Därför behöver din organisation en PR-ansvarig

Nästan alla organisationer och företag kommer i kontakt med PR på ett eller annat sätt idag. Men hur kan du dra nytta av de möjligheter som PR ger? Svaret? Du behöver en PR-ansvarig. I det här blogginlägget kommer vi att gå igenom vad en PR-ansvarig gör, men också varför och när ni behöver anställa en till ditt företag.

Enkelt uttryckt behöver företag en PR-ansvarig för att hantera sin offentliga image och effektivt förvalta relationerna med olika intressenter, som kunder och partners. En PR-ansvarig planerar också och genomför kommunikationsplaner som förbättrar varumärkets synlighet, hanterar kriser som uppstår och arbetar både proaktivt och reaktivt för att minska skador som kriser kan ha på företagets rykte.

En PR-ansvarig fungerar också som brygga mellan företaget, media och allmänheten och säkerställer en konsekvent och positiv bild av företaget, företagets värderingar och prestationer. PR är ett viktigt verktyg för att säkerställa att allmänhetens uppfattning om företaget är positivt. En PR-ansvarig måste ha ett brett kunnande och många olika kompetenser för att lyckas i sin roll.

I mindre företag är rollen PR-ansvarig inte särskilt vanlig, inte minst eftersom PR (tillsammans med marknadsföring till viss del) ibland ses som en lyxfunktion. Det finns ofta andra kompetenser som ses som viktigare, som till exempel försäljning och HR. PR ska dock inte underskattas. I dagens snabbt föränderliga digitala landskap är behovet av skickliga PR-ansvariga viktigare än någonsin.

Rollen som PR-ansvarig

Rollen som PR-ansvarig är mångfacetterad och varierar utifrån organisationens behov och bransch, men även storlek, mål och vilka konkurrenter man har. Här kommer några ansvarsområden som är vanliga för en PR-ansvarig:

1. Utveckla en PR-strategi: En PR-ansvarig jobbar ofta med att utveckla effektiva PR-strategier som ligger i linje med företagets mål, men även målgruppen. Strategin inkluderar att definiera PR-mål, identifiera nyckelbudskap och planera hur man ska  genomföra kommunikationen.
2. Bygga och förvalta medierelationer: Den som är PR-ansvarig måste bygga starka och långvariga relationer med journalister, influerare och andra viktiga branschaktörer för att se till att nyheter, pressmeddelanden och annat innehåll får spridning. Detta inkluderar att pitcha pressmeddelanden och koordinera intervjuer för att säkerställa mediebevakning.
3. Krishantering: Som vi har konstaterat i ett tidigare blogginlägg är krisen “det nya normala”. En PR-ansvarig är avgörande för att hantera en krissituation som uppstår genom att formulera strategier, skapa offentliga uttalanden och övervaka medielandskapet för att värna om företagets rykte.
4. Skapa innehåll: De skapar ofta pressmeddelanden, manus till tal, nyhetsbrev, företagsrapporter och inlägg på sociala medier. Det betyder att de måste vara duktiga skribenter och minst lika bra på storytelling. De ser till att allt innehåll stämmer överens med företagets budskap.
5. Varumärke: PR-ansvariga jobbar för att positionera företaget positivt i allmänhetens ögon, i olika kontexter. Detta kan involvera CSR-initiativ och hantering av potentiella ryktesrisker.
6. Eventplanering: På vissa organisationer och företag arbetar den PR-ansvarige med att koordinera evenemang som presskonferenser eller produktlanseringar, där de säkerställer att evenemangen överensstämmer med företagets image och leder till att man når sina PR-mål.
7. Internkommunikation: PR-ansvariga hanterar också interna kommunikationsstrategier för att säkerställa att anställda är informerade när det kommer till företagets värderingar, mål och aktuella händelser. Detta kan inkludera uppdatering av intranätet eller att skicka interna nyhetsbrev till anställda.
8. Utvärdering och analys: En PR-ansvarig utvärderar hur effektiv en PR-kampanj har varit och mäter resultatet mot olika nyckeltal. De kan använda olika verktyg för mediebevakning och social listening-plattformar för att se hur deras nyheter täcks av media och  analysera allmänhetens åsikter.
9. Engagemang från nyckelpersonerPR-ansvariga har kontakt med olika intressenter, inklusive kunder, anställda och investerare, för att säkerställa att deras uppfattning om företaget är positivt. 
10. Budgethantering: Sluligen är den PR-ansvarige också ansvarig för att hantera PR-budgeten, vilket säkerställer en effektiv allokering av resurser över olika PR- och marknadsaktiviteter.

Man kan lite klumpigt uttryckt säga att en PR-ansvarig fungerar som “beskyddaren av företagets rykte”. De arbetar på sätt och vis bakom kulisserna för att se till att det finns en positiv uppfattning om varumärket, men de jobbar också proaktivt med att försöka förhindra att varumärkets rykte skadas.

Vilka egenskaper bör en PR-ansvarig besitta?

