Ett modernt HRM-system – en lönsam investering?

Överväger du och dina kollegor att uppgradera till ett modernt HRM-system men tvekar kring om det kommer att vara värt investeringen? Vilka konkreta besparingar i tid och pengar skulle det kunna innebära för just ert företag? Och skulle det även kunna öka er lönsamhet?

Har ditt företag funderingar kring att investera i ert första HRM-system, eller kanske byta från ett äldre systemstöd till ett modernt och webbaserat? Då har ni förmodligen redan en uppfattning om vilka fördelar ni kommer att kunna dra nytta av – såsom en modern design, innovativa funktioner, ökad IT-säkerhet och användarvänliga webbtjänster och appar som medarbetarna kommer åt var de än befinner sig. Kanske ser ni också framför er en mer effektiv och produktiv arbetsdag som inte äts upp av tung och tråkig administration? Men visste ni att den optimala HRM-lösningen också kan leda till konkreta, mätbara kostnadsbesparingar inom en mängd olika områden? Här kommer sex goda argument för att ett modernt HRM-system är en riktigt lönsam investering.

Sex anledningar varför ett komplett och modernt HRM-system sänker kostnaderna och ökar lönsamheten

1. Enklare att fatta datadrivna beslut
   Gå på magkänsla eller fakta? Hur jobbar ditt företag med att ta tempen på företaget och personalen, identifiera oönskade trender och vidta rätt åtgärder i rätt tid? Med smarta verktyg för att presentera och analysera data, såsom en HR-dashboard direkt i ert personalsystem, har HR och personalansvariga de perfekta förutsättningarna för att mäta och bevaka sjukfrånvaro, personalomsättning och andra kritiska nyckeltal och göra informationen åtkomlig för rätt personer i rätt tid.
   Vinsterna är flera och samverkar med varandra i en slags positiv dominoeffekt: mindre tid går åt till att skapa rapporter och sammanställa data från en mängd olika källor. Detta innebär i sin tur att ni kan lägga större fokus på nästa viktiga steg, att omvandla data till värdefulla insikter och sätta in träffsäkra åtgärder. Vare sig det gäller att få bukt med en problematisk och kostsam sjukfrånvaro, att minska personalomsättningen på en viss avdelning eller att ta kommandot över något av er andra kritiska nyckeltal – en dashboard ger de perfekta förutsättningarna att fatta välgrundade beslut för företagets resultat och lönsamhet.

2. Hjälper att prioritera rätt sorts uppdrag – och säkra lönsamheten
   Vart tar timmarna egentligen vägen? Prioriterar vi rätt saker? Genom att försäkra er om att ni har ett komplett och användarvänligt systemstöd för registrering och uppföljning av tid – interntid såväl som debiterbar tid – finns stora vinster att göra:
   – Ni kan enkelt följa upp arbetad tid kontra planerad tid och försäkra er om att era budget- och tidskalkyler håller.
   – Ni kan kontrollera att tiden läggs på rätt saker. Står nedlagd tid och lönsamhet i proportion till varandra? Prioriterar ni rätt kunder och uppdrag?
   – Ni får lättare syn på onödiga tidstjuvar och får värdefulla insikter om hur verksamheten kan effektiviseras.
   – Ni underlättar fördelningen av resurser och kan fånga upp indikationer på att någon medarbetare eller personalgrupp är överbelastad – ett enkelt sätt att förebygga stress och ohälsa.
   Kort sagt: en fungerande tid- och projektuppföljning är en solklar win-win för både medarbetare och lönsamhet.

3. All medarbetardata på samma ställe
   Ett program för lönerna, ett annat för tidrapporterna, ett tredje för era HR-processer – och så otaliga Excel-filer och pärmar i bokhyllan… I hur många gränssnitt lagrar ni medarbetardata idag? Hur mycket onödig tid går åt till att mata in, uppdatera och söka fram data på dessa olika ställen? Vad kostar detta för företaget i timlöner räknat?

   Med ett komplett HRM-system som samlar all information i en enda central databas istället för flera olika behöver du bara mata in och uppdatera uppgifter om medarbetarna på ett enda ställe. Ni har dessutom ett välstrukturerat och enkelt sökbart digitalt arkiv och ett pålitligt underlag för rapporter, analys och statistik. Genom att strukturera och synka medarbetardata tvärsöver de olika HR-processerna på ett sömlöst sätt kan företaget kapa många värdefulla arbetstimmar varje år. På köpet får ni också en bättre IT-säkerhet, mindre risk för dataredundans och lägre risk för manuella misstag.

