Visselblåsarsystem som signalerar sund kultur och en trygg organisation

Sedan 2021 är det lagkrav för verksamheter med 50 eller fler anställda att ha en intern rapporteringskanal för visselblåsning. Syftet är att upptäcka missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att det kommer fram, så som korruption, penningtvätt eller miljörisker – men i praktiken lyfts ofta även andra viktiga frågor, till exempel arbetsmiljöproblem.

Visselblåsarsystemet ska inte ses som ett hot utan som ett verktyg för att bygga en stark och transparent organisation. Det skapar förtroende, både internt och externt. De fungerar som en tidig riskindikator, ett sätt att upptäcka problem innan de eskalerar.

Men även icke-lagreglerade ärenden kan ha stort värde.

– Informationen hjälper arbetsgivare att förstå sin egen organisation bättre, fånga upp tidiga signaler och förebygga allvarliga incidenter, säger hon.

Inte utan risk för missbruk – men vinsten väger tyngre

Andrea Ekström är medveten om att visselblåsarsystem ibland kan användas på fel sätt.

– Det förekommer att folk skickar in rena klagomål som inte hör hemma i systemet. Ibland är det anonyma anklagelser utan grund. Men det är ovanligt. De allra flesta använder funktionen på ett seriöst sätt, och nyttan väger vida över riskerna.

Trygghet, anonymitet och oberoende – tre grundpelare

För att ett visselblåsarsystem ska fungera krävs mer än bara en teknisk lösning. Det måste finnas tydliga rutiner, högt förtroende – och möjlighet till anonymitet.

– Den som rapporterar måste känna sig trygg genom hela processen. Det innebär att ärendet hanteras konfidentiellt, att kommunikationen är krypterad och att ingen kan spåra visselblåsarens identitet, säger Andrea Ekström.

Det är också avgörande att handläggningen sker oberoende av arbetsgivaren. Andrea Ekström rekommenderar att organisationer anlitar externa aktörer – eller minst inrättar en fristående visselblåsarkommitté med mandat att agera självständigt.

– Det handlar om att skapa förtroende. Om visselblåsaren upplever att det finns risk för jäv eller repressalier, kommer de inte att rapportera. En extern part kan dessutom erbjuda stöd och rådgivning under processen, vilket många visselblåsare behöver.

Säkerhet i ett visselblåsarsystem är inte förhandlingsbart

Eftersom visselblåsarsystem ofta hanterar känslig information, är datasäkerheten central. Här ser Andrea Ekström att många organisationer underskattar komplexiteten.

– All kommunikation måste vara krypterad. Inloggning bör ske med flerfaktorsautentisering, och bifogade dokument ska automatiskt rensas från metadata. Det handlar inte bara om att skydda visselblåsaren – det handlar också om att skydda organisationen från dataintrång och läckor.

Hon varnar också för att välja för enkla lösningar, exempelvis interna formulär som arbetsgivaren själv administrerar.

– Det kan verka smidigt och billigt på ytan, men vi ser gång på gång hur dessa lösningar brister. Ofta måste man i efterhand anlita externt stöd för att reda ut komplexa ärenden – och då blir det snabbt både dyrt och krångligt.

Slutsats: Ett tecken på mognad

Ett välfungerande visselblåsarsystem är i grunden ett tecken på organisatorisk mognad, menar Andrea Ekström.

– Det visar att ledningen vill ta ansvar, att medarbetarnas röst värderas och att man har modet att granska sig själv. Det är ett kvitto på att den etiska kompassen pekar rätt – och det är kanske viktigare än någonsin i dagens arbetsliv.

Fakta om lagen

Arbetsmiljöverket är tillsynsmyndighet för visselblåsarlagen, vars formella namn är ”Lag om skydd för personer som rapporterar om missförhållanden”. Lagen omfattar rapportering i ett arbetsrelaterat sammanhang av information om missförhållanden som det finns ett allmänintresse av att de kommer fram.

Arbetsgivare med 50 eller fler anställda är skyldiga att ha interna rapporteringskanaler och kravet kan inte avtalas bort. Lagen omfattar även till exempel arbetssökande, praktikanter, konsulter eller aktieägare. Säkerhetsklassade uppgifter undantas från rapporteringen. Arbetsgivaren får inte hindra rapportering eller vidta repressalier.

Krav på ett bra visselblåsarsystem

1. Total anonymitet genom hela processen.
2. Externa handläggning garanterar oberoende.
3. Visselblåsarkommitté med självständigt mandat.
4. IT-säkerhet genom ett krypterat system.
5. Kommunikation om att visselblåsarsystemet finns.
6. Tydliga policys och rutiner för ärendehantering.
7. Utred hellre en gång för mycket än att tveka.