Vi har etablerat att en PR-ansvarig behöver behärska många olika kompetenser för att lyckas i sin roll, många av dem kommer genom erfarenhet av att arbeta med PR. De behöver till exempel besitta förmågan att artikulera idéer på ett tydligt sätt, både verbalt och i skrift. De måste till exempel kunna skriva engagerande pressreleaser, kunna hålla övertygande presentationer och kommunicera på effektivt sätt med diverse nyckelpersoner, både inom och utom organisationen.

En PR-ansvarig behöver också vara duktig på att bygga relationer, vilket bland annat innebär att bygga och bibehålla relationer med journalister, influerare, kunder och kollegor.

De behöver också ha ett visst tekniskt intresse och en förståelse för olika typer av medieplattformar och hur de fungerar. I vår digitala tidsålder krävs också erfarenhet och kompetens inom sociala medier, innehållsmarknadsföring, grundläggande förståelse för SEO och en viss vana av analysverktyg. Som tur är finns idag möjligheten att automatisera till exempel sociala medie-inlägg för plattformar som Linkedin.

En annan viktig egenskap är att vara en skicklig förhandlare, både när det kommer till att se till att medier plockar upp era nyheter, men också i tider av kris. Personer med säljbakgrund kan därför ha ett visst försprång eftersom de ofta är duktiga på att övertala.

Slutligen behöver en PR-ansvarig förmågan att se över, utvärdera och analysera PR-kampanjer – något som både kräver struktur och projektledaregenskaper. De bör kunna tolka medieanalys, spåra kampanjresultat och justera strategier baserat på data. Dessa kompetenser, i kombination med en stor förståelse för övergripande PR-principer och praxis är a och o för en PR-ansvarig.

När behöver du anställa en PR-ansvarig?

Så, när behöver du egentligen anställa en PR-ansvarig? Om ditt företag expanderar i snabb takt kan en PR-ansvarig bli avgörande för att hantera tillväxten. Om ditt företag syns mycket i media eller är välkänt inom din bransch kan det också vara dags att anställa en PR-ansvarig. Hen kan se till att ditt företags image förblir positiv och konsekvent.

Ökade marknadsförings- och försäljningsaktiviteter kan också kräva att man anställer en PR-ansvarig. Dessa initiativ genererar ofta nyhetsvärde, och en PR-ansvarig kan se till att dessa kommuniceras effektivt och till rätt målgrupp. Slutligen: anta att du helt enkelt spenderar för mycket tid på att hantera kommunikationen inom din organisation, när du egentligen borde fokusera på andra aspekter, som lönsamhet, försäljning eller organisationfrågor. Då kan det vara ett tydligt tecken på att du behöver anställa någon inom PR som kan ta över dessa ansvarsområden från dig, så att du kan fokusera på det gör bäst!

Hur kan du veta om den PR-ansvarige lyckas?

Att utvärdera en PR-ansvarig kan vara utmanande, eftersom det ofta handlar om att analysera både materiella och immateriella faktorer. Sammantaget bör en bra PR-ansvarig besitta egenskaper som inkluderar både strategiskt tänkande, taktiska färdigheter, kreativitet, stark kommunikationsförmåga och ett gott omdöme (vilket såklart är svårare att mäta). Hen bör visa hur arbetet bidrar till organisationens mål och att hen hanterar sina resurser effektivt.

Mest relevant är att utvärdera er  mediebevakning och hur relationer med media och journalister utvecklas. Med det sagt ska en PR-ansvarig också kunna visa på mätbara resultat. Det kan vara exempelvis ökad varumärkeskännedom, trafik till webbplatsen, eller försäljning.

Sammanfattningsvis

PR-ansvariga är verkligen viktiga för organisationer eftersom de de är ansvariga för den offentliga imagen, ser till att förvalta relationer med alla intressenter och hantera kriser, bland annat. De ansvarar för strategi och genomförande av kommunikationsplaner, utvecklar medierelationer, skapar innehåll, ansvarar för varumärket, säkerställer att den interna kommunikationen efterlevs, utvärderar kampanjer och hanterar PR-budgetar.

Rollen som PR-ansvarig varierar beroende på organisationens behov och bransch, men deras primära ansvar är vanligtvis i linje med dessa uppgifter. En framgångsrik PR-ansvarig måste besitta många färdigheter, inklusive vara duktig på att visualisera idéer, strategisk planering, ha interpersonell kompetens, förståelse för teknik och olika medieplattformar, förhandlingsförmåga och inte minst projektledningsförmåga.

Att besluta när det är  rätt tid för att anställa en PR-ansvarig beror på många  faktorer, som till exempel i vilken takt du vill att bolaget ska växa och hur mycket det syns i media. För att mäta omen PR-ansvarig lyckats kan du ta fram KPI:er baserat på bland annat varumärkeskännedom, webbplatstrafik, allmänhetens uppfattning, försäljning och hur mycket din organisation omnämns i media.