4. Rätt person på rätt plats – till rätt kostnad
   Hur ser ditt företag till att ni har rätt personer på rätt plats vid rätt tillfälle? Med rätt digitala verktyg för schemaläggning och bemanningsplanering finns en stor potential till både tidsvinster och ökad lönsamhet. Dels hjälper det er att se till att era schemalagda timmar är i linje med era budgeterade timmar, dels hjälper det er att optimera personalbehovet och undvika både över- och underbemanning. Och sist men inte minst: genom att byta ut Excel-arken mot smarta digitala gränssnitt automatiserar ni också bort allt manuellt krångel för era schemaläggare – med ytterligare besparingar i arbetstimmar som resultat.

5. Hjälper er att behålla och vårda era medarbetare
   Visste du att välmående och engagerade medarbetare är något som tydligt avspeglar sig i företagets ekonomiska resultat? Genom ett smart val av HRM-system kan företaget både spara tid och höja kvaliteten i flera delar av detta viktiga arbete. Det handlar om allt från en välplanerad onboarding som lägger grunden för fortsatt goda medarbetarupplevelser till effektivt genomförda medarbetarsamtal och enkäter som ett verktyg för att säkra att medarbetarna trivs och utvecklas mot uppsatta mål. Ser ni också till att ha rätt verktyg för hantering av kompetenser/kompetensutveckling på plats finns dessutom ett bra utgångsläge för att bygga en kultur som både lyckas attrahera nya och behålla befintliga talanger – och därmed sänka era rekryteringskostnader.

6. Automatiserade flöden frigör tid för HR och chefer
   Hur mycket tid ägnar era chefer och HR-medarbetare på ren administration och pappersarbete kring de olika delarna av medarbetarresan? Tänk vilka möjligheter som skulle skapas om ni kunde minska denna tid med låt oss säga 50 procent, eller ”bara” 20 procent? Kanske skulle ni kunna låta medarbetarna fokusera på mer värdeskapande uppgifter istället för att sitta och mata in uppgifter manuellt? Med ett smart val av HRM-system som automatiserar bort stora delar av HR-administrationen är det fullt möjligt.

   Ett bra exempel på en process väl värd att digitalisera är den årliga lönerevisionen – ett administrationstungt moment som ofta involverar flera roller på företaget. Många gånger finns data utspridd i olika system eller i analogt format, och manuella inmatningar och dubbelarbete mellan chefer och löneavdelning är mer regel än undantag. Med rätt verktyg på plats finns dock stora möjligheter till ett effektivare sätt att jobba och därmed minskade kostnader. Faktum är att det finns rapporter om verksamheter som genom att digitalisera lönerevisionen har kunnat korta ner processen från flera arbetsdagar till ett par timmar.

   … och löneadministratörer och medarbetare
   Den optimala HRM-lösningen ger positiva effekter inte bara för chefer och HR utan för alla delar av organisationen. Med användarvänliga appar och gränssnitt kan slutanvändarna med några knapptryck hantera sina tider och utlägg, hålla koll på sitt schema, ansöka om ledighet och kontrollera sina saldon utan att behöva belasta chefer och HR. Även löneadministratörerna får en enklare vardag, där allt underlag för lönekörningen kommer in komplett och korrekt från början – utan besvärliga kontroller och justeringar i efterhand.

   Vinsterna är flera: högre effektivitet, mindre stress, sänkta personalkostnader, en större medarbetarnöjdhet och ett mer attraktivt arbetsgivarvarumärke.

Vilka processer skulle ditt företag tjäna på att digitalisera?

Vi har här lyft några exempel på vanliga löpande rutiner i HR-arbetet där det finns stor potential till besparingar i tid och pengar. Ingen verksamhet är ju dock den andra lik, så du kan säkert komma på fler exempel från er vardag – olika situationer där bristen på ett bra systemstöd orsakar onödig frustration, äter upp tid och resurser och försvårar överblick och analys.

Några tips för dig som vill räkna på potentiella besparingar för ditt företag:
1. Börja med att ringa in några specifika problemområden att räkna närmare på. Vilka är era största hinder för att jobba effektivt idag?
2. Ta reda på eller uppskatta hur många timmar per vecka som spenderas på respektive process.
3. Multiplicera detta med det antal medarbetare som utför uppgiften som i sin tur multipliceras med timlönen.

På detta sätt kan ni få konkreta siffror på hur det står till och en indikation på vilka områden just ert företag skulle tjäna på att automatisera och effektivisera.
Och du, glöm inte heller att ta med de där lite mer abstrakta – men minst lika viktiga – vinsterna i beräkningen: mer nöjda och mindre stressade medarbetare, expertis som kan frigöras till mer meningsfulla uppgifter och intelligenta analysverktyg som stödjer arbetet med företagets viktiga strategiska frågor.

Redo för en smartare lösning? Vi hjälper dig gärna med ett lönsamt HRM-system!

Oavsett var du och dina kollegor befinner er på resan mot den optimala HRM-lösningen – vi hjälper er gärna med tips, kunskap och inspiration på vägen! Kika in på något av våra kostnadsfria webbinarier eller kontakta oss och boka in ett personligt möte med en av våra erfarna experter.