Hybridarbete – så får ni det att funka!

Det har kallats ”det nya normala” – ett nytt sätt att arbeta, eller kanske mer korrekt – ett nytt sätt att tänka kring var man arbetar. Vi pratar förstås om hybridarbete – kombinationen av att jobba på plats på kontoret och att jobba på distans. Fördelarna är många: mer flexibilitet, större frihet och enklare att få till vardagspusslet. Men hybridjobbandet kan också vara en riktig utmaning – vi har tipsen på vad du bör tänka på!

Efter pandemin har hybridarbete blivit allt vanligare på de arbetsplatser där arbetsuppgifterna tillåter det, och det finns faktiskt inget som pekar på att trenden skulle vara på väg att vända. Många arbetsplatser har dessutom infört nya riktlinjer för distansarbete, både för att behålla och attrahera medarbetare.

Så, vad behöver man då tänka på för att den hybrida arbetsmodellen ska flyta på väl, är det bara att köra? Nja, riktigt så enkelt är det oftast inte, men det finns strategier som underlättar – häng med!

Policy för hybridarbete på plats

För att undvika onödiga missförstånd kan det vara bra att ha tydliga riktlinjer som klargör hur hybridarbetet ska se ut på just er arbetsplats. Har till exempel alla medarbetare koll på när de kan jobba hemifrån, och när de förväntas vara på kontoret? Att skapa en hybridarbetspolicy gör det helt enkelt tydligare för alla medarbetare vad som gäller. Så, vad bör då policyn innehålla, mer specifikt?

Detta kan självklart variera beroende på arbetsplatsens behov, men rent generellt bör den innehålla information om distansarbetets omfattning. När och hur mycket ska medarbetarna få jobba hemifrån? Finns det specifika dagar eller tillfällen (exempelvis under möten) som de behöver vara på plats på kontoret?

En policy kan också klargöra hur distanskommunikationen ska ske mellan alla medarbetare, för att få allt att flyta på så friktionsfritt som möjligt. Den kan även specificera när medarbetarna förväntas vara tillgängliga vid distansarbete, så att man slipper onödiga missförstånd. Se också till att det är klart och tydligt vilken utrustning som tillhandahålls av arbetsplatsen vid distansarbete.

Arbetsmiljön lika viktig på distans

Vem är det då som ansvarar för att arbetssituationen faktiskt funkar för personalen vid distansarbete, och för att arbetsmiljön är hälsosam? Jo, såhär: enligt arbetsmiljölagen är det i grund och botten du som arbetsgivare som är ansvarig för arbetsmiljön, både vid jobb på kontoret och arbete hemifrån. Däremot säger arbetsmiljölagen också att arbetsgivare och anställd ska samarbeta för att säkerställa en god arbetsmiljö vid distansarbete, eftersom arbetsgivaren då inte har samma inblick i de anställdas arbetssituation.

Det betyder alltså att medarbetarna har en skyldighet att meddela arbetsgivaren om det är något som inte fungerar i hemarbetsmiljön. Med andra ord, det yttersta ansvaret för en god arbetsmiljö vid distansarbete faller på arbetsgivaren, men det krävs också en nära samverkan mellan arbetsgivare och anställd.

Tänk smart kring era möten!

Gör en plan för när, var och hur ni har era möten. Vad har ni för typ av möten? Finns det vissa mötestyper som fungerar bättre som fysiska möten? Det kan vara smart att fundera ett extra varv på vilka möten som passar bäst när alla är på plats på kontoret, och vilka som funkar bra som hybrida, det vill säga där några medarbetare är på plats och några sitter på distans. Exempelvis är inte hybrida möten helt optimala eftersom de skapar en viss obalans. Digitala möten lämpar sig oftast bäst för info- eller avstämningsmöten, och fysiska möten passar helt klart bäst när nya idéer ska brainstormas, problem ska lösas, eller beslut ska fattas.

Sammanställ en lista på alla era mötestyper och planera vilka av dem som ska vara helt digitala, vilka som ska vara hybrida och vilka som bör vara fysiska möten . På så sätt blir era möten mer effektiva, alla medarbetare kan lättare planera sin arbetstid, och möjligheten att erbjuda hybrida arbetssätt till era anställda ökar för er som arbetsgivare – en win-win!

Teknikens (bl)under

Ingen kan argumentera emot att digitaliseringen har medfört nya fantastiska möjligheter när det gäller distansarbete. Att tekniken finns på plats och allt också funkar som det ska är såklart en viktig del i det hybrida arbetet – men inte alltid given. Så, när ni kommit fram till vilka möten som kommer att vara hybrida är det dags för en teknikinventering, det vill säga, vilken teknik behövs för att era möten ska flyta på utan störande avbrott? Du har säkert deltagit i digitala möten där uppkopplingen fungerar dåligt, någon kollega inte kommer in i mötesrummet, eller bild eller ljud krånglar – frustrerande! Och inte speciellt tidseffektivt. Kolla över all utrustning och se till så att alla medarbetare har allt de behöver för att enkelt kunna delta i digitala möten.

Behåll team-känslan

När ni sitter utspridda och kanske bara ses några dagar i veckan kan det vara värt att fundera på hur sammanhållningen på arbetsplatsen kan påverkas i längden. Till exempel kan den som sitter hemma lättare missa saker som planeras i fikarummet, bestäms i korridoren eller föreslås under lunchen. Att få reda på saker i efterhand eller kanske helt missa information kan leda till en känsla av utanförskap – tänk därför noga igenom hur och när ni kommunicerar, vilka kanaler som ska användas och till vad. Ett smart sätt att få koll på att information kommer fram som den ska är att använda ett webbaserat personalsystem som automatiserar informationsflödet. Dessutom får du som chef möjlighet att anpassa kommunikationen efter de behov du och dina medarbetare har!

En annan orsak till sämre sammanhållning är om medarbetare upplever att de inte får rätt stöd, vilket kan leda till minskad produktivitet och att kreativiteten blir lidande i det långa loppet . Som chef har du därför en viktig uppgift att erbjuda olika arenor för dialog och feedback och vara tydlig med när och hur du finns tillgänglig. Så att alla medarbetare känner sig lika bekräftade oavsett om de jobbar på plats eller på distans.

Bonustips: Utnyttja de digitala verktygen

Med de digitala verktygen i Flex HRM samlar du all viktig information för både chef och medarbetare på ett och samma ställe. Ni har full koll på tider och scheman var ni än befinner er, och kan via uppgiftshanteringen enkelt delegera uppgifter och hålla era deadlines. Med digitala medarbetarsamtal kan du som chef dessutom göra regelbundna uppföljningar och få en överblick över både hur arbetet går och hur medarbetarna mår. Onboarding-processen blir både enklare och smidigare, och nyanställda får en tydlig introduktion även om ni jobbar på distans . Detta är bara några exempel på hur Flex HRM underlättar det hybrida arbetslivet. Vill du veta mer? Kolla in våra webinars eller kontakta oss!