekunders väntan i ett enskilt moment kan verka betydelselöst, men om samma moment upprepas hundratals eller tusentals gånger får det en helt annan betydelse.

Det innebär också att valet mellan molndrift och lokal installation bör utgå från verksamhetens förutsättningar. Molntjänster passar många företag bra, medan verksamheter med särskilt höga krav på tillgänglighet kan ha skäl att låta verksamhetskritiska funktioner köras lokalt och därmed minska beroendet av internetuppkoppling i det dagliga flödet.

4. Automatisera det som inte behöver göras manuellt
En annan viktig uppgift för en modern TA-lösning är att ta bort repetitiva arbetsmoment.

Om personal regelbundet behöver flytta information mellan system, kontrollera samma uppgifter flera gånger eller fatta standardiserade beslut manuellt finns det ofta potential att automatisera mer.

Det betyder inte att varje arbetsmoment ska automatiseras. Men sådant som kan styras av tydliga regler bör i många fall kunna ske utan handpåläggning.

Effekten handlar både om tid och kvalitet. Färre manuella steg frigör tid samtidigt som risken för fel minskar. Det blir särskilt betydelsefullt när volymerna växer eftersom verksamheten då kan hantera fler sändningar utan att den administrativa arbetsinsatsen behöver öka i samma takt.

5. Förändringar ska inte bli stora IT-projekt
En TA-lösning behöver också fungera när förutsättningarna ändras. Ett företag kanske vill lägga till en ny transportör, förändra reglerna för hur olika leveranser ska bokas eller koppla transportadministrationen till ytterligare ett system.

Här spelar arkitekturen bakom lösningen stor roll. Om olika system är hårt sammankopplade kan en förändring på ett ställe få konsekvenser på flera andra. Med en integrationsplattform mellan systemen kan förändringar i stället hanteras mer strukturerat och med mindre påverkan på helheten.

– Ett modernt systemlandskap måste utgå från att verksamheten kommer att förändras. Man vet kanske inte exakt vilka krav som finns om tre år, men man vet att de inte kommer att vara identiska med dagens. Därför är förmågan att förändra minst lika viktig som funktionaliteten man har från början, säger Stefan Jörkander.

Den bästa lösningen får gärna vara ganska osynlig
Connect Companies har utgått från flera av dessa principer i utvecklingen av Blue TA. Lösningen bygger på integrationsplattformen Blue Integrator och kan koppla samman transportadministrationen med bland annat affärssystem, WMS och transportörer. Målet är att skapa automatiserade informationsflöden med mindre behov av manuell hantering.

Blue TA kan användas som molntjänst eller installeras lokalt och är utvecklat med fokus på snabbhet, stabilitet och en förutsägbar kostnadsbild.

Men principerna bakom en väl fungerande TA-lösning är egentligen oberoende av produkt. Den ska lösa de uppgifter verksamheten behöver, fungera stabilt även när belastningen är hög och kunna utvecklas när förutsättningarna förändras.

– En riktigt bra TA-lösning ska man egentligen inte behöva tänka så mycket på. Transporterna bokas, informationen hamnar rätt och flödet fungerar. Det är först när systemet börjar kräva uppmärksamhet som man inser hur viktigt det är, avslutar Stefan Jörkander.